Rynek konferencji, spotkań branżowych i kongresów w Polsce to spora i pięknie kwitnąca gałąź biznesu. Tylko w 2024 roku w Polsce zorganizowano 8 784 konferencje i kongresy. Zgromadziły one ponad 2,4 mln uczestników. Najwięcej tego rodzaju wydarzeń odbywa się na przełomie maja-czerwca i października-listopada. Takie wnioski płyną z opracowania "Przemysł spotkań i wydarzeń w Polsce 2025" przygotowanego przez Poland Convention Bureau Polskiej Organizacji Turystycznej.
"Szkoła falenicka" i "szkoła otwocka" płatnych wystąpień
Także i nasze marketingowo-medialne podwórko "puchnie" od różnej maści eventów. Sprawdziliśmy, jakie polityki wynagradzania stosują ich organizatorzy.
Kamil Bolek, business development director Tears of Joy, który ma za sobą wiele wystąpień na różnych konferencjach branżowych, dzieli wydarzenia na kilka kategorii.
Są wydarzenia, gdzie organizator nie zarabia, uczestnicy mają wstęp za darmo – typu Czwartki Social Media czy Crash Monday – robione z pasji. Tam nikt nikomu nie płaci, czasem są sponsorzy, żeby pokryć koszty organizacji. Drugi typ to konferencje, gdzie płacą zarówno uczestnicy, jak i prelegenci – czyli prelegenci płacą za możliwość wystąpienia. To często prowadzi do bardzo sprzedażowych prezentacji, a zarabia głównie organizator. Jest sporo takich firm na rynku. Ja nigdy w całej swojej karierze nie zapłaciłem za wystąpienie i tego się trzymam.
Inny typ to konferencje, gdzie prelegenci dostają wynagrodzenie. I jest jeszcze kolejna:
– Osobna kategoria to duże wydarzenia branżowe, gdzie prelegenci często występują bez wynagrodzenia, bo zależy im na obecności – dla marki osobistej lub biznesu. Czasem płaci się tylko keynote speakerom spoza branży. Reszta występuje dla ekspozycji i potencjalnych leadów – tłumaczy ekspert i doświadczony speaker na konferencjach branży marketingu.
Bez zapłaty, bez sensu?
W ocenie Dagmary Pakulskiej, ekspertki social mediów, "plagą" jest zapraszanie prelegentów na komercyjne konferencje bez wcześniejszego ustalania jakichkolwiek warunków finansowych.
– Coraz więcej organizatorów eventów dalej pracuje w takim modelu i mnie to trochę zaskakuje, bo w sumie mamy XXI wiek, świadomość, że nie ma niewolniczej pracy, jest wysoka… A mimo to dalej się dzieje – zauważa Dagmara Pakulska.
I dalej rozwija: – Jeśli widzę, że konferencja bierze duże pieniądze za bilety i nie oferuje wynagrodzenia prelegentowi, to uważam, że coś jest bardzo nie tak. I najczęściej się nie zgadzam. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy proponują coś w zamian – np. inny projekt albo pokrywają logistykę (dojazd, hotel), a ja i tak jestem w pobliżu. Ale jeśli widzę dużą dysproporcję – zarabiacie, ale się nie dzielicie – to jest to dla mnie po prostu nie fair.
Pakulska zaznacza, że pierwszy kontakt organizatora z potencjalnym prelegentem potrafił być "enigmatyczny".
Dostaję po prostu pytanie: "czy mogłaby pani wystąpić na evencie?", ale nawet do końca nie wiadomo, jaki to jest event i dla kogo. Coraz częściej zaprasza nawet nie organizator konferencji, ale agencja, która ją obsługuje. Wtedy na pierwszym etapie ty jeszcze nie wiesz dokładnie, co to za wydarzenie. Wiesz na pewno jaka jest data – bo tę trzeba sobie zabukować w kalendarzu – ale nie masz świadomości, jaka jest skala eventu, kto będzie grupą docelową
Kamil Bolek dorzuca: – Zazwyczaj, gdy dostaję zaproszenie do prelekcji, od razu pytam, czy przewidują wynagrodzenie dla prelegentów lub chociaż zwrot kosztów dojazdu czy noclegu. Odpowiedzi są różne – czasem nie, bo wydarzenie jest niekomercyjne albo mniejsze; czasem nie… bo przecież "to jest promocja dla prelegenta" – przynajmniej w ocenie organizatorów, a czasem jak najbardziej tak. Wiele moich wystąpień normalnie wyceniam.
