Przetarg obejmuje przygotowanie i przeprowadzenie kampanii public relations 11. Sesji Światowego Forum Miejskiego.Kampania ma być dopasowana do potrzeb grup docelowych, ze szczególnym naciskiem na działania informacyjne i edukacyjne, prowadzone w ścisłej współpracy ze współorganizatorami wydarzenia
Wybrana agencja będzie odpowiadać za realizację kampanii public relations w Polsce oraz w Europie. Działania będą podzielone na 3 etapy: przed wydarzeniem WUF11- od momentu podpisania umowy do 24 czerwca br., w trakcie wydarzenia, od 25 czerwca do 1 lipca br. i po wydarzeniu, od 2 lipca do 31 sierpnia br.
Światowe Forum Miejskie (World Urban Forum, WUF) to światowe wydarzenie poświęcone zagadnieniom miejskim, organizowane przez UN-Habitat, agendę ONZ ds. urbanizacji i osiedli miejskich. Współorganizatorami wydarzenia są Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej oraz miasto Katowice.
Głównym celem wydarzenia jest zwiększanie świadomości i wiedzy na temat zrównoważonej urbanizacji poprzez otwartą debatę, wymianę dobrych praktyk i dzielenie się doświadczeniami. To również promocja zrównoważonego rozwoju miast oraz dyskusja nad wyzwaniami miast we współczesnym świecie. Podczas wydarzenia wypracowywane są rekomendacje dla rządów, regionów imiast, dotyczące polityki miejskiej. WUF organizowany jest cyklicznie, odbywa się co 2 lata i przyciąga od kilku do ponad 20 tysięcy uczestników, w tym przedstawicieli rządów, regionów, miast, organizacji pozarządowych, a także biznesu, instytucji finansowych i gości indywidualnych.
W dniach 26-30 czerwca br. Polska (miasto Katowice) będzie gospodarzem 11. Sesji Światowego Forum Miejskiego (World Urban Forum, WUF11). Wydarzenie odbędzie się w Międzynarodowym Centrum Kongresowym w Katowicach.
Hasło przewodnie WUF 11 : „Transforming Our Cities for a Better Urban Future” („Zmieniamy nasze miasta dla lepszej przyszłości”).Udział w wydarzeniu jest bezpłatny dla wszystkich, poza wystawcami i organizatorami tzw. side eventów. Wydarzenie odbędzie się w formule hybrydowej, tzn. część uczestników będzie w nim uczestniczyć na miejscu w MCK, a część on-line.
Najważniejszym celem kampanii public relations, jest zapewnienie jak największej liczby uczestników WUF11.
Do zadań zwycięskiej agencji należeć będzie m.in. przygotowanie planu i harmonogramu zaplanowanych działań PR, media relations. Będzie odpowiadać także za propozycje mediów/audycji/programów/podcastów, ustalenie formy i treści najważniejszych przekazów, bieżący kontakt z redakcjami/dziennikarzami, obsługę social mediów, strony internetowej. Ma też na bieżąco wspierać resort w zakresie działań PR w wymiarze ok. 10 godzin miesięcznie, przede wszystkim konsultować założenia i treści tekstówpisanych przez lub na zlecenie ministerstwa, organizować spotkania z mediami itd.
O wyborze zwycięskiej agencji zdecydują: wstępny plan i harmonogram działań kampanii PR z podziałem na 3 etapy kampanii PR (waga 40), projekt informacji prasowej na temat inicjatywy „Plan Działań dla Miast” jako integralnej części przedsięwzięć związanych z organizacją WUF11 w Polsce (waga 33) oraz cena (waga 27).
Resort z wybraną agencją będzie pracować do 31 sierpnia br. Przetarg trwa do 22 marca. Budżet na zaplanowane działania wynosi 2,56 mln zł netto (bez VAT).
