Kilka słów o konkursach PR. Czy warto i na co zwrócić uwagę przygotowując zgłoszenie?

Zacznijmy od najważniejszego: po co?
Już widzę te komentarze, bo odpowiedź odkrywcza nie jest: ze względów wizerunkowych. To dobry sposób na promowanie pracy swojej i zespołu, agencji, klienta czy też organizacji, w której pracujemy. Kształtujemy jej wizerunek jako eksperta, pokazując swoje doświadczenie, kreatywność, umiejętność tworzenia projektów, które się sprawdzają. Nie jest też dla nikogo zaskoczeniem, że klienci szukając agencji patrzą czasami czy te otrzymują nagrody w konkursach branżowych. Może to nie jest argument kluczowy, ale może być hmm… przetargowy. Powiedzmy sobie też otwarcie: agencje kochają wszelkie rankingi, element współzawodnictwa, który pojawia się na przetargach i w trakcie konkursów. A wręczenie nagrody to ten moment, kiedy mogą wyjść na chwilę z cienia i stanąć z klientem w świetle jupiterów.

Nie zapominajmy o związanym z powyższym aspektem medialnym. Fakt - na okładce Newsweeka ani Forbesa swojego teamu nie zobaczymy, ale o uzyskanych nagrodach chętnie napiszą media branżowe. Przeczytają to klienci, partnerzy biznesowi... a także pracownicy, także ci potencjalni.

Skoro jesteśmy przy pracownikach to słowo na temat komunikacji wewnętrznej. Nie od dziś wiadomo, że firmy uwielbiają dostawać nagrody. Możliwość wewnętrznego zakomunikowania sukcesu zespołu jest nie do przecenienia. Dlatego też warto wziąć pod uwagę aspekt motywacyjny i pomyśleć o nagrodzeniu w ten sposób zespołu, który pracował nad istotnym z punktu widzenia organizacji projektem. Z tego względu cenne jest już nawet samo zgłoszenie.

Ogólnie rzecz biorąc powody dla których bierzemy udział w konkursach są warte przemyślenia – zgłaszanie projektów to po pierwsze duża inwestycja czasowa, a finalnie też finansowa. W koszty finansowe poza samą opłatą wejściową musimy też wliczyć koszty przygotowania – coraz częściej jest to film, wykonanie dokumentacji projektu w trakcie jego trwania. Ale o finansach za chwilę.

Gdzie i jak?
Gdy już doszliśmy do wniosku, że mamy ciekawy projekt, którym chcemy się pochwalić, pojawia się kolejne pytanie: który wybrać konkurs? A tych nie brakuje. Od rodzimych Złotych Spinaczy, Impactorów po Sabre Awards, Magellan Awards, European Excellence Awards czy Golden World Awards i jeszcze kilku innych. Ale nie o stworzenie finalnej listy tutaj chodzi czy wybranie najlepszych. Co jest istotne, każdy z tych konkursów ma nieco inny charakter. Różnią się zakresem tematycznym, kategoriami, sposobem oceniania, czy też rangą. Warto przejrzeć regulamin, popatrzyć na ilość i jakość zgłoszeń, opisy projektów, które wygrały, żeby wyrobić sobie zdanie. 

Czas na clue programu: zgłoszenie do konkursu. Zanim zaczniemy je pisać zastanówmy się, do której kategorii zgłosić nasz projekt. Może warto zgłosić go do kilku? To może być dobry pomysł, ale wtedy trzeba napisać zgłoszenie pod innym kątem i inaczej rozłożyć akcenty. Spróbujmy realnie ocenić gdzie ma największe szanse. Koniecznie trzeba zapoznać się z regulaminem konkursu, nie tylko pod kątem kategorii, terminu zgłoszenia i opłat, ale także wymagań dotyczących samego zgłoszenia. Oczywistość? Teoretycznie. Tylko że zgodnie z opiniami jurorów właśnie na tej części „kładzie się” najwięcej uczestników. Zarzutów jest sporo. Przede wszystkim zgłaszający nie patrzą na swój projekt holistycznie.  Zdarza się, że w nadsyłanych zgłoszeniach problem z PRowego punktu widzenia nie został rozwiązany, przeprowadzone badania niczemu nie służą. Bywa wręcz, że cele działań… nie powiązane są z efektami. A te przedstawione są tylko za pomocą AVE… „Cel: zmiana postaw w grupie docelowej. Efekt: 90 wycinków o ogólnej wartości….”. Taką opcję można sobie darować, szkoda czasu i pieniędzy.

