Zarządzać dokumentami z prędkością kolibra

Kolibry zadziwiają prędkością swoich skrzydeł – potrafią uderzać nimi nawet 90 razy na sekundę. Czy nazwanie w ten sposób aplikacji miało zilustrować przyśpieszenie jakie uzyska dzięki ich zastosowaniu administracja plikami elektronicznymi w firmie? Odpowiedzią na to pytanie ma być specjalny program, który wspomaga pracę każdego, kto jest zaangażowany w szeroko pojęty obrót dokumentów biznesowych.

„Koliber.DOK to nasz autorski produkt, który w bezpieczny i zgodny z obowiązującymi przepisami prawa sposób, pozwala zarządzać fakturami, wnioskami, rachunkami, certyfikatami – wyjaśnia Paweł Pryl, Kierownik Działu Wdrożeń, CK Zeto S.A. - Aplikacje zostały zaprojektowane w ten sposób, żeby spełniać wymagania zarówno administratorów obiektów systemowych jak i pracowników firmy.” 

Wersja Admin umożliwia budowanie struktur organizacyjnych, poziomów uprawnień użytkowników, tworzenie spersonalizowanych szablonów dokumentów oraz ich atrybutów. Wielojęzyczne etykiety pozwalają na wykorzystanie aplikacji w korporacjach i strukturach międzynarodowych. Do zarządzania zaś procesami biznesowymi służy wersja Modeler. Dzięki niej można między innymi generować formularze wejściowe, definiować procesy administrowania dokumentami oraz powiadomienia czy przypisywać im węzły procesowe. Klient pozwala natomiast przechowywać dokumenty, wyszukiwać je według wybranych atrybutów, przeglądać ich obrazy oraz przetwarzać zgodnie z procesami dostępnymi w ramach aplikacji.

„Szablony procesów oraz dokumentów zdefiniowanych przez program, które pozwalają na obsługę faktur, rachunków, wniosków o urlop czy pobranie samochodu służbowego są na bieżąco uzupełniane a ich portfolio rozszerzane – mówi Pryl. – Zarządzanie dokumentami powinno być uporządkowane i ujednolicone nawet w małych przedsiębiorstwach. Sprawy formalne wymagają formalnego potraktowania.”

Według badań The Gartner Group,  20% czasu pracy w tygodniu przeznaczamy na: szukanie dokumentów  (1 godz./tydz.), ponowne wykorzystywanie zawartych w nich danych (1,5 godz./tydz.), aktualizowanie (1 godz./tydz.), przesyłanie i dystrybuowanie (1 godz./tydz.), publikowanie (0,5 godz./tydz.), tworzenie (0.5 godz./tydz.), przeglądanie (0,5 godz./tydz.), przypisywanie im hierarchii ważności (0,5 godz./tydz.), przechowywanie i drukowanie w formie papierowej (1 godz./tydz.), archiwizowanie (0,5 godz./tydz.) Nowoczesne technologie służą nie tylko środowisku, przez wzgląd na oszczędność papieru, ale i budżetom firmowym – bowiem drukowanie, przesyłanie oraz przechowywanie dokumentów papierowych jest dziś co raz bardziej kosztowne. Aplikacje, typu Koliber.DOK dostępne przez Internet pozwalają również na zdalne zarządzanie oraz  na to by nie utonąć w przysłowiowych papierach.