Usprawnienie procesów komunikacji oraz wymiany dokumentów miedzy działami, sprawny i szybki, wielopoziomowy dostęp do danych kontaktowych klientów czy kontrahentów to tylko niektóre problemy, jakim muszą stawić czoło. Jak poradzić sobie z tymi trudnościami?
Wspomniany wyżej raport podaje, że dla znacznej części polskich przedsiębiorców, jedną z głównych barier, jest ograniczony dostęp do informacji, hamujący rozwój ich firm. Przez ograniczony dostęp do informacji należy rozumieć m.in. brak technologii umożliwiających sprawne zarządzanie informacją w przedsiębiorstwie. Firmy skarżą się, że brakuje im jednego spójnego systemu, który byłby w stanie skoordynować pracę poszczególnych działów, a jednocześnie dawał dostęp do najważniejszych plików i dokumentów.
Tymczasem, Internet oferuje coraz ciekawsze aplikacje mogące spełniać powyższe zadania. Jednym z najnowszych rozwiązań dla małych i średnich przedsiębiorstw jest program online do rozliczania projektów, Esme.
- Esme pozwala na kompleksową obsługę wszystkich projektów realizowanych przez daną firmę. Możliwa jest rejestracja czasu pracy poszczególnych pracowników, monitorowanie postępu działań, czy wystawianie faktur. Ponadto, Esme pozwala na tworzenie baz klientów i pracowników oraz baz dokumentów. Dzięki specjalnemu modułowi, program sam wskaże, które z podejmowanych przez firmę działań były najbardziej rentowne, ile czasu zajęła realizacja poszczególnych założeń, jakie były koszty, a jakie zyski. To idealne rozwiązanie dla małych i średnich firm, pozwalające na sprawne zarządzanie informacją – mówi Ewa Duda z firmy C.T.P. Polska, twórcy systemu Esme.
Tego typu programy są szansą na zwiększenie wydajności i rentowności firm, poprzez udoskonalenie procesu zarządzania kadrami, bieżącą kontrolę działań czy generowanie statystyk dotyczących kosztów i przychodów.
Podstawową zaletą programów takich jak Esme, jest dostępność za pośrednictwem Internetu, bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania. Dostęp do informacji na temat bieżących wydarzeń w firmie jest więc możliwy z każdego miejsca na świecie połączonego z siecią. Dzięki temu, kontrolowanie sytuacji w przedsiębiorstwie na bieżąco, bez konieczności fizycznego pojawienia się w biurze, staje się realne. Program sam wskazuje na jakim etapie są prace, kto jest w nie zaangażowany oraz ile czasu poświęcają poszczególni pracownicy na wykonanie swoich zadań. W razie nagłej potrzeby, ważne dokumenty i kontakty są zawsze pod ręką. To dobre rozwiązanie dla osób, które prowadzenie firmy zmusza do wielu wyjazdów i dużej mobilności, a także dla tych, którzy lubią mieć wszystkie kluczowe dane zgromadzone w jednym miejscu.
Pomimo przeszkód, jakie stoją przed właścicielami firm, prowadzenie własnej działalności nadal pozostaje jedną z najbardziej atrakcyjnych form zatrudnienia. Również stale pojawiające się nowoczesne i zaawansowane technologicznie rozwiązania pozwalają mieć nadzieję, że w przyszłości kierowanie firmą będzie prostsze i bardziej efektywne.
Agnieszka Dobosz
