Wiele procesów administracyjnych prowadzi do marnotrawienia zasobów
W dalszym ciągu znaczna część komunikacji prowadzona jest w czasochłonny i niezautomatyzowany sposób. Na przykład zamówienia, składane przez firmę A są drukowane, skanowane, a następnie przesyłane pocztą elektroniczną do firmy B. Dostawca wprowadza zamówienie do własnego systemu ERP i przeprowadza obliczenia, aby dowiedzieć się, czy realizacja zamówienia jest możliwa. Potwierdzenie jest znów przesyłane e-mailem. Z pewnością można przeprowadzić ten proces w bardziej wydajny sposób.
Zalety automatyzacji
Automatyzacja przepływu informacji pomiędzy stronami umożliwia czerpanie wielu istotnych korzyści:
• Mniej pomyłek i niższe koszty
Ręczne przesyłanie informacji prowadzi do gubienia lub dublowania danych, co z kolei objawia się błędami, które mogą generować niepotrzebne wydatki i nadwyrężyć dobre relacje między firmami.
• Szybsze przetwarzanie informacji
Automatyzacja strumienia informacji pozwala znacznie przyspieszyć realizację zadań administracyjnych, związanych z zamówieniami. Za przykład może posłużyć tradycyjna praktyka wysyłania e-maila z potwierdzeniem daty dostawy – łatwo można sobie wyobrazić, że przez kilka dni e-mail pozostaje nieprzeczytany w skrzynce odbiorczej, czekając na potwierdzenie i przekazanie informacji dalej. Skutkiem może być realizacja zamówień w oparciu o nieaktualne informacje, prowadząca do powstawania błędów, niezadowolenia klientów, dostaw realizowanych w pośpiechu, obniżenia jakości usług, nagromadzenia zbędnych towarów w magazynie i niepotrzebnego stresu.
• Skupienie na zadaniach strategicznych
Redukcja czynności wykonywanych manualnie pozwala zaoszczędzić czas, który można przeznaczyć na realizację zadań strategicznych, zarządzanie ryzykiem, przygotowani planów strategicznych i poszukiwanie sposobów na usprawnienie działalności, które podniosą wartość produktów i usług.
Portale EDI i B2B
Automatyzacja przepływu informacji pomiędzy firmami odgrywa coraz ważniejszą rolę w budowie optymalnego łańcucha dystrybucji. Pierwszym przejawem tego trendu było rozpowszechnienie standardu elektronicznej wymiany danych EDI (Electronic Data Interchange). Ten ustandaryzowany format informacji o transakcjach jest często stosowany przy dystrybucji dużych ilości relatywnie ustandaryzowanych produktów. W tym przypadku EDI stał się obecnie powszechnie wykorzystywanym narzędziem wymiany danych w łańcuch dostaw.
Co jednak z niestandardowymi produktami i mniejszymi dostawami? Zachodni producenci w coraz większym stopniu koncentrują się na dostarczaniu wysokiej jakości dóbr oraz innowacyjnych i złożonych produktów, często dostosowanych do konkretnych potrzeb klientów. Zwłaszcza w przypadku realizacji tego typu zamówień odpowiednia komunikacja ma zasadnicze znaczenie. Przyszłość należy zatem wiązać nie tylko ze standardem EDI, ile z portalami B2B, które gromadzą dane o produktach i zamówieniach, oferując jednocześnie szereg możliwości komunikowania informacji o transakcjach.
Łączenie mediów społecznościowych, platform mobilnych i chmury
Trendy w branży IT w roku 2014 są zdominowane przez media społecznościowe, urządzenia mobilne i środowisko chmury. Jakie są skutki połączenia tych trzech sfer z portalami B2B dla łańcucha dostaw?
- Dzięki chmurze portale mogą być udostępnione zarówno klientom, jak i dostawcom. Środowisko chmury pozwala znieść bariery w dostępie dla mniejszych firm dysponujących niższym budżetem IT.
- Nowe portale B2B to już nie statyczne strony, ale interaktywne narzędzia. Urządzenia mobilne jeszcze bardziej ułatwiają korzystanie z tych rozwiązań za pośrednictwem odpowiednich aplikacji.
- Dostawcy mogą wykorzystać portale do szybkiego i łatwego potwierdzania zamówień, ale prawdziwe korzyści pojawiają się wraz z rozbudowaną komunikacją z klientami. Zintegrowane funkcje społecznościowe ożywiają platformę, wpływając na aktywność użytkowników podobną do tej, jaką widzimy na serwisach Facebook, LinkedIn i Twitter.
Podsumowując, automatyzacja przepływu informacji pomiędzy firmami nabiera coraz większego znaczenia. Pomocne są tutaj standard EDI i portale B2B, przy czym te drugie oferują więcej funkcji związanych z produktami i obsługą klienta. Kolejny krok polegający na wykorzystaniu potencjału mediów społecznościowych, urządzeń mobilnych i technologii chmury pozwala zmienić portale B2B w pełni interaktywne i łatwo dostępne platformy dostosowane do potrzeb klientów. Udoskonalone narzędzia umożliwiają optymalizację kanałów przepływu informacji pomiędzy ogniwami łańcucha dystrybucji, podnosząc wartość produktów końcowych i usług świadczonych klientom.
