Pod koniec października informowaliśmy, że firma Lipton Teas and Infusions, która cprzetarg, który - jak wynika z relacji uczestników spotkania - nie potrafił odpowiedzieć na większość pytań, np. o zakres współpracy czy wielkość budżetu. W ocenie agencji takie zachowanie marketera jest oburzające i niezgodne ze standardami rynkowymi, bo tak duża firma nie stosuje się do rekomendowanych praktyk przetargowych i standardów wyznaczonych przez branżowe organizacje, takie jak SAR czy IAA.
Głos w sprawie tego postępowania zabrało teraz SKM SAR. Organizacja przeanalizowała też proces w kontekście skutecznych praktyk przetargowych i jednoznacznie wskazała na odstępstwa od standardów i nienależytą staranność.
SAR: brak rzetelnej analizy i selekcji podmiotów
SAR stwierdził, że w prowadzonym przez Lipton Teas and Infusions nie było rzetelnej analizy rynku i selekcji podmiotów: “Przeprowadzenie Zapytania o Informację (RFI) – pozwalającego na ocenę doświadczenia agencji oraz przedstawienie zespołów – umożliwiłoby lepszą selekcję uczestników i stanowiłoby profesjonalne przygotowanie do zapytania ofertowego ” - stwierdziło SAR.
Wskazano również brak ograniczenia liczby podmiotów w zapytaniu wymagającym zaawansowanych prac (RFP): “Koalicja Organizacji Branżowych w ramach Białej Księgi rekomenduje zaproszenie maksymalnie 5 agencji do przetargów obejmujących prace strategiczne i kreatywne (RFP). Wg naszej wiedzy w przypadku opisywanego przetargu 7 z 11 uczestniczących w briefingu agencji wycofała się z przetargu. W naszej ocenie miało na to wpływ niezastosowanie standardów rynkowych” - zauważa organizacja.
SAR wytknęło marketerowi także nieprzejrzystą komunikację - zwrócono uwagę, że przetarg na obsługę reklamową został zakomunikowany jako zapytanie ofertowe (RFQ), co w standardach zakupowych na całym świecie odnosi się wyłącznie do zapytania o cenę. “Podkreślamy, że spółki komercyjne, w przeciwieństwie do podmiotów objętych prawem zamówień publicznych, nie muszą unikać słowa „przetarg”. Użycie terminu „zapytanie ofertowe” w kontekście obszernych briefów może wprowadzać w błąd i sugerować ograniczony zakres prac do wykonania w przetargu. Jasna i precyzyjna komunikacja jest kluczowa dla budowania profesjonalnych relacji z rynkiem i skutecznego pozyskiwania ofert spełniających cele zamawiającego” - podkreśla SAR.
Stanowisko SAR bez wpływu na trwający przetarg Liptona
SAR ponadto informuje, że podczas spotkania z Łukaszem Chałaczkiewiczem, general managerem East Europe Lipton Teas and Infusions, organizacja branżowa przekazała marketerowi opinie rynku na temat wspomnianej procedury przetargowej i zaprezentowała opracowane w Dialogu Branżowym standardy. “Spotkanie przebiegło w dobrej i otwartej atmosferze aczkolwiek jak nas poinformowano nie wpłynęło na aktualnie prowadzony proces” - informuje SAR.
“Organizowanie przetargów niezgodnych ze standardami rynkowymi szkodzi nie tylko dostawcom, ale również zamawiającym, osłabiając ich szansę na wyłonienie najlepszych ofert i partnerów biznesowych. Sytuacja, w której oferenci odstępują od przetargu z powodu niejasnej, budzącej wątpliwości komunikacji, standardów i etyki procedury przetargowej, najmocniej uderza w interes samej spółki. Nazywamy to wtedy selekcją negatywną w przeciwieństwie do budowania profesjonalnych i skutecznych relacji biznesowych. Doceniamy trudne decyzje agencji o wycofaniu się z przetargów niespełniających rynkowych standardów, które świadczą o rosnącym profesjonalizmie i dążeniu do minimalizowania ryzyka oraz zbędnych kosztów, mając jednocześnie nadzieję, że współpraca i dialog branżowy przybliżą nas do pełnej implementacji Białej Księgi Komunikacji Marketingowej” - czytamy w oświadczeniu SAR, pod którym podpisali się Paweł Tyszkiewicz - dyrektor zarządzający SAR oraz Marcin Gaworski - prezes zarządu SAR.
