Przygotowanie się do konferencji to o wiele więcej niż kupienie biletu i przyjście na wydarzenie. Trzeba wybrać warsztaty, umówić spotkanie z wystawcą, mieć pod ręką rozpiskę godzinową. Gridaly pozwala zebrać to wszystko w jednym miejscu. W aplikacji uczestnik sprawdza program, zapisuje się na interesujące go sesje i ustala, z kim chciałby porozmawiać.
Nie trzeba więc szeregu maili, trzech różnych aplikacji i kalendarza. Może w ten sposób ułożyć własny plan, w którym połączy wystąpienia na różnych scenach z warsztatami i spotkaniami.
W tym samym czasie organizator korzysta z tej samej platformy. Przygotowuje stronę wydarzenia, uruchamia sprzedaż biletów i prowadzi komunikację z uczestnikami.
Później, podczas obsługi wejść, z łatwością sprawdza, kto rzeczywiście dotarł. Jeśli skanuje bilety również przed poszczególnymi salami, dowiaduje się, ilu wcześniej zapisanych przyszło na warsztat. A po konferencji ma informacje zarówno o deklarowanym zainteresowaniu, jak i faktycznej obecności.
To właśnie te dane zbierane podczas obsługi wydarzeń stały się podstawą raportu Gridaly o trendach w świecie eventów na 2027 rok. Firma przeanalizowała 704 wydarzenia z dwóch ostatnich lat oraz ponad 500 tys. profili uczestników. Dane za ostatni rok obejmowały okres do 26 sierpnia.
Profil oznaczał rejestrację na konkretne wydarzenie, więc jedna osoba mogła pojawić się w analizie kilka razy. Ponad połowę próby w każdym roku stanowiły wydarzenia na 100-999 uczestników. Większość wyników przedstawiono jako mediany po wydarzeniach, czyli wartości środkowe, a nie średnie dla całej grupy uczestników.
– Prognozą jest dopiero nasza teza, że te zjawiska będą kształtować wydarzenia w 2027 roku. To interpretacja trendów, a nie model prognostyczny – zaznacza Michał Ratajczak, CEO Gridaly.
Najpierw trzeba ustalić, ilu gości przyjdzie
Dane zebrane przez aplikację pozwoliły przyjrzeć się problemowi, z którym każdy organizator mierzy się jeszcze przed konferencją: jak zaplanować salę, catering i obsługę, skoro lista uczestników pozostaje otwarta niemal do ostatniej chwili?
W typowym bezpłatnym wydarzeniu połowa wszystkich rejestracji była zebrana dopiero dziewięć dni przed jego rozpoczęciem. Cztery dni przed startem było to około trzech czwartych, a próg 90 proc. osiągano w ostatniej dobie. Przy płatnych wydarzeniach połowa zapisów przypadała natomiast na około dwa tygodnie przed rozpoczęciem.
W badanym okresie uczestnicy bezpłatnych wydarzeń zaczęli jednak zapisywać się wcześniej. W 2024 roku na ostatni tydzień przypadało 60 proc. rejestracji, a w 2026 roku już tylko 34 proc. Ta zmiana nie usuwa jednak niepewności, ponieważ w co trzecim bezpłatnym wydarzeniu ponad połowa zapisów nadal napływała w ostatnim tygodniu. Co chyba oczywiste, rejestracja nie oznacza pewnej obecności. Jak podaje Gridaly, na bezpłatne wydarzenia przychodziło średnio 56 proc. zapisanych.
Jak więc oceniać, ile osób tak naprawdę się pojawi? Ratajczak wskazuje, że najlepszym punktem odniesienia są wcześniejsze edycje tego samego wydarzenia. Organizator może porównać tempo zapisów, a następnie sprawdzić, jaka część zarejestrowanych rzeczywiście była obecna. Nie ma jednak niestety matematycznej formuły, którą można zastosować do wszystkich konferencji.
Osobną kwestią jest to, czy uczestnik zapłacił za udział. W analizowanych płatnych wydarzeniach frekwencja wśród osób z biletami za 1-100 zł wynosiła 85 proc., wobec 59 proc. w grupie osób wpisanych bez zakupu, np. zaproszonych gości i partnerów.
