Organizatorami spotkania jest Gmina Miasta Toruń oraz Zarząd Stowarzyszenia Europejskiego Szlaku Gotyku Ceglanego z siedzibą w Berlinie. Koordynacją zajmuje się Biuro Toruńskiego Centrum Miasta.
Honorowy patronat nad spotkaniem objęli: Elżbieta Bieńkowska – Minister Rozwoju Regionalnego, Rafał Szmytke – Prezes Polskiej Organizacji Turystycznej, Piotr Całbecki – Marszałek Województwa Kujawsko-Pomorskiego, Michał Korolko – Prezes Kujawsko-Pomorskiej Organizacji Turystycznej.
Wśród zaproszonych gości są członkowie Stowarzyszenia Europejskiego Szlaku Gotyku Ceglanego z Danii, Niemiec, Litwy, Estonii, Finlandii oraz przedstawiciele polskich miast zrzeszonych w stowarzyszeniu (Szczecina, Stargardu Szczecińskiego, Gdańska, Olsztyna i Płocka) oraz przedstawiciele Ligi Polskich Miast i Miejsc UNESCO i Związku Miast Nadwiślańskich. Nie zabraknie także przedstawicieli Polskiej Organizacji Turystycznej, Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego, Kujawsko-Pomorskiej Organizacji Turystycznej, Wojewódzkiego i Miejskiego Konserwatora Zabytków, a także przedstawicieli polskich miast, w których zlokalizowane są obiekty gotyku ceglanego, a które są niezrzeszone w Stowarzyszeniu. Będą również inne podmioty z branży turystycznej związane z kulturą i architekturą gotyku ceglanego.
W pierwszym dniu toruńskiego spotkania w Dworze Artusa odbędzie się konferencja tematyczna „Szlak Gotyku Ceglanego wzdłuż Wisły”, natomiast drugiego dnia w Ratuszu Staromiejskim – V Walne Spotkanie Członków Europejskiego Szlaku Gotyku Ceglanego. Pierwsza część spotkania – otwarta dla publiczności – będzie miała charakter warsztatowy umożliwiający bezpośredni kontakt i wymianę doświadczeń z zakresu rewitalizacji, konserwacji i zagospodarowania obiektów gotyku ceglanego przez partnerów Torunia zrzeszonych w Stowarzyszeniu Europejskiego Szlaku Gotyku Ceglanego.
Miasto Toruń od 2009 roku jest oficjalnym członkiem Stowarzyszenia Europejskiego Szlaku Gotyku Ceglanego.
