Nieprawidłowe postępowania przetargowe w branży PR są wciąż powszechne. Aż 79 proc. agencji badanych przez K+Research w ciągu ostatniego roku uczestniczyła w przetargu, który negatywnie zapadł w pamięci. Zaledwie co piąta z badanych agencji PR-owych nie miała negatywnych doświadczeń przetargowych.
Najczęstszymi błędami utrudniającymi pracę agencji są: brak określenia budżetu na współpracę, niejasne kryteria oceny, nieprecyzyjnie opisane cele i zadania, niekompletna dokumentacja. Wśród najbardziej skrajnych doświadczeń wymienić należy „idea pitching” oraz „ghosting”.
– Public relations to nie reklama. Obie branże mają wiele wspólnego, lecz każda z nich posiada unikalny charakter. Sam PR jest niezwykle złożony, co powoduje, że zakres potencjalnej współpracy będzie w dużej mierze determinował tryb przetargu, jak i kryteria wyboru agencji PR. Jako Związek Firm Public Relations, działając w oparciu o ZFPR.
Patologie w przetargach PR
Jakie negatywne sytuacje zapamiętują PR-owcy? 38 proc. ubolewa nad brakiem jakiegokolwiek kontaktu po złożeniu oferty.
Co czwarta pytana agencja uczestniczyła w postępowaniu, w którym miała poczucie, iż celem klienta jest wyłącznie pozyskanie pomysłów. 16 proc. deklaruje, iż ich koncepcja została wykorzystana i zrealizowana przez inny podmiot.
Zaangażowanie agencji PR-owych w procesy przetargowe wpisane jest w specyfikę ich działania. Jednocześnie udział w przetargach niezależnie od jego wyniku wiąże się z realnymi kosztami i obciążeniami po stronie agencji. Wciąż klienci rzadko uwzględniają w kosztach przetargów opłaty dla wszystkich jego uczestników. Aż 38 proc. badanych twierdzi, że nigdy nie dostało rekompensaty za przygotowanie oferty w przetargu (tzw. rejection fee).
Większość przedstawicieli agencji twierdzi, że do przygotowania oferty przetargowej angażuje zazwyczaj dyrektorów (88 proc.) oraz menagerów (83 proc.), a zespoły projektowe uczestniczące w przetargach przeznaczają na ten cel od 10 do 30 proc. swojego czasu pracy (83 proc.).
Właściwe zaplanowanie procesu przetargowego to gwarancja efektywnego wykorzystania czasu oraz zasobów obu stron, dlatego ZFPR w raporcie nt. doświadczeń przetargowych agencji PR określił pięć obszarów, na które Zamawiający powinni zwracać szczególną uwagę przy planowaniu postępowań przetargowych, a są to: transparentność, szacunek, informacja, terminowość oraz feedback.
– Wnioski z raportu jednoznacznie wskazują, że firmy traktujące agencje PR jako swoich Partnerów od samego początku, czyli procesu przetargowego, osiągają lepsze efekty, a klienci stają się ich beneficjentami. Taka współpraca wymaga transparentności, gotowości do słuchania i odpowiadania na potrzeby rynku. W dłuższej perspektywie przynosi to obopólne korzyści, tworząc trwałe i wartościowe standardy biznesowe – podkreśla Bartłomiej Kędzierski, managing partner Weber Shandwick.
Badanie zostało przeprowadzone wśród agencji członkowskich ZFPR przez K+Research w dniach 15.11-14.12.2023. W badaniu wzięło udział 24 przedstawicieli agencji PR (17 z agencji niesieciowych oraz 7 z agencji sieciowych).
