Podsumowanie roku 2021 w branży eventów, perspektywy na 2022 rok

Zobacz podsumowania roku:

POLECAMY: podsumowanie roku social media

POLECAMY podsumowanie roku w influencer marketingu

POLECAMY: podsumowanie roku w esporcie

POLECAMY: podsumowanie roku w UX i web designie

POLECAMY: ranking kryzysów 2021

POLECAMY: podsumowanie roku public relations

Dominik Górka, co-CEO i dyrektor kreatywny Live Age

Wydarzenie roku

Nie widzę pojedynczego projektu, który samodzielnie opisałby to, co działo się w tym roku. To dobrze, bo bohaterem była dla mnie sama zmiana, współtworzona przez co najmniej kilka najlepszych agencji live experience i wymagających klientów, którzy właśnie teraz, razem, na nowo definiują marketing doświadczeń.

Najważniejsze trendy w mijającym 2021 roku. Trend na 2022

Oczywistym trendem ubiegłego i najbliższego roku jest łączenie realu z digitalem. Już nie jako konieczność, ale świadomy wybór dobrych agencji i wymagających marek. On będzie aktualny także w kolejnym roku. Ale dla mnie ważniejsze będą kolejne dwa kroki. Pierwszy to pokazanie, jak skutecznymi narzędziami są projekty live experience i zbudowanie świadomości, że tak należy o nich myśleć. Drugi to stałe, wspólne i mądre włączanie przez agencję i klienta projektów live experience w komunikację. Postaramy się popracować nad trendem, którym jest przekonanie, że w nowym marketingu to wyjątkowo ważny element układanki. Mamy już coraz więcej danych, że tak właśnie jest.

Co pandemia zmieniła w mojej branży w 2021 roku?

Branża, przyzwyczajona do kryzysu, skupiła się nie na problemach, ale na wyzwaniach. Przyjemnie było widzieć, że także inni dostrzegają raczej możliwości niż bariery. Każdy kryzys jest przecież szansą. W biznesie, jak w kolarstwie, najlepsi wyprzedzają, gdy robi się pod górę. Nowatorskie koncepty, ważne (także międzynarodowe) nagrody, ale przede wszystkim potwierdzona danymi skuteczność projektów: to, co wydarzyło się w ostatnich miesiącach, to okazja dla tych, którzy rozumieją zmianę i chcą wyznaczać trendy. Cieszę się, że co najmniej kilka agencji właśnie tym się zajęło. To wystarczy, by reszta poszła ich śladem.

Największe wyzwanie na 2022 rok

Live experience i cały marketing doświadczeń są w wyjątkowym momencie. Mamy niezwykłą okazję skuteczniej niż kiedykolwiek wpływać na markę i jej relacje z odbiorcami w komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej. Myślenie w poprzek kanałów, poruszanie się równocześnie w realu i digitalu oraz data based marketing otwierają całkiem nową perspektywę. W systemie połączonych kropek live experience może być obowiązkowym, najsilniejszym elementem, który razem z pozostałymi działaniami marki zbuduje skuteczniejsze niż kiedykolwiek doświadczanie marki. By tak się stało, dobre agencje muszą pokazać klientom, jak wpiąć live experience w proces. To jest nasz cel na nowy rok.

Monika Batorska, event manager/producent Walk Events

Wydarzenie roku

Według mnie wydarzeniem roku były Letnie Igrzyska Olimpijskie w Tokio. Jestem pod wrażeniem, że pomimo pandemii i obostrzeń, organizatorzy zdecydowali się na przeprowadzenie Igrzysk, zaangażowali mnóstwo ludzi, którzy dbali o dystans społeczny, bezpieczeństwo zawodników oraz ich komfort podczas zmagań sportowych. Pokazuje to, że odpowiedni plan oraz zaangażowani ludzie dbający o poszczególne elementy są w stanie przeprowadzić największe wydarzenia pomimo przeciwności losu. W naszej branży nie ma rzeczy niemożliwych!

