Zaufany partner kluczem do sukcesu
Identyfikacja wszystkich zmian, które muszą zostać wdrożone zgodnie z nowymi regulacjami prawnymi może być dużym wyzwaniem dla firm. To bowiem wielowątkowy temat, który z jednej strony stwarza konieczność dużego zaangażowania działu HR danej organizacji, z drugiej zaś umiejętnego doboru i właściwego wykorzystania dostępnych narzędzi IT.
Chcąc ułatwić i przyspieszyć ten proces organizacje powinny korzystać z porad zaufanego partnera. Takiego, który posiada doświadczenie w przeprowadzaniu procesów cyfryzacji oraz dysponuje portfolio klientów, którzy z tych rozwiązań korzystają na co dzień. Wsparciem w digitalizacji procesów kadrowych może być elektroniczna teczka osobowa pozwalająca przechowywać cyfrowe kopie dokumentów pracowniczych z opcjami szerokiego i elastycznego zakresu raportowania. Obecnie z rozwiązania GAVDI eTeczka korzysta ponad 20 firm, obsługując tym samym ponad 240 tys. akt osobowych. To ogromna wartość, ponieważ doświadczenie z różnych branż pozwala lepiej wspierać klientów w codziennej digitalizacji dokumentów – podkreśla Ireneusz Hołowacz, Dyrektor ds. Produktów w GAVDI Polska, ekspert w dziedzinie rozwiązań do zarządzania kadrami.
Digitalizacja dokumentów
Największym wyzwaniem dla polskich pracodawców będzie digitalizacja tysięcy teczek pracowniczych. Warto to zrobić w przemyślany sposób, aby następnie import dokumentów do elektronicznych teczek przebiegał sprawnie i dawał w przyszłości możliwość sprawnego raportowania. Jeśli dokumenty mają być przechowywane jedynie w formie cyfrowej, to należy pamiętać także o opatrzeniu ich podpisem elektronicznym.
Proces digitalizacji można usprawnić również dla nowotworzonych dokumentów już na etapie ich powstawania poprzez generowanie dokumentów od razu w formie cyfrowej wraz z wykorzystaniem kodów kreskowych. Takie podejście zdecydowanie ułatwia zarządzanie dokumentami oraz ich obiegiem w organizacji. Nowa ustawa nie wymaga jednak, by każdy dokument był tworzony cyfrowo, dlatego punktem wyjścia będzie określenie, które dokumenty mogą podlegać zmianie. Na przykład umowa o pracę lub oświadczenie pracodawcy o jej wypowiedzeniu powinny być nadal sporządzane na papierze i jedynie przechowywane w sposób elektroniczny. Co więcej skrócony okres przechowywania dokumentów dotyczy osób będących w stosunku pracy od 1 stycznia 2019 roku. To oznacza, że nie będzie konieczności dostosowania do nowej regulacji akt byłych pracowników. Niemniej jednak dopiero pełna archiwizacja akt osobowych do elektronicznych teczek przyniesie największe korzyści.
Samoobsługa i mobilność w służbie eDokumentów
Każda dokumentacja pracownicza powinna być prowadzona w sposób, który gwarantuje jej poufność, integralność i dostępność chociażby w kontekście rozporządzenia RODO – by to zrealizować firmy powinny rozważyć wdrożenie nowoczesnych systemów IT. A to nie musi wiązać się z długim czasem wdrożenia.
Jeżeli firma korzysta z systemu SAP HCM, samo wdrożenie rozwiązania do elektronicznej archiwizacji akt osobowych zajmuje zaledwie kilka dni, a usprawnienie, automatyzacja i wsparcie bieżącej pracy widać już po kilku tygodniach. W kontekście RODO warto pamiętać o kwestiach okresów retencji czy pełnym logowaniu działań związanych z elektronicznymi kopiami dokumentów. Ważnym elementem wchodzących w życie zmian będzie także możliwość obsługi procesu obiegu dokumentów i ich bezpośrednia dostępność dla pracowników. By należycie dopełnić tego obowiązku firmy powinny zautomatyzować proces generowania dokumentów kadrowo-płacowych na podstawie zestawu szablonów i danych pracowniczych przechowywanych w systemie HR. W ten sposób można łatwo i szybko przygotować potrzebne zaświadczenia, zestawienia czy inne wydruki, a następnie wysłać je do pracownika mailem lub udostępnić poprzez przeglądarkę internetową w ramach funkcjonalności samoobsługi pracowniczej. Dzięki takiej organizacji dział HR i cała firma zrealizują procesy kadrowo-administracyjne zdecydowanie sprawniej – dodaje Ireneusz Hołowacz.
