Etap pandemii mamy już niemal za sobą. Rząd w ostatnich tygodniach znosił kolejne obostrzenia, na czele z obowiązkiem zakładania maseczek w przestrzeniach zamkniętych czy komunikacji miejskiej. W połowie maja najprawdopodobniej ma zostać zniesiony stan epidemii. To wpływa na powrót do stacjonarnych spotkań, targów, konferencje, gal czy kongresów.
W dobie pandemii koronawirusa konferencje prasowe niemal całkowicie przeniosły się do sfery online. Czy klienci w obecnej sytuacji wrócą do organizowana ich stacjonarnie?
Konferencje prasowe na żywo - jak przed pandemią
Jak wynika z rozmów portalu Wirtualnemediapl z przedstawicielami i przedstawicielkami agencji public relations, firmy chętni wracają do organizacji stacjonarnych konferencji prasowych.
- Od II kwartału 2022 widać większy ruch i zainteresowanie głównie dużymi eventami, tematycznymi konferencjami na żywo, w mniejszym stopniu konferencjami prasowymi. Jest to związane głównie z przesunięciem, z powodu pandemii, wielu wydarzeń na ten rok, ale także ze zniesieniem restrykcji covidowych. Odbicie rynku widać szczególnie podczas rezerwacji sal w hotelach czy innych obiektach, gdzie brakuje wolnych terminów. Z jednej strony obserwujemy więc, że rynek ten odbija, a z drugiej strony klienci stopniowo otwierają się na powrót do organizacji spotkań z mediami na żywo - opowiada Beata Cioczek, senior manager z agencji Clue PR. Specjalistka zaznacz jednak, że klienci wracają do organizacji spotkań z mediami, to zainteresowanie tego typu usługami jest zdecydowanie mniejsze niż przed pandemią.
Podobnie uważa Iwona Michalczyk, dyrektor zarządzająca Garden of Words. W rozmowie z Wirtualnemedia.pl wskazuje, że klienci, decydując się na organizację spotkań na żywo, decydują się np. na zaproszenie mniejszej liczby gości niż bywało to przed pandemią.
- Zauważamy, że eventy, które są organizowane w tej chwili, odbywają się na mniejszą skalę niż ponad 2 lata temu i nadal obejmują wiele nawyków wyrobionych w czasie pandemii, które pozwalają gościom czuć się na nich bezpiecznie, takich jak np. możliwość zachowania bezpiecznej odległości - mówi nam Iwona Michalczyk.
Z kolei z obserwacji Karoliny Borkowskiej - Bylickiej, wiceprezes agencji Public Dialog, wynika, że klienci równie chętnie jak przed pandemią chcą spotkań na żywo z dziennikarzami.
- Po zniesieniu restrykcji związanych z Covid-19 jest bardzo duże zainteresowanie naszych klientów do organizacji spotkań „na żywo” i stacjonarnych konferencji prasowych. Śmiało mogę powiedzieć, że ta chęć jest już na takim samym poziomie, jak przed pandemią. Sami z resztą gorąco zachęcamy klientów właśnie do takiej formy spotkań. Budowanie relacji z odbiorcami „ekran w ekran” jest dla człowieka po prostu nienaturalne. Co nie oznacza, że spotkania online nie spełniają swojej roli przekazania informacji - mówi portalowi Wirtualnemedia.pl Karolina Borkowska - Bylicka.
Zdaniem naszej rozmówczyni, organizatorzy konferencji prasowych utrzymają wprowadzone w pandemii opcje wzięcia udziału w wydarzeniach online.
- To ciekawy trend, który z pewnością uatrakcyjnił także ofertę branży kongresowej oraz dał możliwość dostępu do wiedzy większej liczbie odbiorców - uważa Karolina Borkowska – Bylicka, wiceprezes Public Dialog.
Media zmęczone "onlajnem"?
Czy konferencja prasowe w formule stacjonarnej wrócą już na stałe do portfolio usług zamawianych w agencjach PR? Zdaniem Pawła Tamioły z Havas PR Warsaw, wiele zależeć będzie od sytuacji pandemicznej na jesieni. Wydaje się jednak, że na razie wiele osób w branży - zarówno po stronie klienta, agencji i samych mediów - zwyczajnie potrzebuje spotkań z innymi ludźmi "w realu".
