Oferty złożyły: agencja Partner of Promotion, Tarraya oraz konsorcjum 3 agencji: Świeża Bazylia PR z El Padre i Berm.
Tarraya zastrzegła podanie danych zaproponowanych w ofercie do publicznej wiadomości zasłaniając się tajemnicą przedsiębiorstwa.
Partner of Promotion zaproponowała z kolei następujące stawki: za obsługę foto i wideo wydarzeń - 45 940,50 zł, media relations - 16 850 zł, tłumaczenia - 5 166 zł, organizacja spotkań z mediami - 35 719,20 zł, wysyłka kreatywna do mediów - 362,85 zł.
Ceny zaoferowane przez konsorcjum wynoszą odpowiednio: 47 050 zł, 424 350 zł, 1137,75 zł, 21 655 zł i 155 zł.
Przetarg obejmuje przygotowanie i przeprowadzenie kampanii public relations 11. Sesji Światowego Forum Miejskiego. Kampania ma być dopasowana do potrzeb grup docelowych, ze szczególnym naciskiem na działania informacyjne i edukacyjne, prowadzone w ścisłej współpracy ze współorganizatorami wydarzenia Wybrana agencja będzie odpowiadać za realizację kampanii public relations w Polsce oraz w Europie.
Działania będą podzielone na 3 etapy: przed wydarzeniem WUF11- od momentu podpisania umowy do 24 czerwca br., w trakcie wydarzenia, od 25 czerwca do 1 lipca br. i po wydarzeniu, od 2 lipca do 31 sierpnia br.
Do zadań zwycięskiej agencji należeć będzie m.in. przygotowanie planu i harmonogramu zaplanowanych działań PR, media relations. Będzie odpowiadać także za propozycje mediów/audycji/programów/podcastów, ustalenie formy i treści najważniejszych przekazów, bieżący kontakt z redakcjami/dziennikarzami, obsługę social mediów, strony internetowej. Ma też na bieżąco wspierać resort w zakresie działań PR w wymiarze ok. 10 godzin miesięcznie, przede wszystkim konsultować założenia i treści tekstów pisanych przez lub na zlecenie ministerstwa, organizować spotkania z mediami itd.
O wyborze zwycięskiej agencji zdecydują: wstępny plan i harmonogram działań kampanii PR z podziałem na 3 etapy kampanii PR (waga 40), projekt informacji prasowej na temat inicjatywy „Plan Działań dla Miast” jako integralnej części przedsięwzięć związanych z organizacją WUF11 w Polsce (waga 33) oraz cena (waga 27).
Resort z wybraną agencją będzie pracować do 31 sierpnia br. Budżet wynosi 3 143 880 zł.
