– Obsługa administracyjna ponad 3000 pracowników w strukturze rozporoszonej jest dużym wyzwaniem dla działu HR oraz dla samych menedżerów. Szukaliśmy więc rozwiązań, które nie tylko usprawnią naszą pracę i pozwolą płynnie działać niezależnie od lokalizacji, w której się znajdujemy, ale również ułatwią pracę menedżerom – mówi Agata Boroń, dyrektor działu wynagrodzeń i administracji personalnej w DHL Parcel.
Nowoczesne zarządzanie czasem pracy
Wśród narzędzi zaimplementowanych w DHL Parcel znalazły się m.in. Gavdi Time management Platform, który wraz z pakietem TM BOX wykorzystuje standardowe funkcjonalności SAP HCM, rozwijając je w obszarach dotyczących polskiej specyfiki czasu pracy.
Rozwiązanie usprawnia zarządzanie czasem pracy i optymalizuje jego planowanie. Przełożony ma na bieżąco wgląd do grafiku swojego zespołu co pozwala mu, w przypadku nagłych nieobecności, sprawnie go przeorganizować, a o zmianach natychmiast poinformować pracowników, których one dotyczą. Wszelkie modyfikacje są natomiast automatycznie weryfikowane pod kątem zgodności z przepisami Kodeksu Pracy oraz wewnętrznymi uregulowaniami w firmie.
Do prowadzenia ewidencji czasu pracy wykorzystane są z kolei specjalne czytniki RCP. Rozwiązanie umożliwia dokładną analizę czasu pracy, zarówno w ujęciu dziennym, jak i godzinowym. Dzięki temu w znacznym stopniu ułatwiona jest codzienna kontrola wykonania pracy przez zespół.
Wprowadzony w ramach realizacji projektu przez firmę Gavdi Polska pakiet Time Management Platform jest oparty na technologii chmurowej z wykorzystaniem intuicyjnego interfejsu Fiori. Daje to użytkownikom systemu dostęp do platformy na różnych typach urządzeń, niezależnie od miejsca, w którym przebywają.
– Wszyscy pracownicy DHL Parcel mają dostęp do portalu samoobsługowego, w którym mogą korzystać z wielu funkcjonalności. Każda zatrudniona osoba ma wgląd w swój grafik pracy oraz dokumenty kadrowe, takie jak paski płacowe czy formularze PIT, czy też dostęp do danych dotyczących rodzaju umowy czy przysługujących benefitów – podkreśla Agata Boroń.
Automatyzacja procesu podwyżkowego
Wdrożenie objęło również uruchomienie SAP SuccessFactors – Employee Central oraz Compensation. Pierwsze narzędzie umożliwia wszystkim pracownikom firmy m.in. natychmiastowy dostęp do swoich danych kadrowych – na przykład ważności badań lekarskich – co w efekcie znacznie ogranicza ilość pytań kierowanych do zespołów kadrowych.
Drugie rozwiązanie wspiera z kolei zarządzanie wynagrodzeniami, w tym podwyżkami. Wdrożone funkcjonalności w tym obszarze pozwalają również na sprawną kontrolę poszczególnych danych – m.in. bieżącego stanu budżetu, przeznaczanego na podwyżki płac. System, w oparciu o zastosowane algorytmy, jest też w stanie zarekomendować „widełki” podwyżkowe i kontroluje czy wprowadzane kwoty mieszczą się w ich przedziale. Menedżerowie mogą na bieżąco otrzymywać raporty, które mogą być łączone z informacjami pochodzącymi z innych obszarów systemu z uwagi na zastosowanie jednolitej, zintegrowanej platformy systemu SuccessFactors. Dzięki temu intuicyjna oraz przejrzysta strona główna w jedynym miejscu agreguje wszystkie funkcjonalności związane z zarządzaniem czasem pracy, procesem podwyżkowym oraz podstawowymi danymi kadrowymi.
– W DHL Parcel wdrożono jednolite zintegrowane rozwiązanie w zakresie samoobsługi procesów HR. Zastosowane narzędzia pozwoliły nie tylko zautomatyzować wiele czynności, ale też dostarczyły nowych funkcjonalności wspierających rozwój biznesu oraz budujących kulturę self-service. Ponadto generują one oszczędność czasu i kosztów – wyjaśnia Michał Rupik, kierownik zespołu konsultantów w Gavdi Polska.
