Przechowywanie istotnych danych w bezpiecznym miejscu stanowi problem niejednej firmy. Tradycyjne dane można archiwizować na twardych dyskach, nośnikach pamięci (pendrive, CD/DVD) lub drukować i przechowywać w magazynach (np. umowy, faktury) jeśli jest taka możliwość. Każde z tych rozwiązań posiada jednak istotną wadę - poprzez swoją fizyczną formę może ulec zniszczeniu lub zgubieniu. Pewną alternatywą dla nośników tradycyjnych jest chmura, która znajduje swoje zastosowanie, także przy fakturowaniu online.
Zalety chmury
Przede wszystkim możliwość zapisywania danych i dostęp do nich z dowolnego miejsca na ziem, jedynie za pośrednictwem Internetu stanowią, największe dobrodziejstwo chmury. Jest to szczególnie ważne, kiedy mamy do czynienia z ważnymi dokumentami, danymi o klientach, numerach kont, czy kopiami bezpieczeństwa. Zapewnia to pełną mobilność i swobodę dostępu. "W przypadku utraty komputera lub dysku przenośnego nie ma obawy o przechowywanie informacji, gdyż dostęp do nich jest możliwy jedynie dzięki znajomości loginu i hasła. Pozwala to na nieprzerwaną pracę i możliwość wysyłania oraz sprawdzania faktur, w każdym miejscu i z każdego urządzenia z podłączeniem do Internetu" - tłumaczy Tiago Almeida, dyrektor generalny ueb, oferującej przedsiębiorstwom aplikację do zarządzania fakturami uebbill.
Oprócz swobodnego dostępu do danych, serwery w chmurach zapewniają systematyczne tworzenie kopii zapasowych dokumentów. W większości aplikacji do fakturowania online występuje także możliwość śledzenia przesyłanych plików, ich modyfikacji i możliwości powrotu do wcześniejszych wersji pliku. "Dane przechowywane są na stablinych serwerach dużych korporacji, więc osobom nieuprawnionym jest się tam trudniej dostać" - wyjaśnia dyrektor generalny ueb. Innymi zaletami chmur są także niskie koszty obsługi niż przechowywanie danych na serwerach zewnętrznych oraz łatwość użytkownania.
Czy chmura jest bezpieczna?
Wszelkie zalety i możliwości chmury nie przekonują jednak przedsiębiorców, którzy wciąż obawiają się, że ich dane, poprzez korzystanie z aplikacji w Internecie, mogą trafić w niepowołane ręce. Podobnie jest w przypadku fakturowania online. "Bezpieczne korzystanie z chmury jest możliwe wyłączenie, jeśli możesz zaufać swojemu dostawcy usług, gdyż to na jego serwerze zapisywane i kopiowane są wszelkie wrażliwe dane. Pewną możliwością zabezpieczenia jest także korzystanie z programów antywirusowych" - tłumaczy dyrektor generalny ueb. "Ponadto serwery do fakturowania używają szyfrowania https, co uniemożliwia podsłuchanie działań w tym serwerze - dodaje Tiago Almeida.
