Jak wynika z badania Amadeus Polska, 11% średniej wielkości polskich firm wydaje na same podróże służbowe ponad 1 mln zł rocznie. W wielu firmach o procesie zarządzania wydatkami służbowymi zwyczajnie zapomniano. Wynika to z faktu, że tym obszarem zajmuje się wiele osób jednocześnie. Często korzystają one z rożnych narzędzi raportowania, od arkuszy kalkulacyjnych po dedykowane systemy informatyczne. Każda z osób jest odpowiedzialna za część procesu, a dane, które kolekcjonuje, nie są gromadzone w jednym miejscu. Taki tryb pracy powoduje chaos, a często też brak odpowiedniej kontroli.
Użytkownicy firmowych pieniędzy
Każdy pracownik może być potencjalnym użytkownikiem firmowych pieniędzy. Nie jest to uzależnione od roli, jaką pełni w firmie, ale od jego obowiązków. W konsekwencji organizacje korzystają z wielu sposobów na przekazanie pieniędzy pracownikom. Kadra zarządzająca najczęściej posługuje się rożnego rodzaju kartami bankowymi, np. kredytowymi, debetowymi. Z kolei pracownicy niższych szczebli korzystają z zaliczek – gotówkowych lub środków przelewanych na ich prywatne konta na poczet wydatków. Powszechnie wiadomo, że pracownicy są zobowiązani do angażowania własnych środków, aby zrealizować cel służbowy. To z kolei nie wpływa korzystnie na pracowników ani nie sprzyja prawidłowemu zarządzaniu procesem. Często pieniądze firmowe są przetrzymywane przez pracowników, zaliczki są rozliczane przez nich z opóźnieniem, a także zauważa się nadużycia w tym zakresie.
Przygotowanie do optymalizacji
Jak zoptymalizować proces, który jest tak rozproszony? To zadanie najczęściej powierza się dyrektorom finansowym, którzy stają się liderami zmian w firmach. Pierwszym krokiem optymalizacji jest zgromadzenie danych dotyczących wydatków w jednym miejscu. Ten etap pozwala poznać skalę zjawiska i oszacować, o co toczy się gra. Kolejny element to zbadanie wszystkich narzędzi, które służą firmie do przekazywania środków na wydatki służbowe oraz zebranie informacji o tym, kto i w jaki sposób korzysta ze służbowych pieniędzy. Ostatnim etapem jest sprawdzenie sposobów wnioskowania i rozliczania pracowników. Z badań przeprowadzonych przez AC Nielsen na zlecenie Edenred wynika, że w Polsce prawie 80% firm stosuje zaliczki gotówkowe lub pracownicy angażują własne środki.
Po wykonaniu analizy przychodzi czas na szukanie rozwiązania. Dyrektorzy finansowi oczekują narzędzia, które będzie dostępne dla wszystkich zaangażowanych osób i które zapewni bezpieczeństwo, kontrolę i oczywiście namacalne oszczędności.
Dostępne rozwiązanie
Firma Edenred wprowadziła na polski rynek kompleksowe narzędzie – Spendeo by Edenred®, działające na zasadzie przedpłaconej karty płatniczej, wspieranej przez platformę internetową. Ze Spendeo® przedsiębiorcy redukują koszty i czas poświęcany na obsługę procesu, a także minimalizują obieg dokumentów przekazywanych między pracownikami. Spójna i przejrzysta informacja oraz bieżąca kontrola wydatków pozwalają zaoszczędzić konkretne kwoty. Kartę Spendeo® można przekazać każdemu pracownikowi, co jest korzyścią dla menedżerów, którzy akceptują i rozliczają wydatki. Mogą oni na bieżąco kontrolować limity wydatków, a transakcje dokonane kartą są automatycznie zapisywane na platformie. Pracownicy kontrolują wydatki służbowe, a także rozliczają i przesyłają dokumenty z dowolnego miejsca, w dowolnym czasie. Dodatkowo za pomocą bezpłatnej aplikacji mobilnej pracownik może sprawdzić saldo karty, historię transakcji, wysłać wniosek o doładowanie karty lub zeskanować rachunki, co jest bardzo wygodne w podroży służbowej. Z kolei karta przedpłacona zastępuje uciążliwe zaliczki i minimalizuje ryzyko związane z obrotem gotówkowym.
Reasumując, zarządzanie wydatkami służbowymi może być proste w obsłudze dla każdej ze stron. Jeśli firma zdecyduje się na nowoczesne i sprawdzone narzędzie, może mieć pewność, że wszystkie informacje o wydatkach znajdą się w jednym miejscu i bez problemu wdroży przejrzyste zasady korzystania ze służbowych pieniędzy.
Dowiedz się więcej: spendeo.edenred.pl
