Inicjatywa jest odpowiedzią na wyniki badania przeprowadzonego wśród agencji członkowskich ZFPR, które ujawniło obszary wymagające usprawnienia w procesach przetargowych.
Badanie wykazało, że w ciągu ostatniego roku znacząca część agencji PR uczestniczyła w przetargach, które oceniła jako nieprawidłowe. Według szacunków respondentów, postępowania, w których stosowane są złe praktyki, mogą stanowić nawet 30-50 proc. wszystkich przetargów w branży PR. Najczęściej wymieniane trudności to: brak określenia budżetu na współpracę, niejasne kryteria oceny, nieprecyzyjnie opisane cele i zadania oraz niekompletna dokumentacja.
W aż 74 proc. przypadków nieprawidłowych postępowań, klienci nie dotrzymują zadeklarowanych terminów, a często w ogóle nie udzielają informacji o rozstrzygnięciu przetargu.
– Badanie „Doświadczenia przetargowe agencji PR” ujawniło, z jak wieloma błędami popełnianymi w procesach przetargowych mamy do czynienia. W ich następstwie jakość oferty, czy wycena są często niesatysfakcjonujące, a czas i zasoby przepalone. W kampanii „Partnerski PRzetarg” wyszliśmy z kluczowego założenia, że nie wynika to ze złej woli, lecz pośpiechu lub braku doświadczenia i wsparcia w prowadzeniu takich postępowań. Dlatego zależało nam na stworzeniu platformy, która wypełni tę lukę. „Partnerski PRzetarg” to przestrzeń do dyskusji oraz zbiór dobrych praktyk i narzędzi, prowadzących do transformacji relacji między Klientami, a Agencjami PR. Chcemy stworzyć kulturę przetargową, w której transparentność, wzajemny szacunek i efektywna komunikacja są normą, a nie wyjątkiem – mówi Daria Tworek, managing partner w Publicis Consultants, wiceprezeska ZFPR.
Kampania „Partnerski PRzetarg” promuje i edukuje w zakresie pięciu kluczowych obszarów dobrych praktyk - transparentność, szacunek, pełna i rzetelna informacja o przetargu, terminowość, oraz feedback udzielany po zakończeniu przetargu wszystkim zaproszonym agencjom.
Dla agencji PR, dobrze przygotowany i przeprowadzony przetarg oznacza nie tylko optymalizację kosztów udziału w postępowaniu, ale także możliwość dopracowania oferty, lepszego zaplanowania pracy zespołu oraz wzrost motywacji pracowników. Z kolei Klienci mogą liczyć na otrzymanie porównywalnych ofert, lepiej dopasowanych do ich potrzeb i budżetu, co przekłada się na wyższą jakość późniejszej współpracy i lepszą ochronę reputacji firm i marek.
Sprawmy, aby Partnerski PRzetarg był codziennością
Kampania „Partnerski PRzetarg" adresuje najczęstsze wyzwania z jakimi Agencje mierzą się podczas procesów przetargowych, jednocześnie dostarczając praktyczne rozwiązania na poprawę tych sytuacji. W warstwie kreatywnej odwołuje się ona do analogii zaczerpniętych z powszechnych w codziennym życiu zdarzeń, takich jak wizyta w restauracji lub u krawca, czy też udział w zawodach sportowych, w których pewne zachowania są niedopuszczalne.
– W codziennym życiu nawet nie przyszłoby nam do głowy, żeby zamawiając usługę nie trzymać się pewnych oczywistych zasad. Czemu więc to aż tak dziwi, kiedy tych samych zasad chcemy przestrzegać w przypadku przygotowania oferty przetargowej? Przygotowane kreacje odnoszą się w prosty sposób do analogii życiowych, uwypuklają absurdy przetargowych sytuacji i podkreślą, że #PartnerskiPRzetarg powinien być codziennością – podsumowuje Daria Tworek.
Głównym elementem kampanii jest serwis partnerskiprzetarg.pl, na którym dostępne są praktyczne porady dotyczące procesów przetargowych, w tym dobre praktyki jak również instrukcja dotycząca przygotowania i prowadzenia postępowań rozdzielona na 4 kluczowe etapy: przygotowanie przetargu, proces przetargowy, wybór Agencji oraz rozpoczęcie współpracy.
W ramach kampanii m.in. prowadzony jest podcast „Partnerski PRzetarg”, zaplanowano udział w konferencjach i wydarzeniach branżowych, współpracę z mediami biznesowymi oraz marketingowymi.
