Ile kosztuje chaos w danych? Odzyskaj uciekającą marżę dzięki innowacjom Microsoft

Firma może mieć świetnych ludzi, dobre produkty i rosnącą sprzedaż, a mimo to codziennie tracić pieniądze w obszarach, które powstają na styku działów i procesów, przez co te straty stają się niewidzialne w rachunku zysków i strat. Ich źródłem nie jest pojedynczy dział ani jedna decyzja, lecz brak spójności w danych i procesach biznesowych. Poszczególne zespoły pracują na różnych informacjach, a kluczowe kroki – od sprzedaży po rozliczenie – są wykonywane ręcznie, poza systemami lub pomiędzy nimi.

W wielu średnich i dużych organizacjach dane funkcjonują równolegle w kilku środowiskach – w CRM, narzędziach magazynowych i produkcyjnych, aplikacjach branżowych, a inne "tymczasowo" trafiają do arkuszy kalkulacyjnych. Każdy z tych elementów może działać poprawnie w swojej roli, ale bez wspólnego centrum procesów i danych całość szybko zaczyna przypominać zestaw połączonych obejściami wysp. W takim układzie chaos nie pojawia się jednorazowo – narasta stopniowo, zwiększając liczbę korekt, opóźnień i ręcznych uzgodnień.

W dalszej części pokażemy, jak uporządkowanie danych wokół systemu ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central oraz spójne podejście do procesów biznesowych pomagają odzyskać kontrolę operacyjną i stworzyć wiarygodne "jedno źródło prawdy" dla organizacji.

Prawdziwy koszt pracy na wielu systemach rzadko pojawia się jako jedna, łatwa do wskazania pozycja budżetowa. Pojawia się w sprzedaży, logistyce, finansach, a przede wszystkim w czasie pracowników, którzy codziennie naprawiają niespójności. Poniżej odkryjesz 6 obszarów, w których ten koszt najczęściej rośnie i to wraz z firmą, liczbą transakcji i tempem zmian.

Najbardziej widoczny objaw chaosu w danych to praca "pomiędzy" systemami. Zamówienie przychodzi mailem, ktoś przepisuje je do ERP. Faktura wychodzi z ERP, ale do księgowości lub innego narzędzia trzeba ją jeszcze przenieść. Status realizacji ląduje w pliku. Te pozornie drobne czynności szybko stają się stałym elementem procesu.

Z ekonomicznego punktu widzenia oznacza to dodatkowy koszt czasu oraz błędów. Co ważne, to nie jest problem "braku dyscypliny", tylko architektury informacji – jeśli dane nie przepływają automatycznie, ludzie muszą je przenosić ręcznie.

Gdy dane w firmie są rozproszone, błędy nie zawsze są widoczne w samych programach wewnętrznych. Często ujawniają się dopiero w momencie kontaktu z klientem, np. niezgodna cena, nieaktualny rabat, nieprawidłowy stan magazynowy, błędny adres. Każdy z tych przypadków pociąga za sobą koszt, np. korekty, dodatkowe telefony, nieplanowane wysyłki, a czasem po prostu utratę zaufania i klienta. Tu szczególnie bolesne jest to, że koszt błędu rośnie wykładniczo – poprawienie jej na wczesnym etapie jest nieporównywalnie tańsze niż po finalizacji zamówienia.

Jeśli raporty powstają na bazie ręcznych eksportów, a ich rzetelność zależy od sposobu zebrania i połączenia danych, firma podejmuje decyzje w oparciu o informacje niepełne albo już nieaktualne. Zamiast analizować wyniki i reagować, zespół poświęca znaczną część czasu na samo przygotowanie raportów. Dodatkowo takie raportowanie trudno utrzymać na rzetelnym poziomie, gdyż wraz ze wzrostem liczby transakcji, źródeł danych i wariantów raportów rośnie liczba wyjątków i poprawek. W praktyce oznacza to brak jednej wersji prawdy – różne działy pracują na innych definicjach wskaźników, zakresach danych i momentach odcięcia, przez co raporty pokazują różne wartości dla tych samych obszarów.

