Do zadań wybranej agencji należeć będzie opracowywanie i prezentacja koncepcji różnych eventów, ich kompleksowa organizacja i obsługa , przygotowywanie kosztorysów i kontrola budżetów.
Agencja ta zajmie się również produkcją i kolportażem materiałów wspierających komunikację danych eventów oraz dystrybucją (wraz z ich zakupem) innych produktów, gadżetów itp., w tym materiałów informacyjnych dla uczestników (np.: ulotki, foldery, mapy dojazdowe, gadżety i upominki reklamowe), zaproszeń, plakatów promocyjnych, prezentacji multimedialnych, publikacji, administrowaniem stroną www danego eventu . Będzie również odpowiadać za opracowanie materiałów graficznych, tekstowych (w tym scenariusze, programy, teksty, wzory plakatów zaproszeń), dźwiękowych, filmowych oraz obsługą eventów w social mediach.
Spółka planuje wybrać maksymalnie 8 firm, które złożą najkorzystniejsze oferty i z nimi będzie prowadzić negocjacje. Negocjacje będą dotyczyć warunków określonych w złożonej ofercie, co oznacza że w ich trakcie nie będzie można złożyć nowej oferty np. z niższą niż pierwotnie ceną.
Umowa z wybraną agencją zostanie zawarta na rok z możliwością jej przedłużenia na kolejny rok.
