Procedury te są też bezpośrednio związane z opracowanymi w ub.r. w ZFPR „Zasadami organizowania przetargów - wybór agencji PR”.
- Procesy przetargowe budzą często wiele wątpliwości lub wręcz naruszają podstawowe zasady profesjonalnych relacji biznesowych. ZFPR zwraca uwagę, że przetarg to proces, który aby przyniósł właściwe efekty musi spełniać podstawowe standardy dobrych praktyk rynkowych i gry fair trade po obu stronach, zarówno klienta, jak i agencji. Tymczasem nagminnie naruszane są te standardy poprzez zapraszanie dużej liczby agencji do przetargów, niedopuszczalnie krótkie terminy, konieczność wykonania bezpłatnie w ciągu kilku dni koncepcyjnej, doradczej pracy, nieprecyzyjne oczekiwania, brak komunikacji, odwoływanie przetargów po zebraniu materiałów kreatywnych itp. - uzasadnia Związek Firm Public Relations.
- Ma to bardzo negatywny wpływ na przebieg współpracy oraz ostateczne efekty, które finalnie otrzymuje klient. „Praktyki takie nie mogą pozostać bez odzewu. Edukacja i szybkie reagowanie są niezbędne aby móc skutecznie poprawiać jakość każdego z etapów przetargowych i eliminować sytuacje kuriozalne, których niestety jest na rynku dużo”- uzasadnia ZFPR.
Zasady organizowania przetargów - Wybór agencji PR
Ujawnij organizację przetargu - Proponowanie jednostronnych regulacji przetargu zmniejsza liczbę agencji zainteresowanych współpracą i nie powoduje lepszego zabezpieczenia interesów zamawiającego. W ramach umowy o poufności (NDA - Not Disclosure Agreement) nie należy żądać od Agencji zatajenia faktu udziału w przetargu. Zapisy w zakresie oczekiwanej poufności powinny dotyczyć merytorycznej treści przetargu.
Ogranicz liczbę agencji w przetargu - Efektywne wykorzystanie potencjału agencji zaproszonych do przetargu, to wybór maksymalnie trzech agencji, które mają realne zadania do wykonania (cztery, uwzględniając obecnie współpracującą agencję). Wszyscy uczestnicy postępowania powinni wiedzieć, kogo zaproszono do przetargu oraz czy w przetargu bierze udział obecnie współpracująca agencja.
Poinformuj o planowanym przetargu agencję, która obecnie pracuje dla firmy.
Jasno i racjonalne określ oczekiwania - Wszystkie zaproszone do przetargu agencje powinny otrzymać w tym samym czasie, te same, jasno określone w briefie zadania i cele. Wymagania klienta na wstępnym etapie przetargowym nie mogą obejmować przygotowania całościowych strategii i szczegółowych planów operacyjnych.
Ustal jawne, transparentne i zapewniające równe szanse reguły udziału w przetargu - Konieczne jest poinformowanie zaproszonych firm o ewentualnych przyczynach zmian lub odwołaniu postępowania przetargowego, a także przekazanie każdej z biorących udział w przetargu agencji wyników postępowania.
Ustal harmonogram postępowania przetargowego - Należy przedstawić kalendarz przebiegu przetargu i zapewnić agencjom odpowiedni czas na przygotowanie. Cały proces powinien trwać do 5 tygodni i obejmuje:wysłanie briefu do agencji przez klienta - po uprzedniej selekcji na podstawie RFI (Request for Information).1. tydzień - analiza briefu przez agencję, wstępny research, przesłanie pytań do klienta2. tydzień - zebranie przez klienta pytań wszystkich agencji oraz spotkanie klienta z agencjami na debrief lub wysłanie do wszystkich agencji dokumentu Q&A3 - 4 tydzień - praca agencji nad przygotowaniem prezentacji5 tydzień - spotkania u klienta i prezentacje przygotowanych propozycji6 - 7- tydzień - poinformowanie agencji o wynikach przetargu. Przekazanie informacji na piśmie agencjom, które nie zostały wybrane.
Zapewnij możliwość prowadzenia dialogu podczas postępowania przetargowego - Firma w ramach zapisów briefu oraz w komunikacji zapraszającej agencje do przetargu powinna zapewnić możliwość dialogu w zakresie formalnych wymogów oraz treści merytorycznej oferty.
Poinformuj o budżecie projektu - Agencje powinny zostać poinformowane o wysokości budżetu / ram budżetowych, które firma przeznacza na realizację projektu.
