Rozliczenie rocznych deklaracji pracowników już wkrótce tylko elektronicznie

Dotychczas rozliczanie deklaracji rocznych pracowników drogą elektroniczną było traktowane wyłącznie jako udogodnienie i źródło oszczędności dla firm generujących co roku masowe ilości PIT-ów. Od nowego roku elektronizacja tego procesu będzie jednak nie tylko usprawnieniem procesów administracyjnych, ale i obowiązkiem każdego pracodawcy sporządzającego za dany rok deklaracje za więcej niż 5 podatników.  Zmiany wejdą w życie 1 stycznia 2015 roku. Dotyczą przede wszystkim takich dokumentów jak: PIT-8C, PIT-11, PIT-40, PIT-8AR, PIT-R czy też IFT-1 oraz zeznania podatkowego PIT-4R. Zgodnie z nowymi przepisami pracodawca będzie mógł przesłać je urzędom skarbowym tylko drogą elektroniczną. W wypełnieniu tego obowiązku może pomóc działom kadrowo-płacowym oprogramowanie stworzone z myślą o elektronizacji procesu rozliczania i masowej wysyłki deklaracji pracowniczych, np. GAVDI eDeklaracje przeznaczone dla firm korzystających w procesach zarządzania kapitałem ludzkim z systemu SAP HCM.

Rozliczenia roczne pracowników to wyzwanie szczególnie dla średnich i dużych organizacji, które muszą przygotować i wysłać setki, a nawet tysiące deklaracji, dlatego nadchodzące zmiany prawne warto potraktować jako szansę na usprawnienie procesów administracyjnych, oszczędność czasu i pieniędzy – mówi Ireneusz Hołowacz, Dyrektor ds. Produktów GAVDI Polska S.A. Jak wynika z analiz firmy GAVDI inwestycja w moduł do obsługi eDeklaracji w firmie zatrudniającej powyżej tysiąca osób może zwrócić się już po pierwszym roku jego użytkowania. Koszt zakupu i wdrożenia rozwiązania wynosi wówczas kilka złotych na jednego pracownika.

Jak w praktyce działa takie oprogramowanie? Dokumenty są generowane i przetwarzane automatycznie w systemie do zarządzania kadrami. Po ich wygenerowaniu do formatu elektronicznego XML każdy z nich zostaje podpisany z wykorzystaniem podpisu elektronicznego, a następnie wysłany do internetowej bramki Ministerstwa Finansów. W ten sposób pracownicy działu kadr i płac nie muszą drukować deklaracji PIT, sprawdzać poprawności czy też kompletności wszystkich danych, kopertować, sortować i fizycznie wysyłać papierowych dokumentów. Każdy przesłany drogą elektroniczną PIT jest weryfikowany na bramce Ministerstwa Finansów, otrzymuje odpowiedni status, a w przypadku poprawnego przetworzenia Urzędowe Poświadczenie Odbioru. Ogranicza to praktycznie do zera ryzyko niedostarczenia czy spóźnienia w złożeniu dokumentów. Wygenerowaną i wysłaną deklarację można następnie zarchiwizować w eTeczce - elektronicznej teczce osobowej pracownika.