5 korzyści z wdrożenia ERP w środowiskach rozproszonych

Rozwój w naturalny sposób wpisuje się w życie każdej organizacji. Jednak im więcej procesów, tym trudniej zarządzać całym przedsiębiorstwem. Problemy mogą się nawarstwiać, gdy firma działa w rozproszeniu. Firma Sage opracowała listę 5 korzyści, jakie przedsiębiorstwo o rozproszonej strukturze organizacyjnej może odnieść dzięki systemowi ERP. Oto one:

1.   Ujednolicenie informacji zarządczej

Jednym z głównych wyzwań w zarządzaniu środowiskiem rozproszonym jest zapewnienie kierownictwu wszystkich szczebli bezpośredniego, wygodnego i szybkiego dostępu do danych pochodzących z różnych obszarów działalności, bez względu na strukturę organizacji. Problem z dostępnością do danych pojawia się najczęściej, gdy każdy z oddziałów firmy użytkuje różne systemy pracujące w odmiennych środowiskach i na różnych bazach danych. W takich sytuacjach otrzymanie spójnej informacji zarządczej jest bardzo utrudnione, a dodatkowo sam proces konsolidacji danych i raportowania wewnętrznego staje się kosztowny, długotrwały i jest obarczony błędami. Brak dostępu do zintegrowanych informacji utrudnia a z czasem wręcz uniemożliwia podejmowanie decyzji na szczeblach kierowniczych. Zintegrowany system ERP, niezależnie od struktury organizacyjnej firmy, zapewnia pracę w jednym środowisku, na spójnej bazie lub hurtowni danych, dzięki czemu wszystkie zgromadzone i przetwarzane w nim informacje są dostępne natychmiast w formie zestawień i raportów. W raportowaniu wewnętrznym zintegrowany system pozwala przenieść środek ciężkości z konieczności ręcznego agregowania danych i ich przetwarzania na doskonalenie raportów pod kątem oczekiwań poszczególnych stanowisk kierowniczych. Innymi słowy, użytkownicy systemu nie myślą o tym, jak zebrać i przetworzyć informacje, ale raczej co i w jaki sposób przedstawić w raporcie. W takich uwarunkowaniach kierownictwo ma możliwość zarządzać firmą w oparciu o wiarygodne, przejrzyste i szybko udostępnione informacje.

2.   Wspólna baza danych dla całej organizacji

ERP integruje informacje i procesy w jednym środowisku. System jest centralnym i wspólnym źródłem wiedzy nie tylko dla kierownictwa ale też dla wszystkich jednostek organizacji i jej pracowników, którzy na co dzień z niego korzystają. Integracja danych i procesów ma na celu zapewnienie osobom z różnych stanowisk łatwego dostęp do potrzebnych w pracy informacji i funkcjonalności. ERP realizuje ten cel niezależnie od modelu biznesowego organizacji czy jej struktury, co oznacza, że zasoby ERP powinny być także dostępne dla pracowników zdalnych, pracujących w różnych lokalizacjach lub będących w podróży. Praca na spójnej bazie oznacza, że każda zmiana czy zdarzenie wprowadzone do systemu w dowolnym miejscu organizacji jest uwzględniane w danych i zestawieniach, z których korzystają pozostali pracownicy. Dzięki ERP można więc zaoszczędzić mnóstwo czasu i pieniędzy na procesach przetwarzania, agregowania i zestawiania informacji do postaci raportów – nie tylko dla kierownictwa, ale i poszczególnych pracowników, którzy korzystają z różnego rodzaju zestawień. Poza tym, zintegrowany system daje pracownikom większą pewność danych, na podstawie których podejmowane są decyzje operacyjne – np. na podstawie informacji z rozrachunków z konkretnym klientem i terminowości w regulowaniu faktur handlowiec może właściwie określić limit zamówienia lub wartość kredytu kupieckiego.

Naturalnie, sposób oraz zakres udostępniania danych i funkcjonalności systemu ERP musi być określany indywidualnie dla każdego stanowiska lub grupy stanowisk na etapie wdrożenia systemu, a potem, w trakcie jego użytkowania, administratorzy systemu powinni zarządzać prawami dostępu zgodnie z polityką bezpieczeństwa organizacji.