- Jeżeli jednak nie będą na nas czekać kolejne fale zachorowań i lockdownów, wydaje się, że klienci postawią na możliwość spotkań bezpośrednich, a przynajmniej na ich hybrydową formę. Może nie przy każdej możliwej okazji, jak to bywało przed pandemią, ale te ważniejsze eventy z ich kalendarza będą odbywać się w naszej opinii stacjonarnie. Media i influencerzy są już po prostu zmęczeni formułą spotkań online i siedzeniem w domu, więc okazja do spotkania się face to face jest dla nich bardziej interesująca - ocenia Paweł Tamioła.
- Największą wartością dodaną do spotkań w formie stacjonarnej jest budowanie relacji – bardzo trudno je wypracowywać zdalnie - uważa Iwona Michalczyk.
Beata Cioczek z Clue PR dodaje: Tradycyjne konferencje nadal więc będą się odbywać ze względu na interakcje, rozmowy przy kawie i możliwość nawiązania kontaktów. Tego doświadczenia technologia nigdy w pełni nie zastąpi.
Magdalena Skarżyńska, VP monday comms, wskazuje, że po pandemii w branży nie ma już miejsca na "spotkania prasowe, których wartość była dyskusyjna".
- Prawdopodobnie nigdy nie wrócimy do liczby konferencji stacjonarnych sprzed pandemii (kiedy planując datę trzeba było robić research planowanych eventów i szukać wolnych okienek). Nie zmienia to jednak faktu, że wszystkim nam brakuje spotkań w realu – konferencji, premier produktowych, wyjazdów studyjnych czy spotkań świątecznych - mówi nam Skarżyńska.
Ekspertka cytuje też badania InsightOut Lab, wedle których ponad 77 proc. dziennikarzy tęskni za stacjonarnymi spotkaniami, a 59 proc. woli uczestniczyć w tradycyjnych konferencjach.
- Klienci będą więc powoli wracać do tej formuły, ale z pewnością nie będzie to lawinowy wzrost - raczej kilkanaście procent. Oczywiście pod warunkiem, że nie pojawią się kolejne nieprzewidziane okoliczności - komentuje Magdalena Skarżyńska.
Inflacja podbija koszty organizacji konferencji prasowych
Wszyscy nasi rozmówcy wskazują, że po pandemii mocno wzrosły koszty organizacji spotkań, nie tylko z dziennikarzami, ale i pozostałych eventów stacjonarnych - gal, kongresów, targów czy konferencji branżowych.
- Porównując koszty eventów sprzed pandemii obserwujemy duże wzrosty, średnio o ok. 40 proc. Największą część stanowią tu koszty logistyki, wynajmu przestrzeni eventowej, hoteli, cateringu. Wzrost cen będzie miał wpływ na ograniczoną liczbę konferencji i eventów. I tu, obserwując sytuację gospodarczą, trudno być optymistą - analizuje Magdalena Skarżyńska, VP monday comms.
Karolina Borkowska – Bylicka rosnące koszty wiąże z inflacją, a co za tym idzie, cenami towarów, usług i wynagrodzeń. - Obecnie obserwujemy generalny wzrost cen, a co za tym idzie także organizacji spotkań – i myślę tu nie tylko o wynajmie powierzchni, cateringu, ale także usługi jako takiej. W naszej agencji jest to wzrost na poziomie 12-15 proc. - wskazuje ekspertka Public Dialog.
Paweł Tamioła, senior consultant w Havas PR Warsaw, w komentarzu dla Wirtualnemedia.pl zwraca uwagę, że oprócz inflacji koszty konferencja podnosi także hybrydowa formuła spotkań.
- Jeśli klient dopuszcza możliwość spotkania hybrydowego, to trzeba zapewnić streaming, moderację czatu, itp. co już samo w sobie wpływa na koszty. Nie bez znaczenia jest też galopująca inflacja – jej koszty ponosimy wszyscy, dlatego więcej zapłacimy za miejsca wynajmujące przestrzeń na konferencje, catering, agencje eventowe, czy operatorów streamingu. Trudno w obecnej sytuacji spodziewać się obniżenia kosztów. Spotkania całkowicie zdalne są oczywiście tańsze w realizacji, ale również drożeją – klienci nawet na spotkaniu zdalnym cenią sobie profesjonalne podejście więc takie spotkania streamujemy zazwyczaj ze studia, z odpowiednią oprawą graficzną i pewnością dobrej obsługi technicznej - opisuje ekspert z Havas PR Warsaw.
