Z usług firmy korzystają zarówno krajowe, jak i międzynarodowe sieci detaliczne, stacje paliw oraz super- i hipermarkety. itelligence, spółka doświadczona w usprawnianiu procesów biznesowych swoich klientów, nie tylko wdrożyła w Lekkerland Polska S.A. system SAP, ale także zajmuje się jego administrowaniem i utrzymaniem.
- Wsparcie ze strony itelligence obejmuje zarządzanie środowiskiem SAP, usługę dual Data Center, która polega na przechowywaniu danych w dwóch lokalizacjach, oraz archiwizację danych, czyli przenoszenie ich z systemu produkcyjnego do systemu archiwizującego – uściśla Andrzej Świderski, dyrektor IT w Lekkerland.
Usługa elastyczna – jak rynek
System SAP, którego Lekkerland używa od lipca 2005 roku, wspiera wszystkie procesy zachodzące w przedsiębiorstwie, głównie sprzedaż, dystrybucję, zakupy, finanse i kadry. Narzędzia systemu SAP zbierają, konsolidują, a następnie udostępniają pracownikom – w czasie rzeczywistym i w jednakowym formacie – dane ze wszystkich oddziałów spółki. Na ich podstawie firma może dokonywać analiz wstecz oraz podejmować decyzje związane z planowaniem czy controllingiem. Zarząd Lekkerland zyskuje zaś rzeczywisty, pełny i aktualny obraz sytuacji. Jest to szczególnie ważne w branży FMCG, w której sytuacja zmienia się bardzo szybko i często zachodzi potrzeba dostosowania oferty do zmieniających się potrzeb i wymagań klientów.
- Współpracujemy z Lekkerland od blisko 10 lat. W ramach umowy outsourcingu IT gwarantujemy pełną elastyczność usług, ich dostępność na żądanie i koszty uzależnione od faktycznego wykorzystania zasobów – opisuje Paweł Bielecki, menedżer sprzedaży w itelligence.
Kierunek – specjalizacja
Dzięki najnowszym technologiom możliwe jest bieżące dopasowywanie parametrów systemu do aktualnych potrzeb klienta. Przykładem może być projekt obecnie przeprowadzany przez itelligence – upgrade, czyli uaktualnienie modułu SAP HR.
- Dotychczas używana wersja modułu kadrowego traci wsparcie producenta, SAP A.G., co oznacza, że bez upgrade’u nasz system nie uwzględniałby zmian i poprawek w Kodeksie Pracy, a takich nowości jest od kilku do kilkunastu w miesiącu – wyjaśnia dyrektor Świderski.
Co równie ważne, powierzenie itelligence opieki nad środowiskiem SAP pozwoliło Lekkerland na zaangażowanie personelu i środków w kluczowych sferach działalności.
- Nasz wewnętrzny zespół IT liczy zaledwie osiem osób. Mamy dość pracy przy wprowadzaniu drobnych modyfikacji w systemie SAP oraz zarządzaniu uprawnieniami użytkowników wewnętrznych. A przecież odpowiadamy też za działanie wszystkich innych narzędzi informatycznych w firmie. Stąd bierze się potrzeba korzystania z outsourcingu – w gestii itelligence są sprzęt i systemy operacyjne, bazy danych i poważniejsze zmiany konfiguracyjne – wskazuje Andrzej Świderski.
Wsparcie, która nie uzależnia
Podział obowiązków między outsoucerem a klientem jest jednak płynny. Dużo zależy od tego, jak bardzo informatycy Lekkerland obciążeni są w danym momencie pracą. I czy sobie z określonym zadaniem poradzą. Jedno jest pewne: coraz więcej problemów w zakresie IT umieją rozwiązać samodzielnie. Między innymi dlatego, że dystrybutor FMCG od początku kładł szczególny nacisk na transfer wiedzy pochodzącej od ekspertów itelligence. Ci zaś chętnie się dzielą swoim know-how.
- W 2004 roku, gdy zapadła decyzja o wdrożeniu, nie mieliśmy kwalifikacji związanych z obsługą produktów SAP. Było to pierwsze wdrożenie systemu tej firmy w branży dóbr szybkozbywalnych w Polsce. Teraz już to rozwiązanie nie jest dla nas tajemnicą i wiele nawet skomplikowanych projektów realizujemy bez partnera z zewnątrz, co uznajemy za bardzo zdrową sytuację. Wsparcie przecież nie może uzależniać – mówi dyrektor Świderski.
Doświadczenie, reputacja, certyfikaty
Wiele firm wzbrania się przed outsourcingiem IT. Najpoważniejsze obawy dotyczą bezpieczeństwa danych, ewentualnego uzależnienia się od dostawcy i niskiego poziomu jego usług. Dlatego Lekkerland wybrał partnera z doświadczeniem, kompetencjami i renomą. Nie bez znaczenia było także to, że itelligence, jako jedna z 10 firm na świecie, zdobył certyfikat SAP Global Hosting Partner, który poświadcza najwyższą jakość usług, zweryfikowaną przez audyt firmy SAP. Zaś w roku 2012 otrzymał certyfikat Partner Center of Expertise SAP AG, który potwierdza spełnianie wymagań niezbędnych do świadczenia wysokiej jakości usług wsparcia klientów korzystających z rozwiązań SAP.
