Nowe przepisy rozporządzenia, wypracowane m.in. przez Urząd Transportu Kolejowego, przewidują możliwość wnoszenia reklamacji również drogą elektroniczną - za pośrednictwem e-maila czy internetowego formularza kontaktowego. Warunkiem jednak jest to, że przewoźnik wskaże taką możliwość. Dotychczas na przeszkodzie stał obowiązek załączenia oryginału biletu, jeżeli został on wydany w formie papierowej (np. w kasie czy biletomacie).
Teraz do reklamacji wniesionej w formie papierowej można załączyć kserokopię biletu, a do wniosku przesłanego przez internet - jego skan lub zdjęcie. Przewoźnik będzie mógł żądać dostarczenia oryginału czy potwierdzonych kopii dokumentów uzasadniających roszczenie, jeżeli uzna to za niezbędne do prawidłowego rozpatrzenia sprawy. Dokumenty te będzie jednak musiał zwrócić listem poleconym najpóźniej w momencie wysyłki decyzji reklamacyjnej. Dotychczas kwestia ta nie była uregulowania.
Pasażer, który wniesie reklamację w formie tradycyjnej, będzie mógł zastrzec chęć otrzymania odpowiedzi drogą elektroniczną, a w reklamacji elektronicznej będzie mógł zażądać przesłania odpowiedzi listem poleconym. Natomiast jeśli nie określi formy odpowiedzi, to przewoźnik będzie mógł dostarczyć mu informację o rozstrzygnięciu sprawy w tej samej formie, w jakiej otrzymał zgłoszenie (np. pocztą elektroniczną).
Przewoźnik ma teraz obowiązek pisemnego, niezwłocznego potwierdzenia pasażerowi przyjęcia reklamacji wnoszonej w kasie lub siedzibie firmy. W przypadku reklamacji otrzymanej elektronicznie ma na to maksymalnie 7 dni od jej otrzymania. Utrzymany został 30-dniowy termin rozstrzygnięcia reklamacji, przy czym oznacza on datę nadania odpowiedzi. Do obowiązkowych elementów decyzji reklamacyjnej dodano konieczność poinformowania pasażera o tym, że ma on prawo odwołania się od niesatysfakcjonującej decyzji reklamacyjnej.