Ręczne przygotowanie raportów zwiększa też ryzyko błędów trudnych do wykrycia, np. pominiętych pozycji, zdublowanych wierszy, nieprawidłowych mapowań, nieaktualnych kursów czy niewłaściwej klasyfikacji. Korekty wykonywane już po publikacji raportu obniżają zaufanie do danych, wydłużają uzgodnienia między zespołami i spowalniają podejmowanie decyzji. W rezultacie raporty przestają pełnić rolę narzędzia zarządczego, a stają się cykliczną czynnością operacyjną, polegającą na odtwarzaniu informacji, które powinny być dostępne w sposób ciągły, spójny i możliwy do prześledzenia (od wskaźnika do źródłowej transakcji).

W wielu organizacjach dane należą do wszystkich, a w praktyce nikt nie jest odpowiedzialny za ich kondycję. Informacje o kliencie, produkcie czy statusie zamówienia są wprowadzane i modyfikowane w różnych miejscach, ale bez jasno określonych zasad, np. kto może coś zmienić, według jakiej definicji, w jakim momencie i z jaką kontrolą jakości. W efekcie problemy z danymi ujawniają się dopiero wtedy, gdy coś się nie zgadza – w raporcie, w rozliczeniach, na etapie realizacji albo w kontakcie z klientem.

Brak odpowiedzialności za dane ma zwykle podobny przebieg. Najpierw pojawiają się drobne wyjątki rozwiązywane doraźnie, np. ktoś poprawi rekord, dopisze brakujące pole, obejdzie błąd arkuszem pomocniczym. Z czasem te obejścia stają się stałym elementem pracy. Zespół nie dyskutuje już o tym, co zrobić, tylko jak ustalić, które dane są poprawne i kto ma je poprawić. Co ważne, problem rzadko jest czysto techniczny – to luka w modelu odpowiedzialności i w procesie utrzymania danych.

Gdy dane o sprzedaży, logistyce, kosztach i fakturach są rozproszone między różnymi systemami, domknięcie miesiąca zaczyna przypominać żmudne uzgadnianie wielu wersji tych samych informacji. Pojawiają się ręczne księgowania, dodatkowe arkusze pomocnicze, porównywanie raportów z różnych narzędzi oraz korekty wykonywane już po zamknięciu okresu. W efekcie firma z opóźnieniem widzi faktyczną rentowność i zbyt późno wychwytuje odchylenia, które wymagają reakcji.

Taka sytuacja osłabia kontrolę finansową na kilku poziomach. Po pierwsze, zespół finansowy coraz więcej czasu poświęca na zebranie i uzgodnienie danych niż na analizę przyczyn i rekomendacje. Po drugie, spada przejrzystość ścieżki audytu. Trudniej jednoznacznie wskazać źródło danej wartości, gdy wynika ona z ręcznego łączenia danych oraz korekt wprowadzanych poza systemem. Po trzecie, zwiększa się ryzyko błędów i powtórnych korekt, bo każda ręczna operacja to potencjalne pomyłki w klasyfikacji, dacie ujęcia, przypisaniu do konta.

Ten chaos w danych przekłada się na słabsze zarządzanie płynnością i wynikiem finansowym. Gdy zamknięcie trwa długo, trudniej szybko korygować koszty, reagować na spadek marży, kontrolować narastające zobowiązania czy ocenić rentowność produktów. Napięcia pojawiają się też na styku działów – finanse potrzebują danych "tu i teraz", a zespoły operacyjne często nie mają jednolitego sposobu ich dostarczenia.

Rozproszenie danych bardzo szybko przekłada się na ryzyka związane ze zgodnością i bezpieczeństwem. Gdy kluczowe informacje krążą między plikami, lokalnymi bazami, skrzynkami mailowymi i doraźnymi integracjami, organizacja traci spójny nadzór nad tym, kto ma dostęp do danych, co może z nimi zrobić i jakie zmiany zostały wprowadzone. W takich warunkach trudno utrzymać jednoznaczne uprawnienia, odtworzyć historię modyfikacji oraz szybko przygotować wiarygodną dokumentację na potrzeby audytu.

To ryzyko ma kilka bardzo praktycznych wymiarów. Po pierwsze, kontrola dostępu przestaje być systemowa, a staje się umowna. Pliki są kopiowane, udostępniane i przechowywane w różnych miejscach. Nawet jeśli główne systemy mają dobrze ustawione role i uprawnienia, dane przetwarzane poza systemem zaczynają żyć własnym życiem – a wraz z nimi rośnie ryzyko nieautoryzowanego dostępu lub niezamierzonego ujawnienia informacji.

