Osoby mające dostęp i przetwarzające w imieniu pracodawcy dane osobowe pracowników powinny być należycie do takich czynności umocowane. Poniżej przedstawiamy najważniejsze aspekty w zakresie tych upoważnień.
Administratorem danych osobowych pracowników jest pracodawca. Pracodawca jako administrator jest uprawniony do decydowania kogo upoważnia do przetwarzania danych osobowych w danym przedsiębiorstwie. Zgodnie z art. 37 ustawy o ochronie danych osobowych dostęp do danych oraz uprawnienie do ich przetwarzania powinny mieć tylko i wyłącznie osoby do tego upoważnione przez administratora. Upoważnienie powinno szczegółowo określać do jakich danych osoba upoważniona będzie miała dostęp.
Jest to o tyle istotne, że danych nieobjętych upoważnieniem osoba upoważniona nie ma prawa przetwarzać. Pracowników działu HR umocowanych do przetwarzania danych, należy uwzględnić w ewidencji osób upoważnionych. Zgodnie z art. 39 ustawy o ochronie danych osobowych w ewidencji tej wskazać należy imię i nazwisko upoważnionego, datę nadania upoważnienia oraz zakres, a także identyfikator, jeśli dane są przetwarzane w systemie teleinformatycznym.
Pracodawca upoważniający swoich pracowników w zakresie przetwarzania danych powinien sprawować nad nimi kontrolę w zakresie legalności ich działań. W związku z tym, że ustawa o ochronie danych osobowych wyraźnie wymaga, aby osoby mające styczność z gromadzeniem, utrwalaniem czy udostępnianiem danych osobowych miały ku temu odpowiednie umocowanie warto, aby umocowanie było udzielone na piśmie. Dokument taki w razie kontroli PIP lub GIODO stanowić będzie dowód udzielenia umocowania. Ewentualne naruszenia w tym zakresie wiązać się mogą z sankcjami prawnymi w postaci kary grzywny, ograniczenia lub nawet pozbawienia wolności.
O ekspercie
Krystian Stanasiuk, LL.M., radca prawny, partner w Kancelarii Taylor Wessing w Warszawie
Krystian Stanasiuk jest radcą prawnym, absolwentem Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu (mgr prawa) oraz Uniwersytetu Drezdeńskiego (LL.M.). Ukończył Szkołę Prawa Niemieckiego przy UAM w Poznaniu, był także stypendystą programu Sokrates-Erasmus na Uniwersytecie Poczdamskim.
Zakres jego praktyki obejmuje przede wszystkim prowadzenie kompleksowych projektów z dziedziny prawa pracy, w tym także opiniowanie i tworzenie projektów indywidualnych oraz zbiorowych dokumentów pracowniczych, przeprowadzanie zwolnień grupowych i indywidualnych. Prowadził liczne procesy przed sądami pracy oraz w postępowaniach administracyjnych.
Mec. Stanasiuk doradzał klientom kancelarii Taylor Wessing przy licznych transakcjach M&A (fuzji i przejęć), w szczególności w zakresie zagadnień prawa pracy dotyczących przejmowania, zwolnień grupowych pracowników jak i reorganizacji zatrudnienia. Ponadto Mecenas Stanasiuk posiada bogate doświadczenie w legalizacji pobytu i zatrudnienia zarówno zagranicznej kadry zarządzającej jak i wykwalifikowanych pracowników fizycznych przy dużych projektach budowlano-inwestycyjnych.
Jest autorem wielu publikacji i wystąpień w mediach ogólnopolskich i prasie branżowej oraz współautorem Leksykonu prawa polskiego (wydawnictwo C.H. Beck Warszawa 2013) oraz Zarysu Polskiego Prawa Umów (wydawnictwo Linde Wiedeń 2017) wydanych w języku niemieckim.
O Taylor Wessing:
Taylor Wessing jest międzynarodową kancelarią oferującą pełen zakres usług prawnych. Nasz zespół liczący ponad 1200 prawników pomaga klientom z najbardziej dynamicznych branż. W doradztwie świadczonym na rzecz klientów, kierujemy się innowacyjnym podejściem do ich spraw biznesowych, które pomaga im osiągnąć sukces . Wspieramy klientów wszędzie tam, gdzie chcą rozwijać swój biznes. Nasze 33* biura w Europie, na Bliskim Wschodzie i w Azji oraz nasze dwie filie w USA łączą ugruntowaną wiedzę o lokalnych uwarunkowaniach w zakresie handlu, przemysłu i kultury z międzynarodowym doświadczeniem w zakresie prawnej obsługi organizacji biznesowych, w celu zapewnienia proaktywnych, zintegrowanych rozwiązań dla naszych klientów. * w tym nasze stowarzyszone biura w Indonezji, Arabii Saudyjskiej i Korei Południowej
