Zwrot
Możliwość zwrotu zakupionego towaru nie jest oczywistym prawem każdego klienta. Sklepy stacjonarne same mogą ustalać zasady zwrotów i mogą zastrzec sobie odmowę przyjęcia oddawanego towaru. W praktyce, wychodząc naprzeciw oczekiwaniom konsumentów zostawiają im jakąś furtkę.
Inaczej sprawa wygląda w przypadku sklepów internetowych. Tam kupującemu przysługuje prawo do zwrotu towaru bez podania przyczyny, do 10 dni od daty zakupu.
W przypadku, gdy klient chce oddać towar i sprzedawca się na to zgadza, lub jest zobowiązany przyjąć zwrot, musi on wystawić fakturę korygującą. W księgach rachunkowych powinny pojawić się takie same pozycje jak na dokumencie sprzedaży (paragonie lub fakturze) tylko z pozycją minus. Podobnie należy postąpić z ewidencją towaru.
To jednak nie koniec. Aby zwrot naliczonego od sprzedaży podatku został uznany, sprzedawca musi mieć potwierdzenie przekazania nabywcy faktury korygującej. Potwierdzenie to obowiązuje w okresie rozliczeniowym, w którym zostało uzyskane od nabywcy.
Reklamacja
Reklamacja jest szerszym i bardziej zróżnicowanym pojęciem niż zwrot towaru. W ramach reklamacji mieszczą się naprawy uszkodzonego towaru czy wadliwej usługi wykonywane na koszt sprzedawcy, zwrot części zapłaconej kwoty, czy wymiana towaru na inny, niekoniecznie taki sam jak zakupiony pierwotnie. Każdy z tych przypadków wymaga innego potraktowania w księgach rachunkowych.
W przypadku wymiany towaru sprzedający musi skorygować swoją ewidencję towarów, a także koszty własne sprzedanych towarów. Obrót i należny podatek jest korygowany o różnicę wartości zwracanego towaru i nowego produktu wydawanego nabywcy.
Jeśli sprzedający podejmuje się naprawy wadliwego towaru, koszt tej operacji spada na niego, zwiększając koszty związane ze sprzedażą tego towaru. Naprawiany przedmiot powinien też być ujęty w stosownej rubryce ewidencji towarów.
Jeśli sprzedawca decyduje się na udzielenie rabatu, czy zwrot części zapłaconej kwoty dokonuje stosownych korekt w księgach rachunkowych, wystawiając oczywiście fakturę korygującą, której otrzymanie potwierdza nabywca.
Wszystkie powyższe przykłady zostały omówione na przykładzie sprzedaży towarów, ale takie same zasady obowiązują także w przypadku usług.
Nabywca też ma obowiązki.
Choć większość korekt dokumentacji leży po stronie sprzedawcy reklamowanego towaru czy usługi, nabywca też musi pamiętać o kilku rzeczach. W przypadku zwrotów i reklamacji, nabywca powinien potwierdzić otrzymanie faktury korygującej. Tego obowiązku nie nakłada na niego prawo, ale sprzedający na pewno postawią otrzymanie takiego potwierdzenia za warunek uznania reklamacji czy zwrotu.
- Jeśli nabywcą jest firma, obowiązek dokonania odpowiednich korekt leży także po ich stronie. Towar zwrócony do sprzedającego powinien więc zostać skorygowany w ewidencji, a zwrócone kwoty wyksięgowane z kosztów. Każda faktura korygująca musi zostać zaksięgowana, ponieważ ma to wpływ zarówno na wynik firmy jak i na jej rozrachunki z kontrahentami.
- dodaje Małgorzata Bazan z katowickiego biura rachunkowego KPDA.
Warto dodać, że w świetle obowiązujących aktualnie przepisów podstawą do reklamacji lub zwrotu nie musi być paragon lub faktura. Może to być inny dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży – np. karta gwarancyjna produktu, dowód zapłaty (rachunek, potwierdzenie przelewu czy transakcji kartą płatniczą), specyfikacja do paragonu czy wydruk z pamięci kasy fiskalnej.