Po drugie, firma traci możliwość rozliczenia powstających błędów. W systemach transakcyjnych zazwyczaj da się wskazać, kto i kiedy dokonał zmiany oraz na jakiej podstawie. Gdy jednak istotne korekty powstają w arkuszach i dodatkowych plikach, znika przejrzysta ścieżka od liczby do źródła. W efekcie audyt lub kontrola wewnętrzna wymagają odtwarzania przebiegu zdarzeń z wielu miejsc jednocześnie, co zajmuje czas i zwiększa ryzyko, że organizacja nie będzie w stanie jednoznacznie uzasadnić danych lub decyzji.

Po trzecie, rośnie podatność na błędy i nadużycia, bo brakuje mechanizmów kontroli typowych dla systemów, tzn. walidacji, ograniczeń edycyjnych, wersjonowania, automatycznych logów czy zasad zatwierdzania. Nawet bez złej woli wystarczy jedna pomyłka w pliku, nieaktualna wersja załącznika lub ręczna poprawka w złym miejscu, aby w obiegu znalazły się niespójne dane – a skutki mogą dotyczyć rozliczeń, raportowania i obsługi klienta.

Gdy firma korzysta z wielu aplikacji i kanałów sprzedaży, kluczowe pytanie brzmi: gdzie jest "źródło prawdy" o klientach, produktach, cenach, dostępności, zamówieniach i rozliczeniach? Bez takiego punktu odniesienia dane zaczynają się dublować, a procesy biznesowe zamieniają się w serię uzgodnień "między systemami". W praktyce rolę stabilnego centrum najczęściej pełni system ERP – bo to właśnie w nim spotykają się transakcje, logistyka i finanse.

W dobrze zorganizowanej architekturze system ERP nie jest tylko systemem do księgowości. To fundament, który porządkuje i synchronizuje dane na całej ścieżce obsługi klienta – od oferty, przez realizację, po rozliczenie. W ekosystemie Microsoft tę rolę bardzo często pełni Dynamics 365 Business Central – jako centralny system ERP, w którym dane powstają, są walidowane i są rozliczane w spójny sposób.

W praktyce uporządkowanie danych zaczyna się od decyzji, co jest systemem zapisu dla poszczególnych obiektów i etapów procesu. Microsoft Dynamics 365 Business Central pozwala oprzeć przepływ pracy na jednej, spójnej logice systemu ERP, zamiast utrzymywać dane operacyjne w plikach lub w równoległych narzędziach. To właśnie ten fundament ogranicza sytuacje, w których dane trzeba później odtwarzać i uzgadniać – a to zwykle jest miejsce, gdzie zaczyna się utrata marży (czas, korekty, reklamacje, błędne decyzje).

W Business Central dane o klientach, produktach, zamówieniach, dokumentach sprzedaży i zakupów czy płatnościach są przechowywane w jednym systemie. To ważne dlatego, że firma może jasno ustalić, gdzie powstaje informacja i gdzie jest aktualizowana. W praktyce zmniejsza to liczbę sytuacji, w których ktoś musi dopisywać brakujące elementy w plikach lub poprawiać dane "po drodze", bo system nie jest spójny z innymi źródłami.

System ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central nie jest tylko bazą danych. To system, który prowadzi użytkownika przez typowe scenariusze biznesowe od oferty i zamówienia, przez realizację, aż po fakturowanie i księgowanie. Dzięki temu wiele zadań dzieje się w sposób uporządkowany i zautomatyzowany – dokumenty są powiązane, statusy wynikają z działań w procesie, a dane są kontrolowane przez zasady systemu (np. wymagane pola, walidacje, numeracje, powiązania z kartotekami).

Chociaż to dopiero pierwszy krok, aby uporządkować chaos w danych, jednak ma spore przełożenie – redukuje liczbę ręcznych kroków pośrednich, które zwykle są źródłem błędów i rozbieżności. Gdy proces jest spójny, łatwiej utrzymać jakość danych – bo dane powstają w kontrolowany sposób, a nie jako rezultat wielu niezależnych działań w różnych narzędziach.

