PKP Intercity chce sprawdzić, ile na rynku kosztuje kompleksowa obsługa public relations, zanim uruchomi formalne postępowanie zakupowe. W tym celu do potencjalnych wykonawców trafiło zapytanie o informacje (RFI) – dokument, który nie jest jeszcze przetargiem ani ofertą w rozumieniu prawa, lecz służy wyłącznie rozpoznaniu możliwości rynkowych.
Codzienny monitoring i raport na 7:30 rano
PKP Intercity oczekuje od przyszłego partnera PR pracy "od świtu do zmierzchu". Agencja miałaby codziennie monitorować media – na podstawie narzędzia dostarczonego przez spółkę – i przygotowywać poranny raport z media coverage już o godzinie 7:30 wraz z rekomendacjami dalszych działań, w tym ewentualnej konieczności sprostowania nieprawdziwych informacji.
Do obowiązków wybranej agencji należałoby też budowanie i bieżące aktualizowanie obszernej bazy mediów - ogólnopolskich, regionalnych, opiniotwórczych, lifestylowych, podróżniczych, transportowych i kolejowych - a także stałe śledzenie publikacji i informowanie spółki o istotnych materiałach medialnych.
Co miesiąc agencja miałaby raportować wyniki ilościowe i jakościowe swoich działań oraz przygotowywać zestawienia najważniejszych wydarzeń na rynku przewozów pasażerskich.
Zakres obejmuje również działania czysto operacyjne, jak przygotowywanie i wysyłanie zaproszeń dla dziennikarzy wraz z niezbędnym follow-upem.
Dwuletni kontrakt i doświadczony konsultant
Umowa, jeśli dojdzie do skutku, miałaby obowiązywać aż 24 miesiące. PKP Intercity zastrzega, że usługa ma być świadczona zdalnie, ale wymaga stałej dostępności konsultanta - osoby z minimum pięcioletnim doświadczeniem w branży public relations.
Poza codzienną obsługą spółka chce też zainwestować w kompetencje swoich ludzi. W ramach zamówienia przewidziano przygotowanie i przeprowadzenie maksymalnie pięciu szkoleń medialnych dla członków zarządu oraz ekspertów PKP Intercity. Zajęcia mają odbyć się stacjonarnie, w siedzibie spółki, a ich program - połączenie teorii z praktyką, w tym ćwiczenia z operatorem kamery i dziennikarzem radiowym - będzie musiał wcześniej zaakceptować zamawiający.
PKP Intercity zastrzega wprost, że złożenie odpowiedzi na RFI nie jest równoznaczne z udziałem w przetargu ani z jakimkolwiek zobowiązaniem ze strony spółki. Zebrane dane - w tym ceny - posłużą jedynie do przygotowania opisu przedmiotu przyszłego zamówienia.
Spółka dopuszcza też, że po zebraniu odpowiedzi zorganizuje spotkania z zainteresowanymi podmiotami, choć nie wyklucza, że całe postępowanie zakupowe przeprowadzi ostatecznie w pełni elektronicznie.