Najważniejsze trendy w 2021 roku, trend na 2022 rok

Trend w komunikacji online – maksymalne zaangażowanie uczestnika. Zarówno my jako agencja, jak i nasi klienci, zdaliśmy sobie sprawę, że spotkań online jest już tak wiele, że wyzwaniem okazało się utrzymanie zainteresowania ze strony widzów - ich zaangażowania i pełnej atencji podczas konferencji. Koniecznym stało się wprowadzanie do scenariusza eventów online takich narzędzi jak konkursy, quizy, kreatywna wysyłka, chat czy też możliwości kontaktu między uczestnikami, aby zainteresowanie było stale na wysokim poziomie. Trend na 2022 rok – trudno przewidzieć, jak będzie się rozwijała sytuacja pandemiczna, zakładam jednak, że dla osób zaszczepionych będziemy mogli organizować eventy w pełnym wymiarze oczywiście przy zachowaniu odpowiednich zasad bezpieczeństwa. Nie zmienia to jednak faktu, że wydarzenia online na stałe wpiszą się już w nasz eventowy kalendarz.

Co pandemia zmieniła w mojej branży w 2021 roku?

Przede wszystkim klienci korporacyjni dostrzegli, że spotkania online stały się dużym wyzwaniem w zakresie utrzymania zainteresowania i uwagi pracownika czy gości. Wydarzenia online nie są w stanie zrealizować wszystkich niezbędnych z perspektywy klienta celów. Wszyscy stęsknili się za spotkaniami, za bezpośrednim kontaktem z innymi ludźmi. Konferencja w hotelu to nie tylko część merytoryczna, prezentacje czy wykłady. To również możliwość spędzenia wspólnego czasu podczas kolacji / imprezy wieczornej, wymiana doświadczeń oraz spotkania w charakterze nieformalnym. Zdecydowana większość naszych klientów, jak tylko złagodzono restrykcje związane z przeciwdziałaniem pandemii COVID-19, wybrała organizację klasycznych wydarzeń, nie online, co niezmiernie mnie cieszy. To co się zmieniło – a właściwie weszło do naszych standardów pracy na dobre, to dbanie nie tylko o bezpieczeństwo, ale również o zdrowie gości. Maseczki, płyny do dezynfekcji, mierzenie temperatury przy wejściu na event, sprawdzanie certyfikatów szczepień, a często również przeprowadzanie testów sprawia, że nasi klienci i ich goście czują się bezpiecznie i komfortowo.

Największe wyzwanie na 2022 rok

Mam nadzieję, że sytuacja pandemiczna ustatkuje się na tyle, że będziemy mogli powrócić do organizacji większej ilości eventów stacjonarnych. Jeśli tak się stanie, agencje będą otrzymywać coraz więcej zapytań ofertowych, a kluczowym wyzwaniem będzie pozyskanie dobrze wykwalifikowanych pracowników. Przez ostatnie dwa lata w wyniku znaczącego spadku ilości organizowanych eventów, wiele osób zostało zmuszonych do zmiany branży i widzę, że obecnie wytworzył się całkiem nowy rynek. Jeśli czeka nas kolejny lockdown i obostrzenia, wyzwaniem nadal będzie układanie scenariuszy wydarzeń online w taki sposób, aby ludzie brali w nich udział z przyjemnością - z zaciekawieniem i zaangażowaniem i aby treści merytoryczne trafiały do nich w nieszablonowy sposób.

Dawid Bednarski, dyrektor kreatywny Imagine Nation

Wydarzenie roku 2021

Connect 2021. Premiera wizji Metaverse’u i re-branding Facebooka na Meta wzbudziły wiele kontrowersji, ale pobudziły cały świat. Jedni są za, inni przeciw. Dla mnie jednak najciekawsze jest w tym to, że Mark Zuckerberg dał nam wykład z eventu online. Na przykład: jeśli masz dobrą historię i jasny przekaz, nie musisz być online live. Dostaniesz też dzięki temu więcej możliwości. Czy scenografia jest ważna? Tak, ale dobieraj ją bez nawyków z eventów offline. Przede wszystkim zastanów się, czy potrzebna ci scena. Chcesz ocieplić wizerunek? Twoją sceną może być wnętrze mieszkalne. Chcesz ludzi przenieść w abstrakcyjną przestrzeń? Możesz, ale nie szafuj tym. Pokazuj produkt w użyciu, nawet jeśli to tylko wizja, a kiedy sięgasz po influencerkę, niech będzie spełnieniem marzeń i spełniaj jej marzenia. Ja robiłem notatki - mimo słabej gry aktorskiej.

