W Polsce większość procesów dotyczących rozliczeń wydatków służbowych odbywa się w formie dokumentacji papierowej (77 proc. autoryzacji delegacji, 82 proc. akceptacji wypłaty zaliczki, 77 proc. rozliczenie wydatków) – wynika z badań przeprowadzonych przez firmę Nielsen w 2013 roku na zlecenie Edenred. Najczęściej stosowanym narzędziem do rozliczania są pracochłonne arkusze excel. Blisko 80 proc. firm stosuje zaliczki lub pracownicy angażują środki własne na potrzeby realizacji wydatków służbowych. Wszystko to powoduje, że proces obliczania diet, rozliczania wydatków i księgowań jest długotrwały i uciążliwy.
Tymczasem im dłużej trwa ten proces, tym staje się dla firmy bardziej kosztowny. Dlaczego? W większości przypadków, w proces ten zaangażowani są pracownicy o stosunkowo wysokich kompetencjach i wynagrodzeniach oraz firmy zewnętrzne: oprócz samego pracownika, jego przełożony, osoby z działu księgowości (wypłacające i rozliczające zaliczkę, ale też dokonujące księgowań), działu kadr, działu administracji, travel managerowie, biura podróży, banki, biura księgowe. Powstaje pytanie: Co można zrobić, aby go przyspieszyć i usprawnić? „Niektórych elementów tego procesu nie można wyeliminować, bo są elementami kontroli i walidacji, a co za tym idzie minimalizują ryzyko ewentualnych nadużyć – mówi Agnieszka Dolka-Bryndal, dyrektor linii biznesowej ‘Expense Managament’ w Edenred Polska - Natomiast Spendeo może ten proces przyspieszyć i usprawnić, powiem nawet więcej przynieść firmie realne oszczędności.” Spendeo opiera się na innowacyjnym połączeniu w jedno zintegrowane narzędzie dwóch elementów: karty płatniczej oraz webowej platformy, kompleksowo obsługującej proces rozliczeń między pracodawcą i pracownikiem oraz integrującej się z systemami finansowo-księgowymi.
