Grupa Lotos zaprasza agencje do udziału w prekwalifikacji, tzn. w pierwszym etapie postępowania zakupowego dot. wyboru kontrahenta na obsługę w zakresie public relations świadczoną przez agencję komunikacyjną, posiadającą znaczące doświadczenie na rynku krajowym i rynkach międzynarodowych.
Przetarg będzie prowadzony w dwóch etapach. Pierwszy etap to prekwalifikacja, w ramach którego na podstawie oceny przesłanych informacji, do drugiego etapu zostanie zakwalifikowanych max. 5 agencji. Te otrzymają zapytanie ofertowe, w którym m.in. wymagane będzie wykonanie zadania oraz złożenie oferty handlowej.
Lotos chce ofert i rozwiązania zadania
Już na etapie składania wstępnych ofert agencje mają wykonać konkretne zadanie. Jest ono związane z tym, że Lotos rozpoczyna wielką inwestycję HBO- Hydrokrakingowego Bloku Olejowego. Agencje mają za zadanie przedstawić plan komunikacji zewnętrznej (w tym społecznościowej) i wewnętrznej projektu. Powinny wziąć pod uwagę ewentualne protesty społeczności lokalnej - miejscowości sąsiadujących z Lotosem przeciwko budowie instalacji. Powodem protestów jest potencjalny hałas, odory i magazynowanie większych ilości węglowodorów co może stanowić zagrożenie dla środowiska i życia okolicznych mieszkańców.
Oprócz zadania, agencje mają też zaprezentować swoje portfolio oraz przedstawić skład zespołu dedykowanego do projektu Lotosu.
O wyborze agencji w I etapie zdecydują: wykonane zadanie, doświadczenie agencji i referencje oraz skład i doświadczenie członków zespołu.
Spółka wyjaśnia, że obsługa Lotosu w zakresie public relations będzie polegać przede wszystkim na wsparciu przez agencję oraz stały kontakt z osobami odpowiedzialnymi w Lotosie za szeroko rozumianą komunikację.
Szeroki zakres obowiązków
W ramach zawartej umowy z Lotosem, wybrana przez spółkę agencja zajmie się m.in. budowaniem i podtrzymywaniem relacji z mediami, aktualizacją baz mediów, pomocą w aktualizacji treści stron korporacyjnych, merytorycznym wsparciem spółki w przygotowywaniu informacji prasowych. Będzie również odpowiadać za dystrybucję materiałów kształtujących wizerunek spółki w mediach i opinii publicznej, za opracowanie, przygotowanie i dystrybucję innych materiałów przeznaczonych dla prasy takich jak analizy, raporty, opracowania.
Do jej obowiązków należeć będzie też opracowanie koncepcji i pomoc w przygotowaniu merytorycznym artykułów sponsorowanych, akcji edukacyjnych i publikacji okazjonalnych uzupełniających działania marketingowe i public relations, inicjowanie i wsparcie w organizacji konferencji/briefingów prasowych, press tourów oraz innych wydarzeń umożliwiających bezpośredni kontakt z przedstawicielami mediów, bieżące doradztwo w zakresie komunikacji zewnętrznej, merytoryczne wsparcie przy opracowywaniu strategii komunikacji Lotosu. Będzie również rekomendować udział w eventach i konkursach, monitorować obecność przedstawicieli spółki na wydarzeniach (konferencje, gale itp.) organizowanych przez agencję lub podmioty powiązane i współpracujące. Zajmie się także wsparciem w komunikacji kryzysowej, w tym doradztwem w zakresie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej w czasie trwania kryzysu, wsparciem w PR produktowo-usługowym.
