Odpowiedź na potrzeby i wyzwania
Oddział w Łańcucie jest kolejną lokalizacją po Wrocławiu, w której firma zdecydowała się wdrożyć nowy system HR, aby ustandaryzować, zintegrować i zoptymalizować procesy HR. Wdrożenie w Łańcucie było następstwem decyzji firmy o budowie nowej, globalnej architektury systemów w Grupie Rawlplug. Dodatkowo potrzebny był dostęp do systemu HR dla menedżerów, tak aby mogli w nim realizować procesy związane z obsługą kadrową pracowników, obszarem zarządzania czasem pracy, premiowaniem pracowników oraz utrzymaniem systemu w zgodności ze zmianami prawnymi.
– Naszym celem w oddziale Koelner Rawlplug IP w Łańcucie było wdrożenie systemu kadrowego wpisującego się w strategiczne założenia rozwoju firmy. Chcieliśmy poprzez standaryzację procesów kadrowo-płacowych zwiększyć efektywność realizowanych działań. Ważnym elementem była również integracja procesów objętych wdrożeniem z SAP S/4HANA – mówi Katarzyna Pietryga-Żabińska z Koelner Rawlplug IP. – Konsolidacja obsługi wielu elementów z zakresu HR w jednym systemie umożliwia sprawne monitorowanie procesów i zdarzeń kadrowych, szybkie i spójne raportowanie danych pracowniczych oraz osiągnięcie integralności informacji, eliminacji redundancji i uwspólnianie danych. Wdrożenie pozwoliło też zwiększyć poziom samoobsługi pracowniczej – wylicza Katarzyna Pietryga-Żabińska.
Nowoczesne środowisko dla HR, pracowników i menedżerów
Wdrożenie w Łańcucie to rozszerzenie zakresu wykorzystania systemu uruchomionego wcześniej w Centrali we Wrocławiu. System opiera się na wybranych elementach rozwiązania SAP SuccessFactors i autorskich produktach Gavdi w nowatorskim modelu HR z chmury pod nazwą Gavdi HR Cloud. W ramach prac projektowych w Rawlplug skonfigurowano i udostępniono takie moduły systemu SAP SuccessFactors jak Employee Central (procesy kadrowe), Employee Central Payroll (procesy płacowe), Wdrożenie objęło także Gavdi Time Management Platform – zestaw aplikacji samoobsługowych w technologii SAP Fiori, przyjaznej użytkownikowi, umożliwiających sprawne planowanie, ewidencję i rozliczanie danych czasu pracy. Gavdi odpowiadało również za aplikację premiową, która umożliwia menedżerom planowanie i rozliczanie premii. Została ona stworzona na podstawie rozwiązania Gavdi Payroll Cost Planning and Reporting Platform.
– Cieszymy się z realizacji kolejnego projektu dla Rawlplug. Efektem wdrożenia Gavdi HR Cloud w oddziale w Łańcucie jest optymalizacja wielu procesów. Poprzez łatwy dostęp do systemu każdego pracownika zwiększył się poziom samoobsługi w zakresie wniosków pracowniczych, podglądu danych, w tym pasków płacowych czy PIT-ów (generowanych automatycznie). Odciążyło to dział HR od czasochłonnych czynności oraz ograniczyło papierowy obieg dokumentów – wskazuje Marcin Bogacki, Kierownik Projektu z Gavdi Polska. – Zredukowano też duże nakłady pracy menedżerów przy planowaniu grafików, obsłudze wniosków pracowniczych czy zbieraniu informacji niezbędnych do zarządzania zespołem. Bezpośredni i łatwy dostęp menedżera do danych o członkach zespołu ułatwia podejmowanie decyzji, a to przekłada się na efektywność wielu procesów – dodaje.
Usprawnienie w wielu obszarach
– Wdrażając Gavdi HR Cloud, Koelner Rawlplug IP Sp. z o.o. Oddział w Łańcucie zyskał nowoczesne, solidne rozwiązanie do zarządzania procesami kadrowo-płacowymi, czasem pracy, premiowania oraz samoobsługą pracowniczą i menadżerską. Wartością dodaną jest fakt, że w miarę przyszłego rozwoju firma będzie mogła poszerzać jego funkcjonalności o kolejne moduły. Ponadto Rawlplug jako Klient ma komfort pracy z jednym partnerem. Licencje, infrastruktura, system, wdrożenie, wsparcie, utrzymanie zgodności z prawem przez cały okres umowy – wszystko jest dostarczane przez Gavdi – mówi Marcin Bogacki z Gavdi Polska.
Spośród szerokiej gamy produktów autorskich Gavdi, Rawlplug w Łańcucie wykorzystuje:
- Gavdi eDeklaracje – usprawniające procesy przygotowywania i masowej elektronicznej wysyłki dokumentów PIT,
- Gavdi PPK – do obsługi procesów PPK,
- Gavdi Korekty ZUS – umożliwiające prawidłowe przygotowywanie korygujących dokumentów ZUS bezpośrednio w systemie,
- Gavdi Reporter – do elastycznego raportowania danych pracowników w różnych układach,
- Gavdi Document Generator – do generowania dokumentów zewnętrznych przy wykorzystaniu mechanizmów pakietu Microsoft Office,
- Gavdi Reminder – do obsługi procesu powiadomień użytkowników,
- Gavdi Replicator – do kopiowania danych HR przechowywanych w systemie SAP.
- Gavdi Self Service Platform – poszerzające samoobsługę pracowniczą oraz menadżerską np. wyświetlanie pasków, PITów, składanie wniosków, raportowanie dla menadżerów
Projekt wdrożeniowy trwał pół roku – od kwietnia 2021 do września 2021. Systemem objęto ok. 500 pracowników.
Oddział Koelner Rawlplug IP Sp. z o.o. w Łańcucie to wiodący producent elementów złącznych w Europie, który należy do Grupy Rawlplug, skupiającej zakład produkcyjny oraz spółki dystrybucyjne obejmujące wszystkie kontynenty. Oferowane wyroby spełniają najwyższe wymagania klientów z różnych branż, a firma bazuje już na ponad 60-letnim doświadczeniu. Jakość produktów zapewniają: system zarządzania jakością, uzyskane certyfikaty i dopuszczenia, własny dział kontroli jakości oraz stałe modernizacje parku maszynowego i procesów technologicznych, a także wysokokwalifikowana kadra inżynieryjno-techniczna oraz własne, nowoczesne zaplecze badawczo-rozwojowe.