Najważniejsze trendy w 2021 roku. Trend na 2022

Zoom Fatigue (2021). Maximize Digital & Maximize Offline (2022). Zoom i inne formy komunikacji, które wybuchły w ostatnich dwóch latach z oczywistych względów, przyniosły nam tyle samo pozytywów, co negatywów. Oszczędzamy czas i pieniądze, komunikując się łatwo i natychmiastowo. Równocześnie męczy się nasz umysł, spada nam poczucie własnej efektywności, nie czujemy, że naprawdę rozmawiamy z kimś po drugiej stronie ekranu i z trudem identyfikujemy granicę między czasem służbowym a prywatnym. Jako niejedyny przeczuwam trend: maksymalne wykorzystanie cyfrowych narzędzi przy równoczesnym maksymalizowaniu czasu offline. To co ułatwia mi życie poprzez online, bardzo cenię. Zarazem chcę umieć być offline: kiedy odpoczywam, przebywam z bliskimi czy doświadczam czegoś nowego.

Co pandemia zmieniła w mojej branży w 2021 roku?

Podniosła do potęgi wagę relacji i zaufania między klientem a agencją.

Największe wyzwanie na 2022 rok

Okiełznać sprzeczności w zachowaniach konsumenckich. HR-owcy coraz częściej mówią o wyzwaniu: spada nam engagement pracowników, bo tracą poczucie identyfikacji z firmą, pracując na home office. Ludziom jest trudno, bo się nie widzą w realu i nie wymieniają się energią. Równocześnie nie chcą wrócić do biur - i to często nie z powodu zagrożenia zdrowia. Podobne paradoksy pojawiają się u konsumentów. Chcę, ale się boję. Chcę doświadczać, ale szybko się rozpraszam. Chcę coś przeżyć, ale nie chce mi się wyjść z domu. Chcę, abyś dawał mi coś skrojonego na moje potrzeby, ale nie życzę sobie, abyś mnie śledził. Wracamy do fundamentalnych pytań o relację konsument - marka. Kiedy ta relacja jest ekscytująca i sama się napędza?

Katarzyna Banasiewicz, event manager Unique One

Wydarzenie roku

Jeżeli chodzi o wydarzenie roku, to na pewno warto zwrócić uwagę na koncert Maty na warszawskim Bemowie. Koncert odbył się 2 października 2021 roku dla prawie 40 tysięcy osób. Był to prawdopodobnie największy koncert w historii polskiego hip hopu i jeden z pierwszych od początku pandemii. Wydarzenie było tak duże, a nagłośnienie tak potężne, że okoliczni mieszkańcy czuli drgania bloków, które uznali za trzęsienie ziemi, przez co doszło do ich ewakuacji. To pierwsze tak duże wydarzenie od początku pandemii w Polsce, które pokazało, że ludzie (głównie młodzi) mają dość izolacji i chcą doświadczać oraz uczestniczyć w koncertach i dużych zgromadzeniach.

