Olimpiady Specjalne Polska szukają agencji PR i social media. Budżet do 144 tys. zł

Postępowanie ma formę zapytania ofertowego i dotyczy obsługi komunikacyjnej od 12 października 2026 roku do 31 stycznia 2028 roku. Poszukiwana agencja ma zapewnić organizacji zintegrowaną komunikację zewnętrzną i wewnętrzną dotyczącą jej działalności sportowej i społecznej.

Jednym z założeń współpracy jest zwiększenie obecności Olimpiad Specjalnych Polska w mediach. Organizacja zakłada powrót do co najmniej czterech publikacji miesięcznie w mediach ogólnopolskich i branżowych, przy czym docelowa liczba ma zostać określona po audycie bazy mediów.

Komunikacja ma również wspierać zmianę postaw wobec osób z niepełnosprawnością intelektualną, pozyskiwanie sponsorów i partnerów oraz budowanie społeczności wokół organizacji.

Zwycięska agencja przygotuje roczną strategię komunikacji w social mediach, powiązaną z planem PR i kalendarzem zawodów. Do jej obowiązków będzie należało również tworzenie i aktualizowanie miesięcznego harmonogramu treści oraz proponowanie nowych tematów i formatów komunikacyjnych.

Olimpiady Specjalne Polska chcą prowadzić komunikację na kilku platformach, przypisując im różne role.

Facebook ma pozostać głównym kanałem, wykorzystywanym m.in. do relacji z zawodów i materiałów edukacyjnych. Instagram ma koncentrować się na zdjęciach, rolkach i stories, a YouTube na dłuższych materiałach wideo, wywiadach, podcastach i produkcjach dokumentalnych.

LinkedIn ma służyć przede wszystkim komunikacji z biznesem i potencjalnymi partnerami, TikTok – docieraniu do młodszych odbiorców, natomiast X ma być wykorzystywany m.in. do bieżących komentarzy i komunikacji podczas zawodów.

Zakres postępowania wykracza poza prowadzenie profili społecznościowych. Wykonawca zajmie się także prowadzeniem biura prasowego i pressroomu, monitoringiem mediów, organizacją konferencji prasowych i innych wydarzeń medialnych oraz przygotowywaniem materiałów dla prasy.

Do zadań należeć będzie również pozyskiwanie nowych ambasadorów i utrzymywanie relacji z obecną grupą ambasadorską, a także przygotowywanie raportów PR na potrzeby rozliczania projektów i umów sponsorskich. Organizacja oczekuje ponadto minimum pięciu wyjazdów rocznie na dwu- lub trzydniowe zawody w celu prowadzenia działań marketingowo-PR oraz przygotowania co najmniej pięciu newsletterów dla mediów w ciągu roku.

W obszarze social mediów agencja będzie odpowiadać m.in. za przygotowywanie treści, współpracę przy grafikach i materiałach wideo, produkcję rolek z wydarzeń, publikację postów, analitykę i kwartalne raportowanie. Stowarzyszenie wymaga też dostępności wykonawcy w swoim biurze przez minimum trzy dni w tygodniu, średnio po trzy godziny dziennie.

O zamówienie mogą ubiegać się podmioty posiadające co najmniej czteroletnie doświadczenie zarówno w PR, jak i komunikacji sektora pozarządowego. Wymagane jest również doświadczenie w tworzeniu i realizowaniu strategii komunikacyjnych oraz prowadzeniu i koordynacji projektów. Atutem będzie wcześniejsza realizacja kampanii społecznych.

Największe znaczenie przy wyborze wykonawcy będzie miała cena, za którą można otrzymać 60 punktów. Pozostałe 40 punktów przypadnie na doświadczenie i aktywność oferenta: 8 pkt za rekomendacje z dotychczasowej pracy, 16 pkt za plan aktywności komunikacyjnych na lata 2026–2028 oraz 16 pkt za wymagane doświadczenie.

Maksymalną wartość całego zamówienia oszacowano na 144 tys. zł netto.

Zainteresowane agencje mogą składać oferty do 23 września.