W wielu firmach problemem nie jest brak systemu, tylko to, że część pracy i tak odbywa się w poczcie i w arkuszach. Przewagą ekosystemu Microsoft jest to, że system ERP – Dynamics 365 Business Central – stanowi centralny element, w pełni natywnie zintegrowany z narzędziami Microsoft 365 (dawniej Office 365), powszechnie znanymi przez pracowników biurowych z całego świata. Dzięki temu użytkownicy mogą pracować z informacjami biznesowymi w znanych narzędziach, ale bez utraty kontroli nad tym, gdzie znajduje się właściwa wersja danych.

W efekcie Excel pozostaje narzędziem do analizy. Outlook i Teams wspierają komunikację i obsługę zadań, ale kluczowe dane nadal są utrzymywane w centralnym ERP. To ważna różnica, że narzędzia biurowe przestają być substytutem systemu, a stają się jego przedłużeniem.

W podejściu opartym na Dynamics 365 Business Central raportowanie nie musi ograniczać się do eksportowaniu danych z systemu ERP. W praktyce warto zbudować warstwę analityczną tak, aby łączyła dane z różnych systemów (ERP, CRM, e-commerce, WMS, produkcji, plików, baz danych) i pokazywała je w jednym, spójnym obrazie – bez ręcznych uzgodnień w arkuszach. Power BI odpowiada za prezentację raportów i analizę danych, ale równie istotne jest to, skąd te dane pochodzą i jak są przygotowywane, przetwarzane oraz przechowywane.

Power BI może zostać podłączony do wielu źródeł danych – zarówno chmurowych, jak i on-premises – i obsługuje różne modele pracy (import, tryby "na żywo", scenariusze z bramą danych). Dzięki temu raporty mogą obejmować cały proces, a nie tylko wycinek z ERP. Po pierwsze, firma ustala jedną definicję kluczowych wskaźników (np. marży, przychodu, kosztu), żeby wszyscy liczyli je tak samo. Po drugie, każdy raport pozwala zweryfikować źródła przedstawionych danych – aż do konkretnych dokumentów i transakcji.

W organizacjach, które chcą pójść krok dalej, naturalnym rozszerzeniem Power BI jest Microsoft Fabric – zintegrowana platforma analityczna Microsoft, która łączy w jednym środowisku m.in. integrację danych (Data Factory), inżynierię danych, hurtownię danych, analitykę w czasie rzeczywistym oraz Power BI. Z biznesowego punktu widzenia to skraca drogę od "mamy dane w różnych miejscach" do "mamy jeden, wspólny obraz sytuacji", bo zespoły finansowe, analityczne i IT mogą pracować na tych samych zasobach danych i tych samych definicjach.

Centralnym elementem Microsoft Fabric jest OneLake – jedno logiczne miejsce na dane analityczne w organizacji. W praktyce pomaga to ograniczać mnożenie kopii tych samych danych w różnych miejscach i łatwiej zarządzać dostępem oraz zasadami pracy na danych w skali firmy. To ważne, bo im mniej "równoległych wersji", tym mniej sporów o liczby i mniej czasu na uzgodnienia.

Tam, gdzie organizacja ma dodatkowe wymagania (np. integracje z istniejącą architekturą danych, specyficzne potrzeby wydajnościowe lub bezpieczeństwa), firmy często wykorzystują również usługi Azure jako uzupełnienie zaplecza. Biznesowo chodzi o elastyczność, która umożliwia dobranie rozwiązania do skali i dojrzałości organizacji.

Z perspektywy marży taka architektura rozwiązań ma bardzo konkretny sens. Pozwala szybciej zrozumieć, co wpływa na wynik i gdzie pojawiają się odchylenia. Gdy dane z Dynamics 365 Business Central i pozostałych systemów są zbierane i przygotowywane w spójny sposób, firma może monitorować marżę na poziomie klientów, produktów, kanałów czy typów realizacji bez ręcznego odtwarzania raportów. A gdy w organizacji obowiązuje jedna konsekwentna definicja kluczowych wskaźników (w tym marży), rozmowa przestaje dotyczyć tego, czy liczby się zgadzają, a zaczyna dotyczyć decyzji, co należy skorygować w cenach, kosztach i procesie realizacji, żeby zabezpieczyć marżę.

