Faktura zaliczkowa – jak się ją rozlicza

Jeśli dokonywane na firmę zakupy są rzeczywiście wykorzystywane w działalności gospodarczej, przedsiębiorcy podlegającemu pod podatek od towarów i usług przysługuje prawo do odliczania VAT-u. Odliczeniu podlega wartość VAT-u naliczonego wynikającego z faktury zakupowej, a odliczany jest on od wartości VAT-u należnego, jaki generują faktury sprzedażowe.

Moment odliczenia VAT-u

Kiedy można odliczyć podatek od towarów i usług od danej transakcji? Wtedy, kiedy sprzedawca ma obowiązek wykazać od niej VAT należny. Termin odliczenia jest zatem ściśle związany z momentem powstania obowiązku podatkowego.

Przywołując przepisy podatkowe, prawo do odliczenia powstaje generalnie w rozliczeniu za okres, w którym do nabytych czy importowanych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. A ten powstaje zasadniczo z chwilą dokonania dostawy towarów lub wyświadczenia usługi.

Jednocześnie odliczyć VAT można nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym otrzymaliśmy fakturę lub dokument celny (art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT). Z kolei gdy przedsiębiorca nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w powyższym terminie, to może to zrobić w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (art. 86 ust. 11 ww. ustawy).

Zaliczka, a odliczenie

Zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT, kiedy przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty. Reasumując, nabywca może odliczyć kwotę VAT-u naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym faktycznie wpłacił zaliczkę na poczet przyszłych zakupów.

W koszty dopiero po fakcie

Przedsiębiorca nie ma natomiast możliwości zaliczenia ceny zakupów uregulowanej przed datą zakupów do kosztów uzyskania przychodów. Bez znaczenia pozostaje fakt, że będzie dysponował fakturą zaliczkową. Do kosztów firmowych obniżających zobowiązanie podatnika wobec urzędu skarbowego z tytułu podatku dochodowego można zaliczyć jedynie definitywne koszty. Sprzedawca może potencjalnie zwrócić zaliczkę, stąd nie można uznać, że wypełnia ona definicje kosztu firmowego, czyli poniesionego w celu uzyskania przychodów lub zabezpieczenia lub zachowania źródeł przychodów (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT). 

Katarzyna Miazek, Tax Care