Zapewnij obiektywną ocenę - Każda agencja biorąca udział w przetargu powinna być ściśle poinformowana o kryteriach oceny prezentowanych rozwiązań. Powinna też mieć możliwość poznania zespołu przetargowego klienta oraz ich ról w procesie.
Informuj bez opóźnień o wynikach przetargu - Wyniki przetargu powinny być zakomunikowane agencjom uczestniczącym w przetargu w czasie nie dłuższym niż 14 dni od terminu finalnych prezentacji projektu przez agencję.
Pamiętaj o ochronie prawnej - Oferty chronione są przepisami o tajemnicy przedsiębiorstwa i ochronie własności intelektualnej. Oferta powstaje na potrzeby danego przetargu i bez zgody agencji nie może być wykorzystywana do innych celów niż wybór agencji do obsługi projektu. Treść oferty jest poufna, stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa, w rozumieniu art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji oraz chroniona jest prawem autorskim. Zamawiający nie może udostępniać treści oferty osobom trzecim i w żaden inny sposób wykorzystywać jej bez zgody agencji.
Pamiętaj o zasadach fair play w zakresie terminów płatności - Terminy płatności powinny być zgodne z zasadami współpracy fair play oraz stanowić element negocjacji konkretnej oferty.
PROCEDURY PRZETARGOWE DLA AGENCJI CZŁONKOWSKICH ZFPR
Dokument przedstawia najczęściej spotykane sytuacje w związku z przystępowaniem agencji członkowskich do przetargów oraz procedurę działania biura ZFPR w przypadku naruszenia etyki i stosowania złych praktyk. Sytuacje te zostały podzielone na 3 obszary: przed, w trakcie i po przetargu.
I. PRZED PRZETARGIEM
1. UDZIAŁ W PRZETARGU WIĘCEJ NIŻ CZTERECH AGENCJI
OPIS: Klient wbrew Zasadom Przetargowym ZFPR zaprosił do udziału w postępowaniu więcej niż cztery podmioty.
PROCEDURA:a) Agencja przekazuje informację nt. zbyt dużej liczby zaproszonych agencji do przetargu drogą mailową do Biura ZFPR lub ZFPR w systemie odnotuje taki fakt.b) Biuro sprawdza w systemie, które agencje członkowskie są zaangażowane w postępowanie i informuje je o zaistniałej sytuacji, a także o dalszych krokach;c) Biuro wysyła do Klienta pismo drogą mailową z prośbą o podanie przyczyny zaproszenia tak dużej liczby agencji. Do pisma załączony zostaje także dokument „Zasady przetargowe – klienci”/oraz „Jak wybrać dobrą agencję?” z wyszczególnieniem informacji dotyczących negatywnych konsekwencji angażowania zbyt dużej liczby podmiotów w przetargi;d) W przypadku braku odpowiedzi od Klienta przez 2 dni, Biuro kontaktuje się z klientem telefonicznie;e) Biuro proponuje spotkanie (niezależnie czy kontakt nastąpił po pierwszej wiadomości czy kontakcie telefonicznym), podczas którego ZFPR przedstawi rekomendowane, zgodne ze światowymi standardami, zasady organizacji przetargów na usługi PR , , w celu uświadomienia negatywnych konsekwencji jakie wynikają dla wszystkich stron z tego typu praktyk;f) Biuro przesyła informacje do agencji, które brały udział w przetargu o powziętych krokach i wyniku działań biura;g) W przypadku braku zrozumienia ze strony klienta, biuro ZFPR informuje wszystkich członków ZFPR o zaistniałej sytuacji.
2. NIEDOZWOLONE ZAPISY W BRIEFIE
OPIS: Klient w przesłanym do agencji briefie zamieścił niezgodne z prawem lub dobrymi praktykami zapisy (np. wymagana, minimalna liczba publikacji uzyskiwanych w danym czasie).