Najważniejsze trendy w mijającym 2021 roku. Trend na 2022

2020 i 2021 rok to lata niepewności. Miejmy nadzieję, że kolejne lata będą odrodzeniem, najlepiej z nawiązką. Agencje, które przetrwały, nauczyły się adaptować do panujących warunków i szybko reagować, dzięki czemu stały się odporne i elastyczne.
Eventowcy to w tym momencie nie tylko wspaniali organizatorzy i zadaniowcy, ale również informatycy, którzy muszą potrafić organizować spotkania online.Trendem, który był i z nami pozostanie, są wydarzenia online i hybrydowe oraz hybrydowy model pracy (praca biurowa połączona z home office). Niemniej jednak, ludziom brakuje spotkań na żywo i bezpośredniego kontaktu, bo żadne spotkania online ich nie zastąpią. Branża nigdy nie wróci do stanu sprzed pandemii, ale miejmy nadzieję, że trendem na 2022 rok będzie powrót (chociaż częściowy) do organizacji wydarzeń offline. Imprezy na świeżym powietrzu dają większe możliwości, szczególnie jeśli chodzi o większą ilość osób, które będą mogły w nich uczestniczyć. Można więc stwierdzić, że będą się rozwijały imprezy i wydarzenia "pod chmurką". Możliwe też, że wielotysięczne festiwale czy targi będą rozwlekane w czasie i przedłużane, żeby zmniejszyć ilość osób, które są w tym samym czasie w tym samym miejscu. Ciekawym rozwiązaniem są wydarzenia/kina drive-in. Każdy uczestnik w swoim samochodzie ogląda na dużym ekranie premierę filmu, a dźwięk słyszy przez radio swojego samochodu. W tym przypadku zachowana jest zarówno odległość jak i pełne bezpieczeństwo. Można zatem stwierdzić, że w okresie jesienno-zimowym przeważać będą eventy offline, a w okresie wiosenno-letnim wydarzenia offline, szczególnie na świeżym powietrzu. Co ważne, trzeba pamiętać o zapewnieniu poczucia bezpieczeństwa oraz samego bezpieczeństwa, żeby ludzie chcieli uczestniczyć w wydarzeniach, a ryzyko zachorowania było małe.

Co pandemia zmieniła w mojej branży w 2021 roku?

Największe zmiany w branży wymusił rok 2020. 2021 rok to kontynuacja i dostosowanie się do ciągle zmieniającej się sytuacji w kraju i za granicą. Trzeba było opracować elastyczny system organizacji wydarzeń, bo z dnia na dzień obostrzenia mogły wrócić, przez co wydarzenie nagle trzeba odwołać lub przenieść do sieci. Do każdego projektu trzeba opracować plan B w razie pojawienia się nagłych zmian. Dodatkowo, pandemia zmieniła strukturę zatrudnienia, co dało się zauważyć po poluzowaniu obostrzeń. Brakowało pracowników fizycznych i specjalistycznych, przez co podwykonawcy nie byli w stanie przyjmować tak wielu zleceń jak przed pandemią. Pracownicy, którzy zostali w branży eventowej, często byli zmuszeni do pracy po godzinach oraz do rozwinięcia swoich umiejętności logistycznych, żeby pogodzić dużą ilość zleceń z mniejszą liczbą pracowników. Dało się to zaważyć w branży gastronomicznej (kelnerzy, kucharze), transportowej (brak pojazdów i kierowców), eventowej (specjaliści od multimediów, oświetlenia i nagłośnienia) oraz w wynajmie sprzętu (namioty, meble). Część pracowników zza granicy nie wróciła, więc rynek był nienasycony. Można więc stwierdzić, że braki kadrowe były sporym utrudnieniem w 2021 roku.

Największe wyzwanie na 2022 rok

Niezmiennie od dwóch lat – przetrwać i liczyć na to, że wszystko w końcu wróci do normy, a klienci wrócą do organizowania standardowych eventów offline. Oczywiście nie można biernie się przyglądać, lecz trzeba aktywnie uczestniczyć w rynku oraz rozmawiać z klientami, którzy na chwilę obecną boją się lub mają odgórne zakazy organizacji wszelkich spotkań. W dalszym ciągu można rozwijać swoje kompetencje w organizacji eventów online, bo one na pewno w pewnym stopniu z nami już zostaną.
Kolejnym wyzwaniem jest brak pracowników. W 2020 roku duża ich część była zmuszona się przebranżowić, więc w 2021 roku dało się zauważyć braki wyspecjalizowanej obsługi. Myślę, że obecnie sytuacja nie jest na tyle stabilna, że pracownicy będą wracać do branży eventowej, więc braki personalne będą też wyzwaniem na 2022 rok. Dodatkowo, przez home office zatraciliśmy się w pracy, która stała się nieodłącznym elementem życia w domu. Frazes "work-life balance" już nie jest tak często wypowiadany, bo praca hybrydowa pozwala na mieszanie się życia prywatnego ze służbowym, przez co zatracamy granice i pracujemy po godzinach, ponad wymiar czasu pracy, bo skoro i tak jesteśmy w domu, to czemu nie otworzyć tego laptopa? Traci na tym rodzina i życie prywatne, ale czy można mówić o życiu towarzyskim podczas lockdownu? Praca stała się integralną częścią naszego życia, a wyraźna dotąd granica już raczej nie istnieje. Taki styl pracy powoduje wypalenie zawodowe, napięcia i dyskomfort psychiczny. Tutaj pojawia się wyzwanie dla liderów, którzy powinni czuwać, rozumieć i reagować w razie konieczności. Miejmy nadzieję, że w 2022 roku wszystko wróci do normy, a wręcz nastąpi wzrost gospodarczy. To będzie czas, kiedy okaże się jak w trudnych czasach pracodawcy potraktowali swoich pracowników,  partnerzy biznesowi siebie nawzajem, a firmy swoich klientów. Lojalność i zaufanie, które zbudowano w 2020 i 2021 roku zwróci się w kolejnych latach.