Dlatego pod względem merytorycznym zgłoszenie musi być bezbłędne. Ale istotna jest też jego forma, co dla PRowca (teoretycznie) nie powinno być problemem. Jeśli opis nie przykuje uwagi jurora, można założyć z dużą dozą pewności, że wyląduje on na tej większej stercie… Cóż, powtarzając za wujkiem Troutem, wyróżnij się lub zgiń! To spore wyzwanie. Szczególnie, że koleżanki i koledzy po fachu zza granicy, zwłaszcza z USA, mają to nieźle opanowane. Dodatkowo organizatorzy podnoszą poprzeczkę i ułatwiają sobie jednocześnie zadanie ograniczając w większości przypadków limit znaków. Jak opisać sytuację wyjściową, badania, założenia, strategię, działania i efekty mając do dyspozycji tylko 2 000 znaków (włączając znaki przestankowe i spacje)? Wszystkiego nie będziemy w stanie napisać, trzeba skupić się na meritum projektu. Także dokumentacja powinna być zwięzła i konkretna. Jurorzy nie mają czasu i chęci, aby przeglądać bazę 200 zdjęć i kilkudziesięciu filmów trwających po 10 minut każdy. Zwłaszcza, że mają do przejrzenia nawet i kilkaset projektów. Jeśli nie macie budżetu na zrobienie filmu podsumowującego rozważcie przygotowanie dobrych slajdów. Nie wrzucajcie do jednego worka zdjęć, zaproszeń, plakatów choćby nie wiem, jak były fantastyczne. Na koniec warto też skorzystać ze sprawdzonego sposobu i dać do sprawdzenia tekst i materiały osobie z zaprzyjaźnionego zespołu. Jeśli oni tego nie kupią – jurorzy też nie.

Na koniec rozważmy kwestię kosztów. Pomijając drobne wyjątki, znakomita większość konkursów jest płatna: od 400 PLN do nawet kilku tysięcy złotych. Jednak większość wiąże się z opłatą poniżej 1000 PLN. Nie jest to duża bariera, ale w skali roku może się okazać, że są to koszty znaczące. Z drugiej strony jest to element motywujący do przygotowania dobrego zgłoszenia. Do tego dochodzą koszty przygotowania materiałów. Tutaj rozpiętość kosztowa może być duża: od tysiąca złotych w przypadku prostego montażu do nawet kilkunastu tysięcy złotych, jeśli w grę wchodzą animacje czy też bardziej wyrafinowane materiały filmowe. I cenna wskazówka: warto założyć dodatkową pozycję w budżecie na przygotowanie materiałów konkursowych już na etapie planowania projektu. Pomoże to uniknąć problemów ze znalezieniem środków na jego przygotowanie pół roku po jego realizacji.

Rozmawiając o pieniądzach nie sposób pominąć kwestii nakładów na działania PR, które w krajach „zachodnich” są większe niż w Polsce. Otóż nie zawsze wygrywają drogie projekty. Liczy się kreatywność, można wejść w kategorię „low budget”, są nawet podziały na mniejszych i większych organizatorów. Dlatego dobry opis i materiały to podstawa. Jasno określone cele i osiągnięte rezultaty. Stworzenie dobrej historii, która zainteresuje jurora. A na koniec odłóżmy na bok nasze polskie czarnowidztwo, wrodzoną podejrzliwość, spróbujmy przełamać wrodzoną niechęć do chwalenia się i zgłaszajmy się do branżowych „konkursów piękności”. Przecież Polak potrafi. Wystarczy popatrzeć na listy laureatów, coraz więcej w nich polskich organizacji. To jak, ścigamy się?

O AUTORZE:
Marcin Dąbrowski, Senior Account Manager w 24/7PR, wraz z zespołem pracuje dla McDonald’s Polska oraz Fundacji Ronalda McDonalda, prowadząc działania z zakresu PR korporacyjnego, produktowego, wewnętrznego i kryzysowego. Realizuje również eventy, programy CSR oraz wspiera PR-owo działalność charytatywną. Pracę w agencji zaczynał w 2002 roku prowadząc działania B2B dla: Browaru Belgia, Michael Page International oraz NTT System.