PROCEDURA:a) Agencja przekazuje informację nt. podejrzenia nieprawidłowości w briefie drogą mailową do Biura ZFPR;b) Biuro sprawdza w systemie, które agencje członkowskie są zaangażowane w postępowanie i informuje je o zaistniałej sytuacji, zapisach co do których są wątpliwości, a także o dalszych krokach;c) Biuro wysyła do Klienta pismo drogą mailową, w którym wymienione są kwestionowane punkty briefu z prośbą o odpowiednie ich zmodyfikowanie lub usunięcie. Korespondencja odnosi się do odpowiednich zapisów w Kodeksie Dobrych Praktyk ZFPR. W razie potrzeby, do listu zostaje dołączona dodatkowa argumentacja na rzecz usunięcia lub modyfikacji danych fragmentów briefu;d) W przypadku braku odpowiedzi od Klienta przez 2 dni, Biuro kontaktuje się z klientem telefonicznie;e) Biuro proponuje spotkanie (niezależnie czy kontakt nastąpił po pierwszej wiadomości czy kontakcie telefonicznym), podczas którego ZFPR przedstawi stanowisko środowiska firm PR, a także możliwe sposoby rozwiązania zaistniałej sytuacji;f) Biuro przesyła informacje do agencji, które brały udział w przetargu o powziętych krokach i wyniku działań biura.
II. W TRAKCIE PRZETARGU
3. ZBYT KRÓTKI CZAS NA ZŁOŻENIE OFERTY PRZETARGOWEJ
OPIS: Firma, która ogłasza przetarg, daje czas krótszy niż 7 dni roboczych na złożenie całościowej oferty w procesie przetargowym.
PROCEDURA:a) Agencja przekazuje tę informację drogą mailową lub telefoniczną do Biura ZFPR wraz z kontaktem do klienta (mail + telefon) niezwłocznie od momentu zapoznania się z ofertą.b) Biuro sprawdza w systemie, które agencje brały jeszcze udział w tym przetargu i informuje je o zgłoszeniu i o podejmowanych dalszych krokach;
c) Biuro wysyła do Klienta pismo drogą mailową z prośbą o informacje dotyczące powodów ogłoszenia krótkiego czasu na złożenie oferty przetargowej najpóźniej w ciągu 24 godzin od momentu otrzymania zgłoszenia;d) W przypadku braku odpowiedzi od Klienta przez 24 godziny od momentu wysłania pisma, Biuro kontaktuje się z klientem telefonicznie;e) Biuro proponuje spotkanie, podczas którego ZFPR przedstawi rekomendowane zasady przetargowe , które powinny posłużyć za manual przy organizacji kolejnych przetargów.f) Biuro przesyła informacje do agencji, które brały udział w przetargu o powziętych krokach i wyniku działań biura.
III. PO PRZETARGU
4. PRZETARG NIE ZOSTAŁ ROZSTRZYGNIĘTY
OPIS: W czasie, kiedy powinien zostać ogłoszony wynik przetargu, otrzymujemy informacje, że klient postanawia nie rozstrzygać go w ogóle.
PROCEDURA:a) Agencja przekazuje te informacje drogą mailową do Biura ZFPR wraz z kontaktem do klienta (mail + telefon);b) Biuro sprawdza w systemie, które agencje brały jeszcze udział w tym przetargu i informuje je o zgłoszeniu i o podejmowanych dalszych krokach;c) Biuro wysyła do Klienta pismo drogą mailową z prośbą o podanie powodu nierozstrzygnięcia przetargu;d) W przypadku braku odpowiedzi od Klienta przez 2 dni, Biuro kontaktuje się z klientem telefonicznie;e) Biuro proponuje spotkanie, podczas którego ZFPR przedstawi rekomendowane zasady przetargowe , które mogą posłużyć za manual przy organizacji kolejnych przetargów;f) W przypadku odpowiedzi Klienta na maila, Biuro proponuje spotkanie, podczas którego ZFPR przedstawi rekomendowane zasady przetargowe , które powinny posłużyć za manual przy organizacji kolejnych przetargów. Cel spotkania - edukacja, uświadomienie Klienta o kosztach agencji w przystąpieniu do przetargu, etyce etc.g) Biuro przesyła informacje do agencji, które brały udział w przetargu o powziętych krokach i wyniku działań biura.
5. BRAK JAKIEJKOLWIEK INFORMACJI O WYNIKU PRZETARGU
OPIS:SYTUACJA 1: W briefie nie ma określonego dokładnego czasu, kiedy otrzymamy informację zwrotną, a jedynie daedline związany z przesłaniem oferty. W efekcie nie otrzymujemy żadnej informacji jakie są losy przetargu. Kto wygrał, czy w ogóle jest rozstrzygnięty.SYTUACJA 2: Mimo określonego w briefie terminu, kiedy przetarg zostanie rozstrzygnięty, agencje nie otrzymują żadnej informacji przez co najmniej 7 dni.
