Prowadzisz firmę? Poznaj główne korzyści płynące z e-dokumentów

1.     Redukcja czasu i realne oszczędności

W związku ze skróceniem czasu przechowywania akt pracowniczych, najwyraźniej zmianę sytuacji odczują sami właściciele firm, na których obecnie spoczywa obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Dodajmy, że dokumentacja musi być prowadzona „w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem”. Według nowych przepisów pracodawca będzie miał możliwość prowadzania dokumentacji pracowniczej w cyfrowej formie. Pozwoli to na odciążanie działu HR od czasochłonnych czynności związanych z obsługa dokumentów i tradycyjnych papierowych teczek osobowych. - Znacznym wsparciem w tym zakresie może być elektroniczna teczka osobowa, która pozwala tworzyć i przechowywać cyfrowe kopie dokumentów pracowniczych, jak również przeszukiwać elektroniczną wersję archiwum. Dzięki eTeczce, zeskanowane dokumenty są przypisywane do każdego pracownika w systemie kadrowym. Oznacza to łatwy i szybki dostęp do danych bez konieczności wertowania papierowego archiwum. W rezultacie wszystkie procesy, w których wykorzystywana jest dokumentacja pracownicza przebiegają sprawniej i taniej – mówi Ireneusz Hołowacz, Dyrektor ds. Produktów w GAVDI Polska.

2.     Usprawnienie pracy i automatyzacja

Cyfrowa archiwizacja dokumentów to niejedyny obszar, w którym należy szukać uproszczeń. Obecnie na rynku są dostępne rozwiązania IT, takie jak np. Document Generator pozwalające zautomatyzować proces generowania dokumentów kadrowo-płacowych. Na podstawie przygotowanego szablonu i danych pracowniczych przechowywanych w systemie HR można łatwo i szybko przygotować potrzebne zestawienia czy wydruki. Wygenerowane w ten sposób dokumenty mogą zostać wysłane do pracownika mailem lub zostać udostępnione poprzez przeglądarkę internetową w ramach funkcjonalności samoobsługi pracowniczej. Narzędzia te ułatwiają pracę działu HR i pozwalają firmie realizować większość procesów kadrowo-administracyjnych sprawniej.

3.     Gotowe rozwiązania dostępne od ręki

Wdrożenie narzędzi usprawniających pracę działu HR wcale nie musi wiązać się z kilkumilionowymi budżetami i długim czasem wdrożenia. Paradoksalnie, jeżeli firma już korzysta z systemu SAP HCM, to samo wdrożenie rozwiązania eTeczka zajmuje dosłownie kilka dni. Korzyści w postaci usprawnienia, automatyzacji i  wsparcia bieżącej pracy widać już po kilku tygodniach od zakończenia wdrożenia.