Tu przechodzimy do drugiej "plagi", kiedy to ekspert musi doprecyzowywać – czy ja jestem właściwą osobą na ten event? Jeśli tak, na jakich zasadach?
– Nie każda firma robi dobry research – czasem po prostu potrzebuje mówcy, ale nie patrzy, czy temat będzie adekwatny. Dopiero później zaczynają się rozmowy o stawce. I nie będę ukrywać – najczęściej to prelegent musi wyjść z inicjatywą. Jeżeli nie zapyta o wynagrodzenie, to często ten temat w ogóle się nie pojawia – opowiada ekspertka.
Płacę, więc występuję
To nie koniec listy "grzechów" organizatorów. Osobny krąg to wydarzenia, które nierówno traktują samych prelegentów.
– Są eventy, gdzie część prelegentów występuje za darmo, część jest sponsorska – co jest naturalne – a tylko część dostaje wynagrodzenie od organizatora. Masz więc sytuację, gdzie jedni wykonują tę samą pracę przygotowawczą za darmo, a inni dostają za to pieniądze. To etycznie bardzo zgrzyta – zauważa Dagmara Pakulska.
Dochodzimy do ostatniego kręgu eventów: gdzie to prelegent ma zapłacić za występ na scenie. To się zdarza i wcale nie jest rzadkością – przyznają wszyscy rozmówcy, z którymi się kontaktowaliśmy.
Dagmara Pakulska: – Szczególnie na początku mojej drogi mogłam to jeszcze jakoś rozumieć. Kiedyś w kancelariach funkcjonowały zasady, że za staż trzeba było zapłacić, żeby mieć dobry start. Więc mnie to dziwiło, ale nie było aż takim szokiem. Nigdy jednak się na to nie zgadzałam — na początku kariery nie było mnie stać, by płacić za wystąpienie, do którego jeszcze musiałam się przygotować. Ale takie sytuacje zdarzają się także dziś.
– Co więcej, często osoby proponujące takie rozwiązania nie robią researchu. Mówią na przykład: "zapłać za wystąpienie, a my damy ci promocję w naszych social mediach". A ja patrzę na ich kanały i widzę, że mam większe zasięgi. Więc realnie to ja promuję ich, a nie oni mnie — ze śmiechem przyznaje Pakulska.
Jakub Biel również ma na koncie zaproszenia, po których sam musiał dopytywać o kwestie wynagrodzenia. – Niestety nie ma miesiąca, żeby się to nie zdarzyło, a w sezonie nawet kilka razy. Zaskakujące są taktyki organizatorów. Niektórzy przyspieszają publikację agendy, jakby chcieli przemilczeć temat wynagrodzenia – przyznaje ekspert.
Dla idei, dla nauki, "dla funu". Prelegent nie zawsze żąda gaży
Oczywiście, konferencja konferencji nierówna. Co za tym idzie – prelegenci różnie podchodzą do płacenia za występy. Czasem robią to zupełnie za darmo.
Zdarza mi się zgadzać na darmowe wystąpienia, ale to są coraz rzadsze przypadki i muszą być bardzo specyficzne. Na przykład wystąpienia "dla idei" – coś dla studentów, dla dzieciaków z trudnych rodzin, z domów dziecka, wydarzenia charytatywne. Podobnie z meetupami – typu czwartki social media czy Crash Mondays. Organizatorzy robią to dla idei, nie mają z tego wynagrodzenia, a wkładają mnóstwo pracy. Więc jeśli mogę, to uczestniczę – bo wiem, że to społeczność pasjonatów, często osób, których nie stać na duże eventy.