Dane pod specjalnym nadzorem
System SAP, którego używa Lekkerland, ulokowane jest na serwerach znajdujących się w Centrum Systemów Informatycznych (CSI) itelligence w Tarnowie Podgórnym koło Poznania. Ośrodek ten dysponuje zaawansowaną technologicznie infrastrukturą telekomunikacyjną, m.in. ma własne łącza światłowodowe do niezależnych operatorów telekomunikacyjnych i kilka niezależnych radiolinii łączących się z dużymi węzłami radiowymi. Dzięki generatorom prądotwórczym CSI może pracować nawet podczas długich przerw w dostawach zasilania.
Od początku dla Zarządu Lekkerland było jasne, że aby korzystać z mocy obliczeniowej, nie potrzeba serwerów zlokalizowanych u siebie. To wiązałoby się nie tylko z koniecznością powiększenia zespołu IT, ale także z dużymi inwestycjami w sprzęt i zabezpieczenia. A i tak firma nie miałaby pewności, że jest w stanie ochronić swoją wewnętrzną sieć. Tymczasem konsekwencje wycieku danych np. o klientach mogą być bardzo dotkliwe.
- Gdybyśmy nie zdecydowali się na outsourcing w zakresie przechowywania i zarządzania danymi, musielibyśmy zatrudniać w IT pracowników na trzy zmiany. Do tego doszłyby niezwykle kosztowne inwestycje we własne centrum danych, a ściślej w rozwiązania zapewniające pełne bezpieczeństwo i dostępność systemu w tzw. czasie rzeczywistym, w trybie 24/7/365, czyli 24 godziny na dobę, siedem dni w tygodniu, 365 dni w roku – tłumaczy Andrzej Świderski.
Najważniejsi są ludzie
Kompetencje inżynierów, nowoczesne technologie i zabezpieczenia, procedury outsourcera gwarantujące, że żaden projekt nie jest realizowany „na skróty” – to wszystko jest bardzo ważne. Ale o jakości współpracy decyduje coś jeszcze: interpersonalne relacje, oparte na zrozumieniu, szacunku, sympatii.
- Nasz zespół IT od 10 lat działa w niezmienionym składzie, a i kluczowi specjaliści w itelligence, z którymi kontaktujemy się na co dzień, są ciągle ci sami. Mieliśmy więc dość czasu i okazji, aby się dobrze poznać, dotrzeć i polubić. Dziś nadajemy na tych samych falach, chociaż zdarzały się momenty pełne napięcia, konfliktów – opowiada dyrektor Świderski.
- Na początku współpracy priorytety usługobiorcy i usługodawcy wcale nie muszą być zbieżne. Trzeba więc szybko porozumieć się co do wspólnych celów, sprecyzować je. Wymaga to zrozumienia i zdefiniowania problemów i potrzeb klienta – dodaje Paweł Bielecki.
Dobra komunikacja istotna jest szczególnie na etapie formułowania oczekiwań i sporządzania umowy SLA (service level agreement), która określa zakres usług, ich poziom, a także reguluje zasady partnerstwa, sposób komunikacji i raportowania.
A co, jeśli mimo pięknych obietnic, zapewnień i ustaleń nie wszystko układa się po naszej użytkownika systemu?
- W razie niepowodzenia nie wolno wpadać w panikę i zmieniać natychmiast dostawcę. Taka pochopna decyzja oznacza dla klienta duże ryzyko biznesowe. Owszem, i nam zdarzały się chwile zwątpienia, ale gdy porównaliśmy profesjonalizm, znajomość systemu i ceny usług oferowanych przez różnych polskich outsourcerów, zawsze dochodziliśmy do tego samego wniosku: że najbardziej opłaca się nam pozostać przy dotychczasowym partnerze – klaruje Andrzej Świderski.
Rozwiązanie:
Outsourcing IT w zakresie administrowania i utrzymania systemu SAP, którego wdrożenie rozpoczęło się w kwietniu 2004 r. a zakończyło we wszystkich oddziałach i w centrali Lekkerland w lipcu 2005 r.
Zakres usługi:
zarządzanie środowiskiem SAP,
upgrade modułów systemu IT,
dual Data Center,
archiwizacja danych,
Korzyści:
budowanie przewagi konkurencyjnej dzięki zewnętrznym technologiom i kompetencjom,
bezpieczeństwo firmowej sieci i ochrona danych,
usprawnienie procesów,
podniesienie jakości usług,
redukcja kosztów,
koncentracja na kluczowej działalności (handel),
dostęp do wysoko wykwalifikowanych specjalistów bez potrzeby tworzenia dodatkowych etatów,
uwolnienie zasobów personalnych i finansowych do innych zadań,
dostęp do wiedzy usługodawcy outsourcingowego.