Spójność danych to także kwestia odpowiedzialności, kto może zmieniać cenniki, kartoteki, warunki handlowe czy parametry księgowe – i jak szybko da się sprawdzić, co zostało zmienione. Dynamics 365 Business Central działa w modelu ról i uprawnień, co pozwala ograniczyć dostęp do wrażliwych obszarów oraz uporządkować sposób wprowadzania zmian. Dodatkowo system wspiera rejestrowanie zmian w wybranych obszarach, co ułatwia wyjaśnianie rozbieżności i buduje zaufanie do danych.

To ma znaczenie operacyjne. Jeśli wiadomo, kto jest właścicielem danych i jak wygląda ścieżka zmian, firma szybciej rozwiązuje problemy, a korekty nie generują kolejnych poprawek w innych miejscach.

Nawet najlepszy system ERP nie zastąpi wszystkich programów, aplikacji i systemów wokół. Dlatego ważne jest, aby łączenie procesów między narzędziami nie odbywało się przez ręczne przepisywanie, tylko przez kontrolowane integracje i automatyzacje.

Po pierwsze, Dynamics 365 Business Central udostępnia wbudowane mechanizmy integracyjne (web services), w tym REST API oraz OData. Dzięki temu można łączyć system ERP z rozwiązaniami firm trzecich, np. e-commerce, WMS, platformami kurierskimi, systemami branżowymi czy hurtownią danych, w sposób uporządkowany. Dane są wymieniane automatycznie, a kluczowe zapisy pozostają w systemie ERP.

Po drugie, Dynamics 365 Business Central można rozbudowywać poprzez aplikacje i rozszerzenia, które dodają funkcje i procesy bez ingerowania w standard. Takie rozwiązania są dostępne m.in. w Microsoft Marketplace (AppSource). Co ważne z perspektywy biznesu, aplikacje można wyszukiwać i zarządzać nimi także z poziomu samego Business Central, co ułatwia dobór rozwiązań do konkretnych potrzeb.

Po trzecie, gdy potrzebujesz usprawnić obieg pracy (akceptacje, powiadomienia, obsługa wyjątków, przekazywanie zadań), w ekosystemie Microsoft naturalnym narzędziem jest Power Automate z konektorem Dynamics 365 Business Central. Dzięki niemu możesz budować przepływy pracy, które wykorzystują dane z systemu ERP i uruchamiają działania w innych usługach (np. Outlook, Teams), bez budowania własnych obejść i bez przenoszenia danych do dodatkowych plików czy baz.

Integracje mają przenosić zdarzenia i uzupełniać dane, ale nie tworzyć równoległych wersji. Jeśli Business Central pozostaje miejscem, w którym finalnie "zapisuje się" transakcje i rozliczenia, a inne narzędzia tylko wspierają wykonanie zadań, firma ogranicza liczbę uzgodnień, korekt i błędów na styku działów – czyli dokładnie te koszty, które najczęściej obniżają marżę.

Uporządkowanie danych to jeden z najszybszych sposobów na odzyskanie kontroli nad marżą. Gdy firma pracuje na spójnych definicjach, ma jasno wskazane źródła danych i ogranicza ręczne poprawki, znikają kryte koszty, jak uzgodnienia, korekty po fakcie, błędy w realizacji i decyzje podejmowane na nieaktualnych informacjach.

Wdrożenie systemu ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central i praca w ekosystemie Microsoft pomaga zbudować taki porządek w swojej organizacji. Procesy są prowadzone w jednym systemie, dane są dostępne i kontrolowane, a organizacja może rzetelnie liczyć koszty oraz analizować rentowność w sposób powtarzalny. Efektem są nie tylko lepsze raporty, ale przede wszystkim większa przewidywalność operacji, łatwiejsza automatyzacja, skalowalność bez dokładania ręcznej pracy oraz wyższe bezpieczeństwo.

Jeśli chcesz przełożyć te korzyści na konkretne wdrożenie, w Polsce wspiera to IT.integro – Partner Microsoft, który wdraża Microsoft Dynamics 365 Business Central i pomaga firmom uporządkować procesy oraz dane, aby marża była realnie zabezpieczona.