SzukajSzukaj
dołącz do nas Facebook Google Linkedin Twitter

Email podlega coraz ściślejszej kontroli pracodawców

Najnowsze badania ostrzegają, że system natychmiastowego przesyłania wiadomości i poczta elektroniczna podlegają coraz ściślejszej kontroli pracodawców

Jak wynika z najnowszego sondażu, przeprowadzonego na zlecenie Hitachi Data Systems, nowe przepisy o odpowiedzialności firm zmuszają je do bardziej rygorystycznego podejścia w kwestii rejestracji i monitorowania poczty elektronicznej pracowników oraz korzystania przez nich z systemu natychmiastowego przesyłania wiadomości (instant messaging - IM).

Z badania, którym objęto duże i średnie przedsiębiorstwa w regionie EMEA*, wynika, że ponad połowa firm (56%) regularnie monitoruje wiadomości e-mail swoich pracowników, a jeszcze więcej (61%) archiwizuje centralnie wszystkie przesyłki poczty elektronicznej. W Polsce aż 67% przedsiębiorstw regularnie monitoruje pocztę elektroniczną swoich pracowników i 7 na 10 firm (70%) archiwizuje wszystkie przesyłki. Jednocześnie ponad jedna trzecia firm (36%) aktywnie monitoruje komunikację w systemie IM, a znaczna ich większość (68%) wydała jasne wytyczne dla pracowników, dotyczące używania poczty elektronicznej oraz systemu IM.

Zestawienie firm regularnie monitorujących komunikowanie się pracowników

Kraj E-mail IM

Austria 50% 40%

Belgia 57% 40%

Dania 30% 20%

Finlandia 44% 29%

Francja 71% 60%

Hiszpania 77% 70%

Holandia 66% 31%

Izrael 57% 41%

Niemcy 51% 41%

Norwegia 50% 32%

Polska 67% 17%

Rep. Płd. Afryki 50% 40%

Szwajcaria 50% 47%

Szwecja 30% 13%

Wielka Brytania 62% 22%

Włochy 57% 23%

EMEA (średnio) 56% 36%

Są to działania niepopularne wśród tych pracowników, których sposób korzystania z poczty elektronicznej i systemu IM może budzić zastrzeżenia, jednak wprowadzenie nowych przepisów dotyczących odpowiedzialności przedsiębiorstw, takich jak ustawa Sarbanes-Oxley, skłoniło wiele firm do zrewidowania reguł postępowania związanych z komunikacją elektroniczną1. Dotyczy to w szczególności firm z branż, w których działalność jest w wysokim stopniu regulowana przepisami, np. usługi finansowe. Za nieprzestrzeganie wymagań związanych z kontrolą komunikacji grożą im wysokie kary.

Zdaniem firmy Hitachi Data Systems wprowadzenie bardziej rygorystycznych, efektywniejszych systemów zarządzania pocztą elektroniczną jest również kluczem do zmniejszenia kosztów pamięci masowej niezbędnej do obsługi szybko rosnącej liczby wiadomości. Niedawne badania przeprowadzone przez specjalistów w dziedzinie przechowywania danych wykazały, że wiadomości poczty elektronicznej (wraz z załącznikami) mogą zajmować ponad 40% pamięci masowej przedsiębiorstwa. Badania te wskazują jednak także na znaczne różnice pomiędzy firmami oraz różnymi częściami regionu.

Na przykład wśród firm, które obecnie nie monitorują używania poczty elektronicznej i systemu IM, około 60% nie było w stanie określić terminu wprowadzenia takiej kontroli.

Badanie zwraca również uwagę na ważną kwestię długości okresu przechowywania danych. Mimo, iż nowe przepisy wymagają archiwizowania danych o komunikacji elektronicznej nawet przez osiem lat, tylko 10% polskich firm przechowuje wiadomości e-mail dłużej niż trzy lata.

Zestawienie firm regularnie monitorujących komunikowanie się pracowników

E-mail Natychmiastowe przesyłanie wiadomości (IM)

Kraj Krócej niż 3 lata Ponad Krócej Ponad

Austria 37% 23% 20% 17%

Belgia 70% 7% 40% 0%

Dania 37% 27% 13% 10%

Finlandia 35% 9% 9% 3%

Francja 45% 10% 37% 3%

Hiszpania 70% 33% 53% 10%

Holandia 53% 22% 9% 9%

Izrael 33% 30% 10% 7%

Niemcy 31% 30% 13% 5%

Norwegia 44% 9% 15% 6%

Polska 60% 10% 7% 0%

Rep. Płd. Afryki 27% 33% 17% 7%

Szwajcaria 47% 30% 27% 23%

Szwecja 27% 17% 0% 0%

Wielka Brytania 40% 19% 7% 2%

Włochy 73% 7% 43% 3%

EMEA (średnio) 43% 18% 20% 6%

Jeszcze bardziej niepokoi fakt, że polskie firmy nie przechowują wiadomości IM (instant messaging) dłużej niż trzy lata, a ponad 90% nie archiwizuje ich wcale. Dzieje się tak pomimo tego, że natychmiastowe przekazywanie wiadomości uważane jest za najszybciej rozwijający się środek komunikacji2. Według szacunków analityków, w ok. 70% firm działa jakiś rodzaj systemu IM, chociaż nie zawsze zdają one sobie z tego sprawę3. Fakt ten uwydatnia problemy działów informatyki związane z zarządzaniem systemami zaprojektowanymi początkowo jako narzędzia komunikacyjne powszechnego użytku4.

"Nowe przepisy o odpowiedzialności oraz nacisk na obniżanie kosztów informatyki zaczynają wywierać duży wpływ na podejście firm do kwestii komunikacji. Oczekujemy, że w przyszłym roku większość firm zainwestuje znaczne środki w systemy zarządzania pocztą elektroniczną oraz w technologie pokrewne" - powiedział Tony Reid, dyrektor regionalnego działu marketingu rozwiązań (Solutions Marketing EMEA) w firmie Hitachi Data Systems.

* Badanie przeprowadzono w ramach opracowywania "Skorowidza rozwiązań pamięci masowej" firmy Hitachi Data Systems (Hitachi Data Systems Storage Index), który zostanie opublikowany wiosną 2004 r.
Newsletter WirtualneMedia.pl w Twojej skrzynce mailowej

Dołącz do dyskusji: Email podlega coraz ściślejszej kontroli pracodawców

0 komentarze
Publikowane komentarze są prywatnymi opiniami użytkowników portalu. Wirtualnemedia.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść opinii. Jeżeli którykolwiek z postów na forum łamie dobre obyczaje, zawiadom nas o tym redakcja@wirtualnemedia.pl