KZN na obecnym etapie postępowania chce na podstawie złożonych ofert ustalić wartość usługi polegającej na zapewnieniu wsparcia w zakresie działań z obszaru public relations, ze szczególnym naciskiem na media relations.
Współpraca będzie obejmować okres 2 miesięcy, KZN nie wyklucza jej przedłużenia.
Jednym z zadań wybranej potencjalnie agencji będzie utrzymywanie poprawnych stosunków z mediami poprzez utrzymywanie dobrej komunikacji KZN otaczającym go środowiskiem.
Zajmie się ona współpracą z mediami oraz przygotowywaniem komunikatów oraz notek prasowych, w tym możliwych do udostępnienia na stronach internetowych oraz w serwisach społecznościowych. Zadba o regularny kontakt z mediami - będzie inicjować działania komunikacyjne: publikacje, wywiady, opracowywanie i dostarczanie wypowiedzi i odpowiedzi na zapytania dziennikarzy (z czasem reakcji w dni robocze w godzinach pracy maks. 1 godz., pozostałe godziny maks. 3 godz., weekendy 6 godz.).
Do jej obowiązków ma należeć też aktualizacja i zarządzanie treścią stron www wraz z ich rozwojem, bieżące zarządzanie treściami, analiza ruchu. Agencja ta zajmie się również współtworzeniem i wspieraniem działań contentowych oraz brandingowych, koordynacją wszelkich działań reklamowych, w tym z zakresu digital marketingu oraz przygotowywaniem materiałów marketingowych, w tym na zlecenie instytucji nadzorującej i właściwego ministra. Będzie też wspierać KZN w negocjowaniu warunków publikacji dodatkowych (artykułów sponsorowanych, działań reklamowych) oraz zajmie się zarządzaniem kryzysowym.
W pierwszym etapie postępowania KZN zweryfikuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu i odrzuci oferty, które nie spełnią określonych wymagań. W drugim etapie, do którego zostaną zakwalifikowani tylko te agencje, które pomyślnie przejdą etap pierwszy firma dokona oceny ofert
Do 3 etapu zaproszone zostaną maksymalnie 3 agencje, które będą wówczas miały za zadanie przygotować propozycję strategii marketingowej dla KZN.
KZN zastrzega, że odrzucone zostaną wszystkie oferty, w których koszt miesięcznej obsługi przekroczy kwotę 5 tys. zł miesięcznie netto (bez VAT).
