Prowadzone postępowanie ma formę zapytania ofertowego. Szczegóły tego zamówienia spółka przekaże agencjom dopiero po podpisaniu oświadczenia o zachowaniu poufności.
Postępowanie jest podzielone na dwa etapy. Pierwszy obejmuje złożenie ofert i ich ocenę formalną. Do etapu drugiego zostaną zaproszone te agencje, które m.in. złożą oferty niepodlegające odrzuceniu. PKP Intercity przewiduje możliwość dokonania modyfikacji zapytania ofertowego po formalnej i merytorycznej ocenie ofert wstępnych oraz wezwania agencji do ponownego złożenia ofert wstępnych. W pierwszym etapie spółka dokona też oceny handlowej ofert.
W drugim etapie wybrane agencje zostaną zaproszone do negocjacji. Na tym etapie agencje nie mogą złożyć cen wyższych oraz cen jednostkowych wyższych niż zaproponowane w ofercie części handlowej wstępnej lub złożonej na wcześniejszym etapie negocjacji.
W ramach prowadzonego postępowania biorące w nim udział agencje mają wykonać określone zadanie. Jest to komunikatu prasowego podsumowującego 2024 rok w PKP Intercity. W materiale tym powinny się znaleźć wyniki przewozowe – należy je oszacować na podstawie dostępnych materiałów w internecie (komunikaty prasowe czy publikacje medialne), wszystkie ważne wydarzenia z zakresu inwestycji taborowych, infrastrukturalnych, oferty czy udogodnień proklienckich. Działania mają zapewnić jak najwięcej pozytywnych publikacji w mediach (radio, tv, prasa, internet).
Zainteresowane agencje mogą składać oferty do 2 grudnia.