Kuba Biel przyznaje, że zgadzał się na darmową aktywność konferencyjną w czasach, gdy nie miał zbudowanego zawodowego portfolio ani zasięgów w social mediach.
– Na początku drogi to faktycznie robi różnicę – dla każdego follow czy leada opłacało się jechać do Olsztyna, Szczecina czy Rzeszowa. Teraz robię to bardzo rzadko. Raz do roku zdarzy mi się wystąpić dla fundacji czy fajnego kierunku na studiach, ale w 2026 jeszcze nie miałem takiej sytuacji – mówi nam ekspert kreatywnego marketingu.
Co ja z tego mam? "Zdobywam leady na cały rok"
Występy na konferencjach to jednak konkretna korzyść dla prelegentów. Najważniejsza – to oczywiście wymiar finansowy, liczony nie tylko kwotą gaży.
Konferencje dają występującym prelegentom ogromną ekspozycję. Nie jesteś promowana tylko u siebie, ale też w kanałach organizatora. Jeśli prezentacja jest dobra, to generuje klientów i leady. U mnie często jest tak, że kilka konferencji w roku załatwia mi cały rok sprzedażowo. Nie prowadzę aktywnych działań sprzedażowych – klienci przychodzą sami, bo mnie widzieli i słyszeli. To dla mnie główna motywacja – mieć przestrzeń, gdzie mój głos jest bardziej słyszalny
– Po każdej dużej konferencji mam zapytania o współpracę – przyznaje Jakub Biel, ekspert od kreatywnego marketingu.
– Podejrzewam, że online ta skuteczność byłaby mniejsza, bo nie ma emocji, kontaktu na żywo i szybkiej wymiany doświadczeń. Poza tym największe wydarzenia to zawsze jakiś dowód na to, że istnieję naprawdę. Dobra prezentacja to też kilkadziesiąt minut, kiedy potencjalni klienci słuchają moich przemyśleń, widzą moje pomysły i opinie – tego nie da się zrobić w żadnej rolce czy poście na LinkedInie – twierdzi ekspert.
Kamil Bolek: – Możliwość mówienia do decydentów czy branży to duża wartość. W końcu mam uwagę kilkuset osób przez dobre kilkanaście minut – oczywiście, jeśli prezentacja jest dobrze zrobiona. To trochę jak publikacja w mediach – buduje rozpoznawalność i eksperckość. A poza tym – po prostu lubię dzielić się wiedzą. Chyba najbardziej motywują mnie różne, delikatnie mówiąc, "kocopołki", które zdarza mi się słyszeć lub czytać… zależy mi, żeby się z nimi rozprawiać.
"Kreatywność" organizatorów nie ma granic
Eksperci nieraz stawiani są przez zapraszających na konferencje w obliczu trudnych, czasem wręcz komicznych sytuacji.
Dagmara Pakulska: – Kiedyś zostałam zakontraktowana na konferencję jako konferansjerka i prawie do samego końca nie wiedziałam, że będę prowadzić wydarzenie... w duecie. Dowiedziałam się o tym na sam koniec, a to był mój pierwszy duet w życiu – więc zero presji i zero stresu. Model pracy okazał się zupełnie inny, niż zakładałam. Całe szczęście, poradziłam sobie.
Kuba Biel dzieli się anegdotą: – Raz organizator napisał, że cena za wystąpienie to 5000 zł i gdy zaczęliśmy negocjować w górę, to okazało się, że ja miałem na myśli moje wynagrodzenie, a oni swoje. Zazwyczaj argumentem jest dotarcie do ich grupy docelowej i możliwość autopromocji. Nigdy nie przyjąłem takiej propozycji, ale wyobrażam sobie, że agenda przypomina bazar, gdzie każdy chce coś sprzedać.