PROCEDURA:a) Agencja przekazuje te informacje drogą mailową do Biura ZFPR wraz z kontaktem do klienta (mail + telefon);b) Biuro sprawdza w systemie, które agencje brały jeszcze udział w tym przetargu i informuje je o zgłoszeniu i o podejmowanych dalszych krokach;c) Biuro wysyła do Klienta pismo drogą mailową z prośbą o informacje dotyczące wyniku przetargu.d) W przypadku braku odpowiedzi od Klienta przez 3 dni, Biuro kontaktuje się z klientem telefonicznie.e) Biuro proponuje spotkanie, podczas którego ZFPR przedstawi rekomendowane zasady przetargowe , które mogą posłużyć za manual przy organizacji kolejnych przetargów.f) W przypadku odpowiedzi Klienta na maila, Biuro proponuje spotkanie, podczas którego ZFPR przedstawi rekomendowane zasady przetargowe , które powinny posłużyć za manual przy organizacji kolejnych przetargów. Cel spotkania – edukacja, uświadomienie Klienta o kosztach agencji w przystąpieniu do przetargu, etyce etc.g) Biuro przesyła informacje do agencji, które brały udział w przetargu o powziętych krokach i wyniku działań biura.
6. BRAK FEEDBACKU DO PRZEGRANYCH AGENCJI
OPIS: Po ogłoszeniu wyników przetargu, agencje, które nie wygrały nie otrzymują żadnego feedbacku.
PROCEDURA:a) Agencja przekazuje te informacje drogą mailową do Biura ZFPR wraz z kontaktem do klienta (mail + telefon) wraz z kopią treści maila wysłanego przez klienta;b) Biuro sprawdza w systemie, które agencje brały jeszcze udział w tym przetargu i informuje je o zgłoszeniu i o podejmowanych dalszych krokach;c) Biuro wysyła do Klienta pismo drogą mailową z prośbą o informacje dotyczące przetargu, roli feedbacku, z prośbą o przekazanie go przegranym agencjom.d) W przypadku braku odpowiedzi od Klienta przez 3 dni, Biuro kontaktuje się z klientem telefonicznie.e) Biuro proponuje spotkanie, podczas którego ZFPR przedstawi rekomendowane zasady przetargowe, które mogą posłużyć za manual przy organizacji kolejnych przetargów.f) W przypadku odpowiedzi Klienta na maila, Biuro proponuje spotkanie, podczas którego ZFPR przedstawi rekomendowane zasady przetargowe , które powinny posłużyć za manual przy organizacji kolejnych przetargów. Cel spotkania – edukacja, uświadomienie Klienta o kosztach agencji w przystąpieniu do przetargu, etyce etc.g) Biuro przesyła informacje do agencji, które brały udział w przetargu o powziętych krokach i wyniku działań biura.
7. REJECTION FEE NIE ZOSTAŁO WYPŁACONE
OPIS: Firma, która ogłosiła przetarg, nie wypłaciła rejection fee agencjom za udział w przetargu, pomimo stosownych zapisów wynikających z umowy.
PROCEDURA:a) Agencja przekazuje te informacje drogą mailową do Biura ZFPR wraz z kontaktem do klienta (mail + telefon);b) Biuro sprawdza w systemie, które agencje brały jeszcze udział w tym przetargu i informuje je o zgłoszeniu i o podejmowanych dalszych krokach;c) Biuro wysyła do Klienta pismo drogą mailową z prośbą o wypłacenie należnego rejection fee w terminie 7 dni od daty otrzymania listud) W przypadku braku odpowiedzi od Klienta przez 7 dni od momentu wysłania pisma, Biuro kontaktuje się z klientem telefonicznie.e) Biuro proponuje spotkanie, podczas którego ZFPR przedstawi rekomendowane zasady przetargowe które powinny posłużyć za manual przy organizacji kolejnych przetargóworaz prosi o wypłacenie należnego rejection fee i informuje o dalszych krokach prawnych w przypadku braku realizacji ww. postulatu.f) W przypadku odpowiedzi Klienta na maila i wypłacenia rejection fee, Biuro proponuje spotkanie, podczas którego ZFPR przedstawi zasady przetargowe rekomendowane przez ZFPR. Mogą one posłużyć za manual przy organizacji kolejnych przetargów. Cel spotkania – edukacja, uświadomienie Klienta o kosztach agencji w przystąpieniu do przetargu, etyce etc.g) Biuro przesyła informacje do agencji, które brały udział w przetargu o powziętych krokach i wyniku działań biura.