Michał Kaleta, managing director w Endorfina Events

Wydarzenie roku

Powrót do spotkań na żywo. Każdy pierwszy offline’owy event wiązał się z wyjątkowymi emocjami, zarówno dla organizatorów, jak i uczestników. Mogliśmy widzieć z bliska reakcje pracowników podczas spotkań firmowych, którzy w wielu przypadkach do tej pory znali się tylko z Teamsów czy Zoomów. Obserwowaliśmy entuzjazm uczestników koncertów i wydarzeń kulturalnych, szeroko postujących swoje doświadczenia w mediach społecznościowych. Wszyscy zdaliśmy sobie sprawę, jak bardzo nam tego brakowało i jak ważne dla zdrowego funkcjonowania jest życie społeczne. Również w ramach struktury zawodowej. Nie byłoby to możliwe, gdyby nie nadrzędne wydarzenie roku - wprowadzenie powszechnego dostępu do szczepionek.

Najważniejsze trendy w 2021 roku. Trend na 2022 rok

Najmocniej rysującym się trendem roku 2021, który mocno będzie obecny również w 2022, jest focus na wydarzenia hybrydowe, łączące spotkanie on site i transmisję online. Takie podejście do eventów jest zarówno bardzo praktyczne (możliwość elastycznego reagowania w kwestii skali wydarzenia w świecie rzeczywistym), jak i korzystne względem budowania zasięgu, a więc zwrotu z inwestycji (transmisja wydarzenia może dotrzeć do znacznie większej liczby uczestników, wykraczając poza ograniczenia, takie jak m.in. miejsce zamieszkania). W kwestii innych trendów warto wspomnieć o zwiększaniu się roli technologii w eventach i coraz większym udziale Generacji Z, a co za tym idzie - potrzebie uczestników w posiadaniu wpływu na kształt wydarzenia, oraz wzrost znaczenia elementów eventu „on demand”. Trendem, który w 2022 będzie mocno widoczny, jest także silne dążenie do ograniczania śladu węglowego i świadome budowanie koncepcji eventów tak, by były jak najmniej szkodliwe dla planety: reuse, rental – to będą hasła klucze.

Co pandemia zmieniła w mojej branży w 2021 roku?

Poza oczywistymi problemami dla branży spotkań ciekawą obserwacją była nieregularność eventowego kalendarza. Widać było, jak rynek z jednej strony reaguje na spadki zakażeń, a z drugiej na widmo kolejnych fal. Zarówno w Polsce, jak i całej Europie jesień była szalonym momentem kumulacji projektów eventowych. Kalendarze firm w branży MICE wypełnione zostały do granic możliwości. Jako przykład podam event, który realizowaliśmy w Londynie i na sprawdzonych 30 dostawców cateringu tylko 3 było w stanie podjąć się zlecenia. Inną zmianą spowodowaną pandemią była duża bezwładność w kwestii podejmowania decyzji przez klientów. Dynamika sytuacji zwiększała okres oczekiwania na podjęcie decyzji o realizacji projektu, bądź o jego finalnej formie. Odwoływanie działań lub krótkie terminy realizacji były w 2021 codziennością.
 