Dążąc do "win-win-win"
Według Dagmary Pakulskiej nie wszyscy na rynku działają tak samo. Bardzo dobre rynkowe praktyki wdrażają organizatorzy "I Love Marketing", gdzie zasady uczestnictwa są jasne od początku. – Ale to są pojedyncze przypadki – zastrzega ekspertka.
Nasi rozmówcy zgadzają się, że w optymalnym scenariuszu powinno się co do zasady płacić za prelekcje występującym na scenie.
Jeśli chcemy model win-win-win – dla organizatora, prelegenta i uczestników – to prelegent powinien być wynagradzany. Organizatorzy często oczekują premierowych prezentacji, przygotowanych specjalnie na event. To oznacza tygodnie pracy i lata doświadczeń stojących za tym wystąpieniem. Dlatego wynagrodzenie powinno przynajmniej pokrywać koszty i dzień pracy, a w przypadku zawodowych speakerów – oczywiście więcej
– Rynek komercyjnych wydarzeń i wystąpień publicznych stale się rozwija, jednak wciąż istnieje przestrzeń do wzmacniania standardów jakościowych. W TEDxWarsaw jakość organizacji całego wydarzenia i wystąpień mówców to kluczowe wyzwania, wynikające bezpośrednio z misji, która nas łączy. Chcemy pokazać światu wystąpienia, które mają realną wartość i potencjał oddziaływania na odbiorców, aby zmieniać nasz świat na lepsze – ocenia dla Wirtualnemedia.pl Ewa Turek, kuratorka TEDxWarsaw. To konferencja, w której mówcy zgłaszają wystąpienia w duchu "ideas worth spreading".
I dodaje: – Prelegenci zyskują przestrzeń do wybrzmienia swoich idei, my jako organizatorzy budujemy wartościowe wydarzenie, a odbiorcy otrzymują inspirujące treści zmieniające perspektywę. Każdy TEDx (czyli lokalne wydarzenie) odbywa się na przyznanej licencji TED. Jesteśmy organizatorami i działamy według ściśle określonych wytycznych.
Ewelina Janik, event project manager sprawny.marketing, pytana o gaże dla prelegentów, nie ma wątpliwości.
- Dla nas organizatorów konferencji I Love Marketing & Technology pytanie, czy płacić prelegentom, właściwie nie jest pytaniem. Jeśli ktoś wnosi wartość, przygotowuje premierowe wystąpienie i współtworzy z nami wydarzenie, to powinien być za to wynagradzany - mówi portalowi Wirtualnemedia.pl.
Dalej ekspertka tłumaczy: - Wychodzimy z założenia, że czas poświęcony na przygotowanie wartościowej prezentacji i wystąpienia to realna praca. To nie jest przecież tylko "wyjście na scenę na kilka minut". To wiele dni i godzin, jakie trzeba poświęcić zanim stanie się na scenie w blasku świateł przed publicznością.
Konferencje agencji sprawny.marketing mają wyróżniającą na rynku zasadę - prelegenci na głównej scenie rywalizują jakością wystąpień, a wysokość honorarium zależy od ich wyniku uzyskanego w głosowaniu publiczności.
- Im wyższa ocena uczestników i lepsze miejsce w rankingu, tym wyższe wynagrodzenie. Ten model dobrze oddaje ducha konferencji #ILOVEMKT - promuje jakość, motywuje do przygotowywania naprawdę mocnych wystąpień i wzmacnia rolę publiczności, której decyzje realnie wpływają nie tylko na wyniki, ale też częściowo na skład agendy kolejnej edycji, bo siedmiu najlepszych prelegentów awansuje dalej. Wyjątkiem są ścieżki PRO, gdzie obowiązuje stała, ustalona z góry stawka - wyjaśnia Ewelina Janik.
- Patrząc szerzej na rynek konferencyjny, widzę potrzebę większego uznania dla pracy twórczej prelegentów. Bo jeżeli jesteśmy na evencie biletowanym, gdzie płacimy za wstęp, to naturalną konsekwencją jest również uczciwe wynagradzanie pracy występujących na nim prelegentów - podsumowuje organizatorka konferencji firmy sprawny.marketing.
