Znaczna część czynności administracyjnych w przedsiębiorstwie związana jest z zarządzaniem zasobami ludzkimi. „Generowanie korekt dokumentów rozliczeniowych ZUS, obsługa rezerw czy obszaru BHP to codzienność każdego działu kadr i płac. Prawidłowa realizacja tych procesów z jednej strony wymagana jest przepisami prawa, z drugiej - stanowi warunek sprawnego funkcjonowania firmy. Dlatego, choć czynności te nie są bezpośrednio związane ze strategią organizacji, warto postawić na ich informatyzację, tak by przebiegały nie tylko sprawnie, ale także były źródłem jak najmniejszych kosztów”. – mówi Teresa Olszewska, Prezes Zarządu GAVDI Polska S.A.
Automatyczne korekty do ZUS
Dzięki nowoczesnemu oprogramowaniu rozbudowującemu system do zarządzania kadrami o dodatkowe funkcjonalności możliwe jest np. automatyczne generowanie korekt dokumentów rozliczeniowych ZUS bezpośrednio z systemu HCM (Human Capital Mnagement). Dotychczas, jeżeli w przypadku długotrwałej nieobecności chorobowej danego pracownika w systemie naliczone zostały ujemne składki ZUS, specjalista działu płac musiał obsłużyć je poprzez ręczne korygowanie deklaracji w programie Płatnik. Odpowiednie rozwiązanie IT pozwala obsłużyć ujemne składki nie tylko w bieżącym miesiącu, ale także automatycznie generuje korekty deklaracji z odpowiednich miesięcy w przeszłości.
„Systemowe” naliczenie rezerw
Dedykowane oprogramowanie dostępne w formie prekonfigurowanych, „pudełkowych” rozwiązań, umożliwia także całkowite zautomatyzowanie procesu naliczania, księgowania i rozwiązywania rezerw związanych z okresowymi świadczeniami, takimi jak niewykorzystane urlopy czy premie. Dzięki pełnej informatyzacji i automatyzacji tego obszaru specjaliści działu kadr i płac nie tylko mają możliwość przeprowadzenia całego tego procesu w systemie informatycznym, ale przede wszystkim uzyskują stały dostęp do przejrzystego i kompletnego raportowania kosztów, uwzględniającego bieżący stan rezerw.
BHP – można prościej
Jednym z obszarów, który stanowi codzienne wyzwanie dla działów kadr jest bezpieczeństwo i higiena pracy. Oprogramowanie GAVDI BHP Box umożliwia uproszczenie i zautomatyzowanie procesów BHP, począwszy od określenia czynników ryzyka i potencjalnych zagrożeń na określonych stanowiskach, po badania wstępne i okresowe. Aplikacja pozwala w łatwy sposób zarządzać odzieżą roboczą i środkami ochrony, a także ewidencjonować dane o wypadkach w pracy i w drodze do pracy. W ten sposób, przy wsparciu informatycznym, specjaliści HR mogą nie tylko mieć stały wgląd we wszystkie zdarzenia i fakty w obszarze BHP, ale także na bieżąco uzyskiwać raporty i zestawienia umożliwiające sprawną realizację procesów związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy.
