Po otrzymaniu adresu do usługi e-Doręczeń, przedsiębiorca może rozpocząć proces wdrożenia systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD). Cały proces składa się z kilku kroków, dlatego Poczta zaleca rozpoczęcie go z odpowiednim wyprzedzeniem.
Jak wygląda zatem wdrożenie systemu e-Doręczeń krok po kroku? Poczta Polska wyjaśnia, że najpierw należy złożyć wniosek o dostęp do środowiska integracyjnego (dalej: INT) systemu e-Doręczenia. We wniosku trzeba wskazać publiczne adresy IP, z których będzie prowadzona komunikacja ze środowiskiem INT (zarówno adresy serwerów, jak i użytkowników testujących/obsługujących incydenty).
W następnym kroku (realizując wniosek) Centralny Ośrodek Informatyki (COI) odblokuje firmie dostęp dla wskazanych publicznych adresów IP, a także przekaże trzy testowe aktywne konta profilu zaufanego (PZ) do środowiska INT. Kolejnym etapem będzie zatwierdzenie wniosków o utworzenie maksymalnie sześciu testowych adresów do e-Doręczeń (ADE), w zależności od potrzeb. Testowe adresy będą tworzone: dla osoby fizycznej, urzędu (w tym komornik czy syndyk), reprezentanta zawodu zaufania publicznego, organizacji publicznej (stowarzyszenia), przedsiębiorcy, który nie jest osobą fizyczną (przedsiębiorcy). Przekazane też zostaną loginy i hasła do konta w Atmosferze (Service Desk) dla osoby wskazanej w zgłoszeniu.
Z pomocą konta administratora lub właściciela skrzynki będzie można dodać własny system kancelaryjny (EZD) poprzez moduł uprawnień za pomocą aplikacji web. Poczta zaznacza w instrukcji, iż w trakcie dodawania systemu należy wygenerować i dodać certyfikat, którym system kancelaryjny będzie się uwierzytelniał w systemie.
Czym są e-Doręczenia?
Usługi świadczone w ramach e-Doręczeń to cyfrowe odpowiedniki papierowego listu poleconego. Dzięki nim obywatele i firmy mogą wysyłać oraz odbierać elektroniczne dokumenty potwierdzone dowodami nadania i odbioru z dowolnego miejsca posiadającego dostęp do internetu.
Dzięki unikalnym adresom do doręczeń elektronicznych (ADE), nadawanym na wniosek przez ministra właściwego ds. informatyzacji, mamy pewność, że korespondujemy z właściwym adresatem. Poczta Polska w ramach e-Doręczeń udostępnia publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE), która zapewnia komunikację z podmiotami publicznymi oraz publiczną usługę hybrydową (PUH), dostępną tylko dla podmiotów publicznych.
Od 2021 roku Poczta Polska oferuje wysyłanie korespondencji elektronicznej do podmiotów publicznych (urzędów państwowych i administracji samorządowej), działa to pod nazwą Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego. W lutym br. operator wprowadził Q-Doręczenia, których do komunikacji elektronicznej między sobą mogą używać także osoby fizyczne, firmy, przedsiębiorcy i stowarzyszenia.