Zdaniem Ratajczaka organizatorzy bezpłatnych wydarzeń powinni sprawdzić, czy nawet symboliczna opłata ograniczy liczbę rejestracji bez późniejszego udziału. Proponuje, by przeznaczyć ją na poczęstunek lub zwracać w formie kuponu do wykorzystania przy barze. Choć takie rozwiązanie może zmniejszyć liczbę zapisów, to jednocześnie może zwiększyć zaangażowanie uczestników.
Tańsza pula dawała powód do zakupu
W przypadku płatnych wydarzeń na tempo sprzedaży wpływa harmonogram udostępniania kolejnych pul biletów. Gridaly przeanalizowało 49 pul cenowych z 18 wydarzeń. Dzień przed zakończeniem sprzedaży tańszej puli liczba sprzedawanych biletów była średnio 3,9 razy wyższa niż dzienny poziom odniesienia, wyliczony na podstawie sprzedaży od 14. do czwartego dnia przed końcem puli.
Do analizy wybrano pierwsze pule, po których wprowadzano wyższe ceny i w ramach których sprzedano co najmniej 20 biletów. W ostatnim tygodniu sprzedaży przypadało na nie zwykle około 31 proc. wszystkich sprzedanych biletów z danej puli. Podwyżka cen nie oznaczała jednak zahamowania sprzedaży. Przez kolejne dwa tygodnie utrzymywała się ona na poziomie około 0,9 dziennego poziomu odniesienia. Analiza nie uwzględniała jednak wpływu reklam i newsletterów publikowanych poza platformą, które mogły wpływać na poziom sprzedaży biletów.
– W praktyce te czynniki są ze sobą powiązane: koniec tańszej puli daje organizatorowi konkretny powód, by przypomnieć o biletach, a kupującemu – by podjąć decyzję – mówi Ratajczak.
Początek programu nie oznacza końca przyjmowania gości
Kolejny problem pojawia się już w dniu wydarzenia. Nawet uczestnicy, którzy zdecydowali się przyjść, niekoniecznie są na miejscu od początku. Według analizy aplikacji, na pół godziny przed startem obecnych na wydarzeniach pojawia się około 26 proc. gości, a mniej więcej połowa przychodzi po rozpoczęciu programu.
Zdaniem szefa Gridaly tego typu informacja powinna mieć wpływ na to, jak planuje się kolejność wystąpień na tego typu spotkaniach. Umieszczenie najważniejszego punktu na samym początku oznacza, że część publiczności może go ominąć. Późne przyjścia wymagają też utrzymania obsady recepcji po oficjalnym otwarciu, co zresztą firma zaleca.
– Zamiast twardego startu o 9:00 lepiej zaplanować godzinny blok rejestracji. Tak zrobili organizatorzy TEDxWarsaw, którzy przed pierwszym wystąpieniem przeznaczyli godzinę na rejestrację, kawę i networking – wskazuje Ratajczak.
Na rozmowy potrzebny jest czas i miejsce
Z analizy wynika, że jeśli nawiązywanie kontaktów jest ważnym celem wydarzenia, nie wystarcza pozostawienie go wyłącznie przerwom kawowym.
Gridaly porównało wydarzenia z osobnym blokiem networkingowym z tymi, które nie miały go w programie. W pierwszej grupie uczestnicy umawiali dwa razy więcej spotkań indywidualnych. Odsetek osób z co najmniej jednym nowym kontaktem wynosił 31 proc., wobec 18 proc. w drugiej grupie.
Ratajczak zaznacza, że samo zarezerwowanie czasu w agendzie nie rozwiązuje całego problemu. Uczestnicy potrzebują również miejsca do rozmów, sposobu ustalania terminów i osoby odpowiedzialnej za organizację tej przestrzeni.
Przykładem tego działania jest Carpathian Startup Fest, podczas którego przedstawiciele startupów spotykają się m.in. z inwestorami. Wcześniej organizatorzy zapewniali przestrzeń, ale znalezienie rozmówcy i umówienie spotkania pozostawało po stronie gości. Po wdrożeniu Gridaly mogli zacząć przygotowywać rozmowy już dwa tygodnie przed przyjazdem. System sam podpowiadał kontakty na podstawie ich profili, a uczestnicy określali dostępność i przyjmowali zaproszenia. Według danych przekazanych przez firmę aplikację pobrało ponad 50 proc. zarejestrowanych, a w strefie Business Dating odbyło się 1 488 spotkań.
Możliwość wcześniejszego umówienia spotkań daje uczestnikom dodatkowy powód, by przyjechać na wydarzenie. Wiedzą, z kim się spotkają i czego mogą się spodziewać.
