Zapytania ofertowe często postrzega się przez pryzmat „zła koniecznego”. A jest wręcz przeciwnie – to narzędzie, który usprawnia proces wyboru najkorzystniejszej oferty i minimalizuje ryzyko pojawienia się problemów. Przede wszystkim umożliwia porównanie między sobą ofert różnych dostawców i ułatwia wybór wersji optymalnej. Gwarantuje, że oferty dostarczone przed oferentów uwzględnią wszystkie elementy cenowe – unikniemy nieprzyjemnych niespodzianek typu „ukryte” koszty. Opisanie wymagań w formie zapytania to także sposób na sprecyzowanie i ujednolicenia oczekiwań wobec usługi outsourcingowej w samej organizacji.
Większość firm ma jednak problemy z przygotowaniem zapytania ofertowego na usługi BPO. Klasycznym przykładem jest mail o treści: „Jesteśmy zainteresowani usługą naliczania płac, prosimy o ofertę”. Dostawca nie otrzymuje pełnych danych, potrzebnych by przygotować rzetelną ofertę.
„Brak danych na tym etapie oczywiście nie oznacza dla nas zignorowania zapytania klienta. W takim przypadku traktujemy je jako zaproszenie do dyskusji i udostępniamy mu narzędzia ułatwiające zdefiniowanie szczegółowych wymagań. W przypadku, gdy wymagania zostały wcześniej opracowane, przygotowanie oferty po naszej stronie jest bardzo szybkie. Zawsze staramy się rozmawiać z Klientem o jego wizji – w rezultacie powstaje oferta „szyta na miarę”” – mówi Michał Szymaczek, Członek Zarządu w External Services, spółce specjalizującej się w outsourcingu procesów płacowo-kadrowych na systemie SAP.
Firmy, które planują opracowanie zapytania na outsourcing HR powinny przygotować trzy rodzaje informacji – podstawowe informacje o firmie, planowany zakres współpracy oraz opis procesów płacowych i kadrowych w przedsiębiorstwie.
Większość dostawców BPO HR ustala cenę obsługi per pracownik. Podanie liczby pracowników, których obsługę ma przejąć partner jest więc kluczowe. Dobrym pomysłem jest przygotowanie krótkiego „bio” przedsiębiorstwa – opisać firmę, wylistować cechy charakterystyczne np. informacje czy jest zakładem pracy chronionej, czy w firmie funkcjonują układy zbiorowe, etc.
„W zapytaniu zawrzeć warto określić oczekiwania względem systemu HR. Wiele firm z racji posiadanej już infrastruktury IT, w szczególności systemów rejestracji czasu pracy, preferuje konkretne rozwiązania informatyczne, minimalizujące koszty integracji i wymiany danych” – dodaje Michał Szymaczek.
Następnym krokiem jest doprecyzowanie zakresu obsługi – wylistowanie działań, które ma przejąć partner outsourcingowy. Większość dostawców BPO ma wypracowane pakiety standardowych funkcji w ramach poszczególnych usług. Warto poprosić o taki opis, aby zweryfikować czy uwzględnione są procesy z naszej listy. Jeżeli zakres okazuje się zbyt szeroki lub zbyt wąski, również uwzględniamy to w zapytaniu. Dostawca będzie w stanie adekwatnie do zakresu ustalić cenę - zwiększyć ją lub obniżyć.
Na koniec pozostaje opisanie przebiegu procesu płacowego i kadrowego. Zainteresowani naliczaniem płac powinni przedstawić:
- zasady naliczania wynagrodzeń – składniki wynagrodzeń, czy są to stawki godzinowe, miesięczne etc.;
- rodzaje umów, na podstawie których nalicza się płace (cywilnoprawne, umowy z cudzoziemcami, etc.)
- terminy wypłat płac – zarówno podstawowych, dodatkowych, jak i korygujących;
- obsługę potrąceń komorniczych i pożyczek zakładowych;
- składniki o złożonych algorytmach naliczania;
- jak wygląda rozliczanie czasu pracy – manualne czy w oparciu o rejestratory czasu pracy (czytniki RCP);
- sposób księgowania wyników rozliczania list płac (posiadany system finansowy);
- dokumenty generowane na potrzeby instytucji i urzędów.
W przypadku usługi administracji kadrami warto podać informacje o harmonogramach pracy, ich liczbie, dodatkowych danych kadrowych wykorzystywanych przez firmę, specyficznych zestawieniach i rodzajach nieobecności obowiązujących w firmie.
Pracując nad zapytaniem ofertowym warto pamiętać o korzyściach. Firmy, które w procesie wyboru zewnętrznych partnerów właściwie formułują zapytania ofertowe, minimalizują ryzyko pojawienia się błędów.