3.   Uporządkowanie struktury organizacyjnej i efektywniejsze zarządzanie

System ERP wspiera zarządzanie firmą m.in. poprzez uporządkowanie procesów biznesowych i ich optymalizację – na wskroś organizacji, a nie tylko w ramach oddziałów. Zarząd i menedżerowie w zintegrowanym systemie zyskują potężne narzędzie, które w sposób przejrzysty pozwala zarządzać pojedynczymi procesami biznesowymi, a jednocześnie pokazuje całą logikę powiązań i zależności pomiędzy nimi. W takim środowisko znacznie łatwiej jest wdrażać zmiany organizacyjne, które mogą polegać np. na optymalizacji działalności, reorganizacji lub scalania procesów czy porządkowania obiegu informacji w firmie. Przejrzysty system daje bowiem zarządowi i menedżerom więcej możliwości komunikowania zmian i ich szybszego wdrożenia do poziomu operacyjnego. Właściwie wdrożony ERP daje także dodatkową ważną korzyść: jest narzędziem pozytywnie wpływającym na komunikację wewnętrzną i w efekcie wizerunek firmy wśród pracowników.

4.   Usprawnienie procesów obejmujących wiele pionów i oddziałów

Każda organizacja na co dzień realizuje liczne procesy biznesowe. Im bardziej złożona jest struktura firmy, tym większe trudności w zintegrowanym zarządzaniu działalnością. Poza tym, funkcjonowanie organizacji w rozproszeniu może sprzyjać narastaniu w jej poszczególnych oddziałach różnic w sposobach realizacji procesów biznesowych. W efekcie, w ramach jednej organizacji powstaje kilka wewnętrznych struktur, które poprzez swoją odrębność utrudniają zarządzanie całym przedsiębiorstwem. Wdrożenie ERP w środowisku rozproszonym jest okazją do przeprowadzenia gruntownej analizy większości procesów biznesowych, a następnie ich optymalizacji – pod kątem logiki obiegu informacji, zużywanych zasobów, eliminacji wąskich gardeł, niedoboru zasobów itd. W efekcie ERP niweluje niepożądane różnice występujące w różnych oddziałach i pozwala uruchomić w firmie takie procesy, które z punktu widzenia menedżerów są optymalne.

5.   Oszczędności dzięki optymalnemu wykorzystaniu zasobów

Firma działająca w rozproszonym środowisku staje przed szczególnym wyzwaniem kontroli wykorzystania dostępnych jej zasobów, a w dalszej kolejności ich optymalizacji (maszyn, materiałów, magazynów, pojazdów, ale także czasu, zasobów ludzkich i środków finansowych). Zintegrowany system ERP daje firmie różnorakie możliwości ewidencjonowania, planowania i kontroli zasobów w odniesieniu do prowadzonej działalności. Dzięki ERP firma uzyskuje pełen obraz funkcjonowania organizacji. Jednym z cennych narzędzi jest mapa procesów, która może określać m.in. wymagane dla każdego procesu zasoby. Innym narzędziem jest bieżąca ewidencja poziomu dostępnych zasobów w skali całej organizacji, poszczególnych oddziałów, struktur, ale także realizowanych procesów (np. produkcji). Kolejnym narzędziem jest budżet sporządzony dla całej organizacji. Dzięki tym narzędziom wdrożenie ERP usprawnia każdy obszar działalności. W produkcji jest to optymalizacja zużycia surowców i lepsze wykorzystanie przestrzeni magazynowej. W sprzedaży skutkuje np. dokładniejszą i pełniejszą informacją o klientach oraz nowymi możliwościami zarządzania promocjami. W obszarze finansów system pozwala lepiej i szybciej planować budżet, by w trakcie roku obrachunkowego sprawować pełną kontrolę nad jego wykonaniem. Z kolei kadry mają więcej możliwości w zakresie optymalizacji polityki zatrudnienia, alokacji zasobów ludzkich, wdrażania modeli kompetencyjnych i programów rozwojowych.

autor: Jacek Chojnacki, Architekt ds. Sprzedaży Rozwiązań Sage ERP X3