Prowadzone badanie rynku ma umożliwić Poczcie Polskiej poznanie potencjału, doświadczenia oraz kompetencji domów mediowych posiadających doświadczenie w obsłudze dużych organizacji o zróżnicowanym portfolio usług i szerokim spektrum odbiorców. Zebrane informacje zostaną wykorzystane do przygotowania kolejnego etapu postępowania zakupowego, którego efektem będzie wybór partnera mediowego do współpracy ramowej.
Współpraca obejmie pełen zakres działań mediowych
Planowana współpraca z wybranym domem mediowym będzie miała charakter kompleksowy. Obejmie przygotowanie strategii mediowych, opracowanie rocznej roadmapy działań, planowanie i zakup mediów online oraz offline, realizację kampanii reklamowych i pojedynczych projektów mediowych.
Wybrana agencja będzie odpowiadać również za rekomendowanie podziału budżetów pomiędzy cele biznesowe i kanały komunikacji, monitoring aktywności konkurencji oraz przygotowywanie analiz dotyczących Share of Voice, Share of Spend i Share of Search.
Zakres współpracy obejmie także benchmarking rynku, raportowanie wyników, optymalizację prowadzonych działań oraz doradztwo w obszarze kanałów cyfrowych, wideo i nowych technologii.
Doświadczenie w obsłudze zróżnicowanych grup odbiorców
W ramach RFI Poczta Polska oczekuje przedstawienia doświadczeń w realizacji działań komunikacyjnych skierowanych do klientów biznesowych, detalicznych, instytucjonalnych oraz użytkowników usług cyfrowych. Szczególnie istotne będą projekty realizowane dla sektora e-commerce, małych i średnich przedsiębiorstw, dużych nadawców przesyłek, administracji publicznej oraz podmiotów korzystających z nowoczesnych usług cyfrowych i logistycznych.
Domy mediowe proszone są o przedstawienie podstawowych informacji dotyczących organizacji. Istotnym elementem odpowiedzi będzie również prezentacja doświadczenia w obsłudze dużych klientów, realizacji kampanii ogólnopolskich, zarządzaniu wysokimi budżetami mediowymi oraz prowadzeniu projektów B2B i B2C.
Jednym z kluczowych elementów oceny będzie zespół dedykowany do realizacji zamówienia. Poczta Polska oczekuje przedstawienia osób odpowiedzialnych za zarządzanie projektem, strategię mediową, planowanie i zakup mediów, analitykę, performance marketing oraz rozwiązania wykorzystujące sztuczną inteligencję i automatyzację.
Oceniane będą również kompetencje związane z planowaniem, zakupem i optymalizacją kampanii w kanałach takich jak telewizja, radio, prasa, reklama zewnętrzna, YouTube, BVOD, CTV, programmatic, media społecznościowe, retail media, search oraz performance marketing, a także realizacja kampanii 360 stopni.
Potencjał analityczny i wykorzystanie technologii
Poczta Polska oczekuje szczegółowych informacji dotyczących możliwości analitycznych wykonawców. Istotne będą doświadczenia w monitoringu konkurencji, analizach Share of Voice, Share of Spend i Share of Search, pomiarze efektywności kampanii, modelowaniu atrybucji oraz ocenie wpływu działań mediowych na realizację celów biznesowych i sprzedażowych.
W odpowiedziach należy również przedstawić wykorzystywane narzędzia mediowe, badawcze i analityczne, rozwiązania Business Intelligence, systemy dashboardowe oraz technologie wspierające planowanie, zakup i optymalizację kampanii.
Szczególną uwagę Poczta Polska poświęca wykorzystaniu sztucznej inteligencji i automatyzacji. Wykonawcy proszeni są o opis sposobów wykorzystania AI w planowaniu mediów, automatyzacji kampanii oraz przykłady zastosowania rozwiązań opartych na uczeniu maszynowym wraz z osiągniętymi korzyściami biznesowymi.
Pytania o rabaty i kickbacki
Planowana współpraca będzie realizowana w formule umowy ramowej oraz zleceń cząstkowych. Spółka oczekuje przedstawienia modelu organizacji obsługi klienta, sposobu zarządzania projektami, modelu raportowania, deklarowanych czasów reakcji oraz procedur obsługi pilnych zadań.
Jednocześnie agencje zostaną poproszone o przedstawienie polityki rabatowej i bonusowej, zasad rozliczania korzyści handlowych oraz poziomu transparentności zakupów mediowych, ze wskazaniem, w jaki sposób bonusy i korzyści handlowe są rozliczane z klientami.
Planowane postępowanie zostanie przeprowadzone w dwóch etapach. Pierwszym będzie preselekcja wykonawców na podstawie odpowiedzi na RFI. Ocenie podlegać będą doświadczenie w obsłudze organizacji o skali porównywalnej do Poczty Polskiej, kompetencje zespołu, potencjał technologiczny i analityczny, portfolio oraz rekomendacje, a także osiągnięcia i nagrody branżowe. Do kolejnego etapu zaproszone zostaną maksymalnie cztery agencje.
Drugi etap będzie miał formę RFP, w ramach którego zakwalifikowane podmioty przygotują strategię mediową na podstawie briefu przekazanego przez Pocztę Polską. Agencje, które złożą kompletną strategię zgodnie z wymaganiami spółki, otrzymają wynagrodzenie w wysokości 10 tys. zł netto, z wyjątkiem tej, której oferta zostanie wybrana do realizacji zamówienia.
Wybrana agencja będzie pracować dla Poczty Polskiej przez 2 lata, a planowany budżet wynosi ok. 15 mln zł.
