Z imiennej informacji PIT-11 etatowiec czy zleceniobiorca dowiaduje się, ile zarobił w zeszłym roku i w jakiej wysokości odprowadził do urzędu skarbowego zaliczki na podatek dochodowy. Potrzebna jest ona do wypełnienia rocznego zeznania podatkowego, stąd wypełniający ją pracodawcy (zleceniodawcy) muszą ją przesłać odpowiednio wcześniej – co do zasady do końca lutego, w tym roku zaś termin mija 2 marca.
Coraz częściej PIT-11 przychodzi mailem, zwłaszcza od firm zatrudniających setki osób, które dzięki możliwości załatwienia tego obowiązku poprzez wysłania nawet dużej liczby maili oszczędzają mnóstwo czasu i pieniędzy w porównaniu do sytuacji, kiedy musiałyby takie informacje sporządzać na papierze i wysyłać pocztą.
Mailem, czyli jak?
Ustawa o PIT mówi jedynie o terminie przesyłania i jednakowym, ściśle określonym wzorze informacji PIT-11. Nie reguluje natomiast zasad przekazywania informacji podatnikom. Dopuszcza się zatem zarówno doręczanie ich pocztą, jak i wysyłkę elektroniczną.
W przypadku wysyłania PIT-11 mailem, ważne, aby sporządzający PIT-11 posiadał potwierdzenie odbioru, np. potwierdzenie transmisji danych czy wygenerowany raport o dostarczeniu wiadomości. To pracodawca bowiem musi w razie potrzeby udowodnić, że doręczył podatnikowi deklarację. Trzeba też trzymać się ściśle określonego wzoru pisma oraz pamiętać o złożeniu podpisu elektronicznego. Tylko po spełnieniu tych warunków PIT-11 można przekazać internetowo.
Również za pomocą firmowej platformy
W interpretacji indywidualnej z dnia 11.02.2015 r. (sygnatura IBPBII/1/415-951/14/MK) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach potwierdził również możliwość przesyłania PIT-ów za pomocą pracownikom zabezpieczonej platformy internetowej. Wniosek w tej sprawie złożyła firma, która zatrudnia około 8 000 osób na terenie całego kraju. Zamierzała ona użyć do wysyłki formularzy za rok 2014 platformy, za pomocą której obecnie dokonuje m.in. potwierdzenia realizacji umów.
Fiskus nie znalazł błędu w takiej formie przesyłki PIT-11, ponieważ przedsiębiorca zachował wzór deklaracji i wprowadził zabezpieczenia, dzięki którym informacja trafi wyłącznie do właściwego adresata, który będzie miał możliwość jej odczytania. Poza tym uniemożliwiona została edycja i modyfikacja przesłanych podatnikom deklaracji, zaś pracodawca potwierdził prawidłowość przesłanych danych dzięki złożeniu na informacji elektronicznego podpisu kwalifikowanego.
Katarzyna Miazek, Tax CareKatarzyna Więsik, księgowa Tax Care