– Uczestnik widzi w niej agendę i listę osób, z którymi może porozmawiać, a przede wszystkim może wcześniej umówić spotkania jeden na jeden, a takie spotkanie daje mu konkretny powód, żeby przyjść – mówi CEO Gridaly.
Firma sprawdziła również frekwencję wśród osób, które przed wydarzeniem zainstalowały aplikację. Była ona o 17-20 pkt proc. wyższa niż wśród pozostałych zarejestrowanych. Ratajczak zastrzega jednak, że nie można całej różnicy przypisać aplikacji, bo w końcu mogły ją chętniej pobierać osoby już zdecydowane na udział.
Punkty za aktywność, ale bez oceny jakości
Do korzystania z aplikacji i nawiązywania kontaktów może też zachęcać grywalizacja. Organizator może przyznawać punkty m.in. za uzupełnienie profilu, ocenę prelekcji, umówienie spotkania czy zeskanowanie kodu na stoisku wystawcy. Tego typu zadania mogą więc stać się pretekstem do odwiedzenia partnera wydarzenia i rozpoczęcie z nim rozmowy.
Gridaly porównało 76 wydarzeń z grywalizacją ze 175, w których jej nie stosowano. Analiza objęła wydarzenia stacjonarne z aplikacją i co najmniej 100 uczestnikami, a wyniki przeliczono na 100 osób. Wydarzenia z grywalizacją miały wyższą medianę liczby umówionych spotkań: 4,4 wobec 1,1. Uczestnicy wysyłali też więcej wiadomości na czacie (68 wobec 14) i częściej oceniali sesje (60 wobec pięciu).
Nie oznacza to jednak, że sama grywalizacja odpowiada za te różnice. Jak zaznacza Ratajczak, sięgali po nią częściej organizatorzy, którzy intensywniej promowali aplikację i bardziej dbali o zaangażowanie uczestników. Znaczenie miały więc również wielkość i charakter wydarzenia.
Liczba umówionych spotkań nie świadczy jednak o ich jakości. Gridaly uwzględnia rezerwacje konkretnych terminów, w których wskazano drugiego uczestnika. Spośród spotkań, których przebieg udało się zweryfikować, około 90 proc. oznaczono jako odbyte.
– Nie oceniamy jakości spotkań, ponieważ nie mamy wglądu w to, czego dotyczyły rozmowy – zaznacza Ratajczak.
Po konferencji uczestnik potrzebuje powodu do powrotu
Zakończenie programu nie oznacza natychmiastowego porzucenia aplikacji. Uczestnicy wracali do niej po materiały, nagrania i zebrane kontakty. Dzień później aktywność sięgała jeszcze 45 proc. poziomu szczytowego, ale po tygodniu spadała do 3 proc.
– Przy pojedynczej konferencji to naturalny rytm i nie traktujemy go jako problemu, bo uczestnik nie ma powodu, żeby codziennie zaglądać do aplikacji wydarzenia, które już się odbyło – wyjaśnia Ratajczak.
Utrzymanie kontaktu przez dłuższy czas ma większe uzasadnienie tam, gdzie organizator przygotowuje cały cykl spotkań. Firma podaje przykład Sprawnego Marketingu, który w aplikacji I Love Marketing obsługiwał sześć wydarzeń. Uczestnicy zachowują dostęp do poprzednich edycji, a przed kolejnymi wracają do tego samego narzędzia.
Ratajczak wskazuje też na znaczenie stopniowego publikowania materiałów po konferencji. Zamiast udostępniać wszystko następnego dnia, organizator może rozłożyć publikacje w czasie, dając uczestnikom kolejne powody do powrotu. Podobną funkcję mogą pełnić zapowiedzi następnych spotkań, webinarów czy edycji w innych miastach.
Organizator widzi więcej niż liczbę wejść
Dla organizatora zakończenie konferencji jest momentem na analizę zebranych informacji. Może sprawdzić, które sesje przyciągnęły uczestników, jak przebiegało wpuszczanie gości i czym interesowali się przy stoiskach. A przygotowując następną edycję, będzie miał podstawę, aby ulepszyć program, zmienić obsadę czy zaplanować odpowiedni catering.
"Event Industry Foresight" opracowali Dominik Marek, marketing manager, oraz Michał Kruszyński, chief of growth. Pełny raport znajduje się na stronie Gridaly.com.
