Czy e-faktura się opłaca? Tak! Można sporo zaoszczędzić

„Z punktu widzenia przedsiębiorstw, e-faktury są wygodniejsze, tańsze i bardziej pewne, niż tradycyjna forma rozliczenia. Z badań wynika, że przedsiębiorcy korzystający z elektronicznego ob­rotu fakturami cenią sobie przede wszystkim: oszczędności, krótszy czas dostarczenia faktury oraz lep­szą kontrolę nad dokumentami” - mówi Zbigniew Gajewski, z-ca dyrektora generalnego PKPP Lewiatan.

Duże firmy oszczędzają także znaczące kwoty na braku konieczności magazynowa­nia faktur w wersji papierowej. Zdarzały się bowiem przypadki, gdy przedsiębior­stwa żądały od wystawcy ponoszenia kosztów ich przechowywania. W przypadku rosnących archiwów faktur papierowych wydatki te mogą być dotkliwe.

E-faktury pozwalają przedsiębiorcom również na oszczędność czasu. Proces fakturowania oraz płatności trwa od 19 do 40 dni – średnio ok. 30 dni od mo­mentu zakończenia cyklu bilingowego. Skutkuje to niższymi przychodami z in­westycji (np. lokaty) lub zwiększonymi kosztami obsługi zadłużenia. Dla średniej wielkości operatora telekomunikacyjnego skrócenie cyklu spływu wszystkich należności o poło­wę może oznaczać korzyści finansowe w wysokości ponad 630 tys. zł w skali miesiąca, co daje ok. 7,6 mln zł rocznie.

Obecnie dostępne rozwiązania rynkowe dla e-faktury, jak np. invoobill umoż­liwiają dostawcom usług masowych redukcję kosztów wydruku i wysyłki faktur oraz innych materiałów nawet o 65 proc., jak również znacząco skracają czas realizacji płatności (z danych udo­stępnionych przez KIR SA dla systemu invoobill wynika, że średni czas od mo­mentu zapoznania się z fakturą do reali­zacji płatności wynosi średnio 1,3 dnia).

Wysyłka faktur papierowych wiąże się nie tylko z wysokimi kosztami obsługi. Zdarza się także, że przesyłka – przez błąd nadawcy lub pocz­ty - nie trafia do adresata. W przypadku tradycyjnych sposobów reali­zacji płatności, istnieje także ryzyko związane z błędnym rozliczaniem wpłat od klientów.

W Polsce wystawia się obecnie ok. 1,5 mld faktur rocznie. Zaledwie 8-11 proc. rachunków jest prze­syłanych elektronicznie. Reszta to tradycyjne, papierowe faktury – drukowane i wysy­łane pocztą. Pod względem liczby e-faktur zajmujemy jedno z ostatnich miejsc w Europie.