Moment zaliczenia składek ZUS do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowany jest terminem ich zapłaty. Stanowią bowiem koszt uzyskania przychodów dopiero w momencie faktycznej zapłaty. Warto jednak pamiętać, że przepisy prawa podatkowego przewidują osobne regulacje, dotyczące momentu właściwego dla uznania wydatku poniesionego z tytułu zapłaty składek, w zależności od stosunku łączącego płatnika i osoby, której składki te dotyczą. Składki na ubezpieczenia społeczne można bowiem podzielić według kryterium ich finansowania na: • składki ZUS pracowników, opłacane są w części przez pracodawcę, stanowiące koszt pracodawcy - z tytułu składek ZUS i pracownika - zaliczane są do kosztów wynagrodzeń pracodawcy; • składki ZUS zleceniobiorców, finansowane częściowo przez zleceniodawcę - koszty składek ZUS i zleceniobiorcę - koszty wynagrodzeń; • składki na ubezpieczenie przedsiębiorców i osób z nimi współpracujących, odliczane w rozliczeniu podatkowym od dochodu, lub zaliczane są do kosztów działalności. Jak wynika z przedstawionego wyżej podziału składki ZUS, niezależnie od źródeł ich finansowania, z zasady stanowią koszt działalności pracodawcy, zleceniodawcy czy też samego przedsiębiorcy i osób z nim współpracujących. Składki ZUS pracowników, opłacane przez pracodawcę W pierwszym przypadku dotyczącym składek ZUS pracowników należy wyodrębnić datę wypłaty wynagrodzenia pracownikom. W przypadku, jeżeli wypłata pensji odbyła się w prawidłowym terminie to do kosztów uzyskania przychodu pracodawca ma prawo zaliczyć koszty wynagrodzeń, w tym składki ZUS finansowane przez pracowników, do miesiąca, którego te wynagrodzenia dotyczyły. W przypadku przekroczenia obowiązującego terminu wypłaty wynagrodzeń wynikającego z odrębnych przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego, pracodawca może zaliczyć je do kosztów podatkowych dopiero w miesiącu, w którym dokonał faktycznej wypłaty wynagrodzeń. Warto ponadto podkreślić, że składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracodawcę mogą również stanowić koszt uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne wynagrodzenia, ale tylko w przypadku ich zapłaty do ZUS w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu obrachunkowym. Składki ZUS zleceniobiorców W przypadku składek zleceniobiorców, finansowanych przez nich samych to wydatki poniesione na ich zapłatę stanowią koszt uzyskania przychodów w miesiącu wypłaty przez zleceniodawcę należności wynikającej z zawartej umowy. Oznacza to, że koszt wynagrodzenia, w tym składki ZUS zleceniobiorcy, stanowi koszt podatkowy w miesiącu, w którym zleceniodawca dokonał zapłaty. W przypadku zapłaty dokonanej w następnym miesiącu po miesiącu, którego należność dotyczyła nie ma możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów wynagrodzeń z tytułu umowy zlecenia za miesiąc, którego ten koszt dotyczył. Istotnym w tym miejscu wydaje się również, aby podkreślić, że składki ZUS, które finansuje zleceniodawca, stanowią dla niego koszt podatkowy w dacie ich zapłaty. Składki na ubezpieczenie przedsiębiorców i osób z nimi współpracujących Zupełnie inaczej przedstawia się rozliczenie składek ZUS dla celów podatkowych przedsiębiorcy i osób z nim współpracujących. W przypadku faktycznie opłaconych składek ZUS prowadzący działalność gospodarczą ma prawo wyboru zaliczania ich do kosztów uzyskania przychodów z działalności lub też odliczyć od dochodu stanowiącego podstawę wyliczenia należnego podatku dochodowego za miesiąc, w którym miała miejsce zapłata składek na ubezpieczenie społeczne. Elżbieta Węcławik, Tax Care Adam Bujalski, księgowa Tax Care
