Zasadniczo podatnik powinien być w stanie przekazać właściwemu organowi dane w określonej formie w terminie nie mniej niż 3 dni. W praktyce często jest to okres tygodniowy, który może być wydłużony na uzasadnioną prośbę podatnika. Złożona struktura JPK_FA w przeciwieństwie do struktury JPK_VAT nie podlega korekcie. Innymi słowy podatnicy są zobowiązani do przekazania w krótkim terminie, ostatecznej wersji pliku JPK_FA zgodnej z aktualną strukturą.
Podstawowe informacje o strukturze JPK_FA (4)
Na wstępie należy zaznaczyć, że struktura JPK_FA (4) obejmuje wyłącznie dane z faktur sprzedaży. Struktura JPK_FA (oprócz tzw. węzłów technicznych) posiada zasadniczo trzy podstawowe węzły zawierające dane z wystawionych faktur VAT. Pierwszy węzeł to Faktura, który zawiera podstawowe dane z faktury VAT takie jak np. numer faktury, dane wystawcy i nabywcy, datę wystawienia, kwoty netto oraz podatku VAT wg stawek. Zawiera również informacje o walucie, w której wystawiona jest dana faktura. Dodatkowo ten element struktury zawiera pozostałe informacje dotyczące szczególnych typów transakcji udokumentowanych daną fakturą (określonych w art. 106e ust. 1 pkt 16-24 ustawy o VAT), takich jak stosowanie metody kasowej, samofakturowania, mechanizm podzielonej płatności, czy transakcji „odwrotnego obciążenia”. Kolejny węzeł to wiersz faktury, który zawiera numer faktury (żeby powiązać ten węzeł z pierwszym węzłem) oraz dane o dostarczonych produktach lub świadczonych usługach, w tym ich ilość/zakres, cena jednostkowa i wartość. Ostatni węzeł to zamówienie. Zawiera on dane o zamówieniach/umowach, w tym ich wartościach całkowitych oraz przedmiocie (ilość/zakres, cena jednostkowa i wartość), do których zostały wystawione faktury zaliczkowe ujęte w danej strukturze JPK_FA. Zatem struktura JPK_FA zawiera wszystkie niezbędne elementy faktury VAT, zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT.
Zmiany w strukturze JPK_FA (4)
W strukturze JPK_FA(4) dokonano kilku istotnych zmian w stosunku do struktury JPK_FA(3). W szczególności wprowadzono zaktualizowany słownik kodów krajów członkowskich UE, w tym kodu dla obszaru Irlandii Północnej i osobny kod GB dla Wielkiej Brytanii, wprowadzono zaktualizowany słownik kodów walut, usunięto stare słowniki kodów krajów UE oraz kodów walut, wprowadzono nowy kod Systemowy: JPK_FA (4), wprowadzono nowy wariant formularza 4, rozszerzono węzeł danych identyfikacyjnych w zakresie numerów identyfikacyjnych dla celów OSS i IOSS. Ponadto dodano nowy element dla celów raportowania różnych stawek w procedurach OSS i IOSS. Wprowadzone zmiany mają zatem na celu doprecyzowanie pliku w związku ze zmianami wynikającymi z pakietu e-commerce, finalne skorygowanie w związku z BREXIT oraz wprowadzonymi zmianami w zakresie zaliczek.
Co istotne od 1 kwietnia 2022 r. faktury wystawione przed tą datą będą raportowane według wersji struktury JPK_FA(4). Zatem poprzednie wersje nie będą obowiązywały, co jest innym sposobem raportowania niż w przypadku JPK VAT, gdzie raportowanie odbywa się w strukturze obowiązującej w danym momencie.
Niektóre problemy związane z JPK_FA
Na zakończenie warto wspomnieć o kilku istotnych problemach dotyczących raportowania JPK_FA, które mogą być skonfigurowane i wyjaśnione przy okazji aktualizacji JPK_FA (4). W nowszych wersjach struktury JPK_FA (od wariantu 3) faktury walutowe mogą być przygotowywane w jednym pliku dla różnych walut. Nie ma więc potrzeby przygotowywania dwóch oddzielnych plików, niemniej nie stanowi to błędu. W przypadku przygotowywania jednego pliku w sekcjach Faktura i Faktura Wiersz należy ująć dane w walucie obcej, natomiast przeliczony na złote podatek (o ile wystąpił) należy ująć w odpowiednich rubrykach. W sekcji Faktura w elemencie „Kod Waluty” należy wskazać odpowiedni dla danej faktury kod waluty obcej.
Kolejny problem dotyczył faktur wystawionych w imieniu innego podatnika VAT (tzw. „samofakturowanie”). W pliku JPK_FA raportowane są wyłącznie faktury sprzedaży podatnika, do którego zostało skierowane żądanie przekazania tych faktur. Faktury wystawione za pomocą programów komputerowych powinny być dostępne i przekazane w formie pliku JPK_ FA temu podatnikowi, jeśli organ podatkowy zwróci się do niego z żądaniem dostarczenia jego faktur sprzedaży.
Ostatnia kwestia to ujmowanie w JPK_FA danych, jeżeli podatnik wie o błędzie na fakturze. Jak wskazuje Ministerstwo Finansów w objaśnieniach do struktury JPK_FA (4) zawartość pliku JPK_FA powinna odzwierciedlać treść faktur wprowadzonych do obiegu. Zatem przykładowo jeśli podatnik wystawiał fakturę zawierającą adnotację „mechanizm podzielonej płatności” w sytuacjach, gdy nie było takiego obowiązku, to pole P_18A przyjmie wartość „true”, czyli należy fakturę oznaczyć tak jak zostało to wykazane na fakturze sprzedaży. Zatem istotne jest zapewnienie zgodności pomiędzy danymi w systemach finansowych, na podstawie których generowany jest plik JPK_FA (4) z danymi z których generowane są faktury wysyłane do klientów.
Autor: Agnieszka Stachurska, dyrektor Biura Rachunkowego SCS należącego do Grupy Kancelarii Prawnych Skarbiec specjalizującej się doradztwie prawnym, podatkowym oraz strategicznym dla przedsiębiorców