Największe wyzwanie na 2022 rok

Trudno określić jedno największe wyzwanie, ze względu na to, że rynek eventowy będzie funkcjonować w nowych, nieznanych dotąd realiach. Wyzwaniem na pewno będzie nieprzewidywalność rynku, brak cykliczności projektów oraz benchmarków zachowań z poprzednich lat. Branża eventowa mocno się skurczyła, zarówno pod kątem ilości specjalistów na rynku, jak i ilości projektów. 2022 rok podzieli się na dwie zupełnie inne części. Pierwszy kwartał oraz część drugiego przebiegać będą pod znakiem ograniczeń pandemicznych i realizacji działań online’owych. Drugi kwartał i kolejne przyniosą odbicie i kolejną kumulację projektów offline oraz hybryd. Na te wszystkie elementy trzeba dołożyć wzrost cen surowców i inflację. Wyzwaniem sektora MICE będzie odnalezienie się w tych realiach.

Dagmara Chmielewska, dyrektor zarządzająca Stowarzyszenia Branży Eventowej, dyrektor programowy Studium Event Management

Wydarzenie roku

W naszej branży było kilka znaczących wydarzeń w skali ogólnopolskiej i globalnej. Jednak jeśli myślimy czysto o najważniejszym wydarzeniu dla branży eventowej w 2021 roku, była to konferencja Event Biznes Plener. Wówczas branża miała szansę pierwszy raz w roku osobiście spotkać się i wymienić doświadczeniem organizacji wydarzeń hybrydowych, online czy stacjonarnych. Skonfrontowaliśmy oczekiwania klientów oraz zrobiliśmy ankietę, która wykazała, że aż 80 proc. przedstawicieli naszego sektora jest zaszczepionych i tym samym gotowych do produkcji eventów.

Najważniejsze trendy w mijającym 2021 roku. Trend na 2022

Najważniejszym trendem była zdecydowanie digitalizacja wydarzeń oraz wprowadzenie na rynek jeszcze bardziej zaawansowanych technologii, platform oraz cyberbezpiecznych rozwiązań, które znalazły swoje zastosowanie w organizacji eventów online. Ten trend nazwaliśmy EVENT 2.0. Rok 2022 z naszego punktu widzenia to rozwój ekoeventów. Od listopada 2021 rozpoczęliśmy proces ekocertyfikacji. Ten trend przyjął się w UK tuż po zakończeniu COP 26 12.11.21 i na pewno będzie rozwijać w najbliższej przyszłości. Przed branżą eventową stoi nie tylko odpowiedzialność za zdrowie uczestników ale też pełna staranność o zachowanie naszej planety przyjaznym miejscem do życia. Tym bardziej eventy, które mają być bezpiecznym, zdrowym centrum emocji.

Co pandemia zmieniła w mojej branży w 2021 roku?

Przede wszystkim zdefiniowała na nowo "event". Wymusiła dialog na temat firm z przemysłu spotkań na linii przedsiębiorcy - administracja publiczna i rządowa. Na nowo również wyznaczyliśmy zasady budżetowania produkcji wydarzeń oraz wartości i higieny pracy. Stworzyliśmy uniwersalny Kodeks Dobrych Praktyk i wyznaczyliśmy drogę współpracy między instytucjami związanymi z pracą na rzecz środowiska firm branży eventowej.

Największe wyzwanie na 2022 rok

Największe wyzwania 2022 roku to uporządkowanie chaosu komunikacyjnego, który dziś panuje. Branża eventowa głównie funkcjonuje na zasadzie planowania. Stąd bardzo istotne są dla nas transparentne i podawane w odpowiednim czasie komunikaty o decyzjach rządu. Nie jesteśmy w stanie z dnia na dzień przygotować wydarzenia. Ogromnym ciosem są dla nas też skutki kasowania ich na dzień przed. Nasza praca należy również do działań zespołowych. Brak pewności jutra sprawia, że nie mamy kadry do pracy, choć zleceń mimo małych rozmiarów jest bardzo dużo. Nie możemy się też doczekać do powrotu do normalnych imprez masowych lub eventów na kilka setek czy tysięcy osób. Przyjdzie też taki czas, kiedy wszystkie przekładane imprezy zaczną się realizować, co może skutkować brakiem czasu na nowe przedsięwzięcia. Zatem możliwość zaplanowania kalendarza wydarzeń jest dla nas priorytetowa.