Aby ruszyć z działalnością gospodarczą w formie osobowej spółki jawnej, należy sporządzić m.in. jej umowę i złożyć wniosek do KRS-u. Przyszli wspólnicy spółki jawnej i równocześnie posiadacze któregoś z e-podpisów mogą te formalności załatwić elektronicznie. Wszystkie niezbędne dokumenty zostaną wygenerowane automatycznie.
Procedura założenia spółki jawnej drogą elektroniczną odbywa się poprzez Portal S24 na stronie http://ekrs.ms.gov.pl. Pierwszym krokiem jest stworzenie konta i to przez wszystkich przyszłych wspólników, gdyż na formularzu składania wniosku muszą znaleźć się login i hasło wszystkich podpisujących umowę. Na stronie startowej wybieramy „Utwórz konto” i podajemy kolejno ważny mail do korespondencji z portalem, hasło, przepisujemy kod, klikamy „Zapisz” i na koniec aktywujemy konto poprzez link z maila. Szybka weryfikacja konta i gotowe.
Wady podpisywania elektronicznej umowy spółki osobowej
Teraz na stronie startowej możemy przystąpić do rejestracji spółki jawnej, ale zanim rozpoczniemy internetową procedurę, warto przeanalizować jej wady. Przede wszystkim Portal S24 pozwala na złożenie elektronicznego wniosku do KRS-u wyłącznie na podstawie konkretnego, udostępnionego przez Ministerstwo Sprawiedliwości wzoru umowy. Możemy tu jedynie uzupełniać zaproponowane przez ustawodawcę pola, ale nie możemy dodać uszczegóławiających umowę paragrafów. Drugim minusem elektronicznej rejestracji jest to, że internetowo do spółki można wnieść jedynie wkłady pieniężne (art. 48 § 21 Kodeksu spółek handlowych).
Rejestracja spółki jawnej sprowadza się do wypełnienia takich dokumentów jak – poza umową spółki i wnioskiem do KRS-u – oświadczenie o udzielonym pełnomocnictwie do złożenia wniosku, uchwałę w sprawie prokury czy dokument pełnomocnictwa do zawarcia umowy spółki. Trzeba też oczywiście podać wszystkie dane dotyczące spółki, od jej nazwy, przez określenie podziału straty i zysków wspólników, po kody PKD. W przejściu przez procedurę rejestracji krok po kroku pomoże „Dokumentacja użytkownika systemu informatycznego S24” dostępna na stronie startowej http://ekrs.ms.gov.pl pod „Pomoc” (strony 135-164). Rejestrację kończy podpisanie umowy i wniosku Profilem Zaufanym lub bezpiecznym podpisem elektronicznym opatrzonym ważnym certyfikatem kwalifikowanym – e-podpisy są równoważne z podpisami poświadczonymi notarialnie.
Zalety e-rejestracji
Internet, jak zwykle, okazuje się tańszy i szybszy. E-rejestracja odbywa się bez udziału notariusza i kosztuje o ok. 250 zł mniej niż standardowo. Szybciej można uzyskać wpis do rejestru, gdyż sąd rejestrowy ma jeden dzień od daty wpływu e-wniosku na jego rozpatrzenie. Ponadto system S24 nie jest skomplikowany.
1 kwietnia 2016 r. wchodzi w życie nowelizacja Kodeksu spółek handlowych. Od kwietnia za pośrednictwem Profilu Zaufanego lub bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy ważnego certyfikatem będzie można także m.in. zmieniać umowę spółki przy wykorzystaniu wzorca umowy czy spółkę rozwiązać (art. 23 § 4 oraz art 58 § 2 ww. Kodeksu, Dz.U. z 2015 r., poz. 1830).
Katarzyna Miazek, Tax Care
